채용 전 마지막 관문, 레퍼런스 체크! 법적 문제는 없을까?

폭발적으로 성장하고, 튼튼하게 오래가는 회사를 만들기 위해 가장 중요한 한 가지를 꼽으라면 아마 ‘사람’일 것입니다. 그렇기에 미션과 비전에 잘 맞는 사람이 얼마나 많이 모여있느냐가 회사 성장에 정말 중요한 영향을 미칠 텐데요.

레퍼런스 체크는 지원자의 성향과 경험을 가늠해볼 수 있는 신뢰도 높은 방법의 하나로 인사담당자가 안전한 채용을 하기 위해 자주 선택합니다. 그런데, 레퍼런스 체크! 하면서도 뭔가 찝찝하고, 법적 문제는 없을지 고민한 적 없으신가요? 오늘 레퍼런스 체크에 대한 그 막연한 불안감을 해결해드리겠습니다. 🙌

레퍼런스 체크 방법

레퍼런스를 체크하는 방법은 다양합니다. 크게는 지원자의 동의를 받고 진행하는 동의 레퍼런스 체크와 동의를 받지 않고 알아보는 비동의 레퍼런스 체크로 종류를 나눠볼 수 있습니다.

레퍼런스 체크 예시

예를 들어, 입사 지원서 항목에 레퍼런스 체크가 진행됨을 알리고, 레퍼런스 체크를 해줄 수 있는 사람의 개인 정보를 기재토록 해놓는 것은 동의 레퍼런스 체크에 해당하겠죠. 이 경우 회사는 직접 혹은 헤드헌팅 회사를 거쳐 지원자가 기재한 사람과의 면담, 전화, 서면 인터뷰 등을 통해 평판을 조회합니다.

또 비동의 레퍼런스 체크의 경우 입사 지원서에 적혀 있는 개인정보를 토대로 지원자의 SNS를 찾아본다거나, 지원자와 같은 회사에 근무한 지인에게 개인적으로 물어보는 것 등이 해당될 수 있습니다.

각각의 장단점은 명확합니다. 동의 레퍼런스 체크의 경우 법적으로는 가장 안전하지만 어떤 사람한테 언제 레퍼런스 체크가 갈지 예측할 수 있습니다. 또, 공식적으로 진행되는 절차인 만큼 대부분 우호적인 의견을 위주로 제시해 솔직한 답변을 듣기가 어렵습니다.

반면, 비동의 레퍼런스 체크는 비공식 채널로 진행하는 만큼 솔직한 의견을 끌어낼 수는 있으나 다양한 법적 문제가 발생할 수 있어 위험합니다.

레퍼런스 체크로부터 발생하는 법적 문제

1. 개인정보 보호법 위반

• “혹시 너네 회사 재무팀에 근무하는 OOO 씨 이번 3/4분기 평가 어떻게 받았는지 알 수 있을까?”

지원자의 현재 또는 과거 직장 동료에게 지원자에 대한 단순 평판을 묻는 것은 개인정보의 제3자 제공에 해당한다고 보기 어려습니다. 하지만 위의 예시처럼 그 회사의 개인정보가 담긴 파일을 요구했을 때 그것을 제공하며 의견을 전달한 경우에는 개인정보처리자로서 개인정보 보호법이 적용될 수 있습니다. 따라서 지원자의 동의 없이는 개인 정보 파일을 요구해서도, 제공해서도 안 됩니다.

2. 비밀준수 의무 위반

• “매니저님 회사에 ☆☆☆ 씨 이번에 우리 회사 지원했더라고요.“

지원자가 아직 재직 중임에도 불구하고 그 회사에 다니는 지인에게 전화 및 문자 등으로 지원 사실을 알리고 실제 근무 사실과 평판을 확인하는 경우도 많은데요. 이러한 레퍼런스 체크는 지원자의 지원 상황을 회사 내∙외부로 알려 지원자를 굉장히 난처한 상황에 빠트리기에 절대 해서는 안 됩니다.

지원자의 채용 지원 사실을 외부에 알리는 것은 개인정보보호의 문제라기보다는, 채용 과정에서의 묵시적 합의 또는 신의성실의 원칙에 따른 비밀준수 의무 위반의 문제라고 볼 수 있습니다. 지원자의 사전 동의 없이 지원 사실을 알리며 레퍼런스 체크를 하는 경우 비밀준수 의무 위반에 따른 손해배상 등이 문제 될 수 있습니다.

3. 업무방해죄, 명예훼손죄

• “(그 사람은 나랑 사이가 안 좋았으니까) △△△ 씨의 실수로 우리 회사는 1억 원 손해를 봤습니다. 고로 일을 정말 못 하는 사람이니 가면 민폐 덩어리가 될 듯합니다.”

한편, 레퍼런스를 제공하는 사람이 사실과 다르게 이야기해 회사의 올바른 의사결정을 방해할 경우 형사상 위계에 의한 업무방해죄가 성립될 수 있습니다.

그뿐만 아니라 사실과 다른 이야기를 해 지원자의 명예를 훼손하는 경우 형사상 명예훼손죄도 성립될 수 있는데요. 다만, 레퍼런스 제공자가 언급한 것이 주관적인 의견에 불과한 경우는 이를 형사상 처벌 대상으로 보기 어렵기 때문에 객관적 사실인지, 주관적 의견인지를 잘 따져보는 것이 중요합니다.

합법적인 레퍼런스 체크

이렇듯 다양한 법적 문제가 발생할 수 있기에 회사가 레퍼런스 체크에 대한 법적 분쟁을 피하려면 레퍼런스 체크 전 지원자에게 반드시 서면 동의를 받아두는 것이 가장 안전합니다.

법을 지키면서도 회사에 딱 맞는 인재를 뽑는다는 것은 정말 어려운 일이죠. 하지만 채용은 회사와 구성원 모두의 성장과 행복을 위해 꼭 필요하고, 중요한 일이기에 우리는 포기하지 않고 끊임없이 더 좋은 방법을 모색해나가야 할 것입니다.

_글. 고아연 변호사(법무법인 선담)

► 신뢰도를 높이기 위해 채용에도 데이터를 적용한 회사가 있다?!

우리 회사의 HR 문제, flex partners와 함께 해결해보세요

flex Partners는 HR 전문가 그룹과 함께 비즈니스와 팀의 건강한 성장을 위해 채용, 평가/보상, 조직문화, 노무 등 전반적인 인사 업무를 진단-설계-적용-변화관리-수시자문 으로 전방위 지원하는 서비스입니다.

IT/스타트업 경험은 물론 공인노무사, 대기업, 글로벌 컨설팅펌, 공공기관, 창업 경험이 있는 다양한 HR 전문가로 구성되어있어, 우리 회사에서 겪을 수 있는 다양한 케이스에 대한 대응은 물론, 시행착오를 줄이며 폭발적이면서도 안정적인 조직을 만들어가실 수 있습니다.

회사의 성장 과정에서 겪는 어려운 HR 문제가 있다면 지금 무료 진단 미팅을 신청해보세요.