채용 전 마지막 관문, 레퍼런스 체크! 법적 문제는 없을까?

폭발적으로 성장하고, 튼튼하게 오래가는 회사를 만들기 위해 가장 중요한 한 가지를 꼽으라면 아마 '사람'일 것입니다. 그렇기에 미션과 비전에 잘 맞는 사람이 얼마나 많이 모여있느냐가 회사 성장에 정말 중요한 영향을 미칠 텐데요.

레퍼런스 체크는 지원자의 성향과 경험을 가늠해볼 수 있는 신뢰도 높은 방법의 하나로 인사담당자가 안전한 채용을 하기 위해 자주 선택합니다. 그런데, 레퍼런스 체크! 하면서도 뭔가 찝찝하고, 법적 문제는 없을지 고민한 적 없으신가요? 오늘 레퍼런스 체크에 대한 그 막연한 불안감을 해결해드리겠습니다. 🙌

레퍼런스 체크 방법

레퍼런스를 체크하는 방법은 다양합니다. 크게는 지원자의 동의를 받고 진행하는 동의 레퍼런스 체크와 동의를 받지 않고 알아보는 비동의 레퍼런스 체크로 종류를 나눠볼 수 있습니다.

예를 들어, 입사 지원서 항목에 레퍼런스 체크가 진행됨을 알리고, 레퍼런스 체크를 해줄 수 있는 사람의 개인 정보를 기재토록 해놓는 것은 동의 레퍼런스 체크에 해당하겠죠. 이 경우 회사는 직접 혹은 헤드헌팅 회사를 거쳐 지원자가 기재한 사람과의 면담, 전화, 서면 인터뷰 등을 통해 평판을 조회합니다.

또 비동의 레퍼런스 체크의 경우 입사 지원서에 적혀 있는 개인정보를 토대로 지원자의 SNS를 찾아본다거나, 지원자와 같은 회사에 근무한 지인에게 개인적으로 물어보는 것 등이 해당될 수 있습니다.

각각의 장단점은 명확합니다. 동의 레퍼런스 체크의 경우 법적으로는 가장 안전하지만 어떤 사람한테 언제 레퍼런스 체크가 갈지 예측할 수 있습니다. 또, 공식적으로 진행되는 절차인 만큼 대부분 우호적인 의견을 위주로 제시해 솔직한 답변을 듣기가 어렵습니다.

반면, 비동의 레퍼런스 체크는 비공식 채널로 진행하는 만큼 솔직한 의견을 끌어낼 수는 있으나 다양한 법적 문제가 발생할 수 있어 위험합니다.

레퍼런스 체크로부터 발생하는 법적 문제

1. 개인정보 보호법 위반

• "혹시 너네 회사 재무팀에 근무하는 OOO 씨 이번 3/4분기 평가 어떻게 받았는지 알 수 있을까?"

지원자의 현재 또는 과거 직장 동료에게 지원자에 대한 단순 평판을 묻는 것은 개인정보의 제3자 제공에 해당한다고 보기 어려습니다. 하지만 위의 예시처럼 그 회사의 개인정보가 담긴 파일을 요구했을 때 그것을 제공하며 의견을 전달한 경우에는 개인정보처리자로서 개인정보 보호법이 적용될 수 있습니다. 따라서 지원자의 동의 없이는 개인 정보 파일을 요구해서도, 제공해서도 안 됩니다.

2. 비밀준수 의무 위반

• "매니저님 회사에 ☆☆☆ 씨 이번에 우리 회사 지원했더라고요."

지원자가 아직 재직 중임에도 불구하고 그 회사에 다니는 지인에게 전화 및 문자 등으로 지원 사실을 알리고 실제 근무 사실과 평판을 확인하는 경우도 많은데요. 이러한 레퍼런스 체크는 지원자의 지원 상황을 회사 내∙외부로 알려 지원자를 굉장히 난처한 상황에 빠트리기에 절대 해서는 안 됩니다.

지원자의 채용 지원 사실을 외부에 알리는 것은 개인정보보호의 문제라기보다는, 채용 과정에서의 묵시적 합의 또는 신의성실의 원칙에 따른 비밀준수 의무 위반의 문제라고 볼 수 있습니다. 지원자의 사전 동의 없이 지원 사실을 알리며 레퍼런스 체크를 하는 경우 비밀준수 의무 위반에 따른 손해배상 등이 문제 될 수 있습니다.

3. 업무방해죄, 명예훼손죄

• "(그 사람은 나랑 사이가 안 좋았으니까) △△△ 씨의 실수로 우리 회사는 1억 원 손해를 봤습니다. 고로 일을 정말 못 하는 사람이니 가면 민폐 덩어리가 될 듯합니다."

한편, 레퍼런스를 제공하는 사람이 사실과 다르게 이야기해 회사의 올바른 의사결정을 방해할 경우 형사상 위계에 의한 업무방해죄가 성립될 수 있습니다.

그뿐만 아니라 사실과 다른 이야기를 해 지원자의 명예를 훼손하는 경우 형사상 명예훼손죄도 성립될 수 있는데요. 다만, 레퍼런스 제공자가 언급한 것이 주관적인 의견에 불과한 경우는 이를 형사상 처벌 대상으로 보기 어렵기 때문에 객관적 사실인지, 주관적 의견인지를 잘 따져보는 것이 중요합니다.

_글. 고아연 변호사(법무법인 선담)

합법적인 레퍼런스 체크를 위해서는

녹취의 방법으로 동의를 받는 것도 가능하지만 회사가 안전하게 후보자의 레퍼런스를 확인하려면 서면 동의를 받아두는 것이 가장 깔끔합니다. 마찬가지로 서면 동의 과정에서 법적 문제가 발생하지 않으려면 '개인정보 보호'에 유의하는 것이 중요해요.

레퍼런스 체크 동의서 예시)

✅ 개인정보 수집 목적
채용 여부에 대한 의사결정에 필요한 레퍼런스 체크를 통해 후보자의 역량과 자질을 확인하기 위한 정보 수집이 목적임을 명시

✅ 개인정보 보유 기간
후보자의 채용 여부가 확정되면 개인정보는 즉시 파기됨을 명시

✅ 개인정보 수집 동의 및 거부권
지원 회사 또는 위임받은 외부 기관이 실시하는 레퍼런스 체크에 대한 동의 또는 거부할 권리가 있음을 명시

✅ 수집 대상
레퍼런스 체크를 진행하려는 추천인의 개인 정보 내용을 기입

✅ 조회 대상
후보자가 지정한 대상뿐만 아니라 지정하지 않은 대상에게도 레퍼런스 체크를 진행할 수 있음을 명시

✅ 정보의 진실성
후보자가 제공한 정보에 거짓이 없음을 확인하고, 만약 사실과 다른 내용이 확인되었을 경우 채용 여부에 영향이 있음을 명시

우리 회사에 딱 맞는 인재를 찾는 것은 정말 어려운 일이죠. 우리 회사가 원하는 잠재 후보자들이 우리 회사를 긍정적으로 인식하고 알아서 찾아오게 된다면 얼마나 좋을까요?

그러기 위해서 '채용 브랜딩'은 이제 선택이 아닌 필수. 채용 브랜딩을 위해서는 잠재 후보자가 우리 회사를 직간접적으로 만날 수 있는 회사의 웹사이트, 채용 공고, 채용 프로세스 운영 등 챙겨야 할 것이 한두 가지가 아닙니다.

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