TO. ‘서류 독촉 제로(0)’ 연말정산이 간절한 담당자에게

2021. 11. 11

안녕하세요! HR 플랫폼, flex예요.🤗

오늘도 고군분투하는 인사담당자 분들에게 도움이 되고자 펜을 들었어요. 벌써 4분기도 한 달이 지나고 있는데 요즘 가장 많이 듣는 고민 주제는 ‘연말정산’이에요. 특히 (1) 재무 업무를 겸하는 인사담당자, (2) 연말정산 시스템이 없는 회사, (3) 대행 업체 경험이 안 좋은 인사팀 에서는 걱정이 태산이더라고요. 그래서 연말정산 절차를 한 눈에 알아보실 수 있도록, 지난 시간에 정리해봤어요.

실무자를 위한 연말정산 진행 가이드
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위의 절차만 알아도 연말정산의 반은 먹고 들어가는 셈인데요… 이 중에서 제일 정신 바짝 차려야 하는 일이 ‘제출 서류 확인’! 소득/세액 공제 요건에 맞게 서류를 가져왔는지, 빠진 서류는 없는지 체크해서 정확하게 연말정산을 해야 하는데 이게 상당히 어려워요. 하지만 이번 연말정산은 flex가 도와 드릴게요. 공제 항목별로 어떤 서류가 필요한지, 간소화 서비스에서 제공하지 않는 서류 리스트까지 ‘연말정산 제출 서류’를 정리했으니까요.

🤷‍♀️ 잠깐! 간소화 서비스에서 제공하는 자료는 그대로 공제 받으면 되나요?

간소화 서비스에서 제공하는 자료는 학교, 병·의원, 카드 회사 등 영수증 발급 기관이 국세청에 제출한 자료를 그대로 보여주는 것이므로 공제 대상이 아닌 자료가 포함될 수 있어요. 따라서 구성원이 소득/세액공제 요건 충족 여부를 판단해 공제 대상이 아닌 경우 선택하지 않도록 사내 공지로 전달해주세요!

예) ｢안경 구매 내역｣에서 보여주는 자료를 선택해서 의료비 자료로 등록하는 경우
① 시력보정용 안경구입비 → 공제 대상 (선택○)
② 선글라스 구입비용 → 공제 대상 아님 (선택×)

직접 서류 제출이 필요한 항목

(1) 의료비

해당 기관에서 간소화 자료를 의무적으로 제출할 필요가 없는 의료비 항목이 있습니다. 대표적으로 시력보정용 안경 또는 콘택트렌즈 및 보청기, 장애인보장구, 의료기기 등이 있는데요. 이런 항목들은 간소화 서비스에서 아예 조회되지 않아요. 요 구입 비용으로 공제를 문의하는 구성원에게 꼭 서류를 받아야 합니다.

시력교정 안경이나 의료용 기기 구입 내역은 간소화 서비스에서 조회할 수 없다.

안경/콘택트 렌즈 구입비
- 어디서? → 안경점
- 제출 서류 → 구입 영수증(사용자 성명, 시력 교정용임을 안경사가 확인한 영수증)
보청기ㆍ장애인 보장구 구입비(보청기, 휠체어 등)
- 어디서? → 판매처
- 제출 서류 → 구입 영수증(사용자의 성명을 판매자가 확인한 영수증)
의료 기기 구입/임차비
- 어디서? → 의료기관 / 판매·임대처
- 제출 서류 → 처방전, 의료비 영수증(의료 기기명이 기재된 영수증)
산후 조리원비
- 어디서? → 해당 기관
- 제출 서류 → 지출 영수증

(2) 교육비

초중고 및 대학 등 학교 기관의 교육비는 간소화 서비스에 자동으로 포함됩니다. 직업능력개발 수강료, 보육 시설 및 유치원 교육비도 마찬가지로 간소화 서비스에서 조회할 수 있어요. 하지만 사설 학원비나 교복 구입 비용은 별도의 서류 제출이 필요합니다.

취학 전 아동 사설학원 교육비/체육시설 수강료
- 어디서? → 학원
- 제출 서류 → 교육비 납입 증명서
교복 구입비
- 어디서? → 판매처
- 제출 서류 → 교육비 납입 증명서
국외 교육비
- 어디서? → 외국 교육 기간
- 제출 서류 → 교육비 영수증, 유학 자격 입증 서류

(3) 월세

많은 분들이 집주인 동의 없이 월세액 공제 신청을 못 하는 걸로 알고 계신데요. 집주인이 세금을 줄이려고 임대 계약서에 ‘월세 세액 공제 금지’ 특약을 적는 경우가 있지만, 이는 불법이기 때문에 무효입니다. 아래의 서류만 준비하면 세액 공제를 받을 수 있어요! 구성원들에게 꼭 안내해주세요.🙂

제출 서류
- 주민등록등본
- 임대차계약서 사본
- 현금 영수증, 계좌 이체 영수증 및 무통장 입금증 등 주택 임대인에게 월세액을 지급하였음을 증명할 수 있는 서류

(4) 기부금

기부금의 종류는 크게 4가지가 있는데 간소화 서비스에서 조회할 수 있는 항목도 있고, 서류를 제출해야 하는 것도 있습니다. “이것도 기부금 항목에 들어가나요?”라고 애매한 항목을 물어보는 구성원을 위해 제외 항목도 함께 알려드릴게요.

정치자금 기부금
- 예시) 후원금 기부, 선거관리위원회에 정치자금 기탁, 정당의 당원으로 당비 납부
- 제출 서류: 기탁금 수탁증 또는 정치자금후원금 영수증, 당비 영수증, 정액/무정액 영수증
법정 기부금
- 예시) 국방헌금과 위문금품, 이재민 구호금, 불우이웃돕기 결연기관에 지출한 기부금
- 제출 서류: 기부금 영수증
우리사주조합 기부금
- 우리사주조합원이 아닌 근로자가 우리사주조합에 지출하는 기부금
- 제출 서류: 기부금 명세서 또는 기부금 영수증
지정 기부금
- 예시) 교회 등의 종교단체, 사회복지법인에 지불한 기부금
- 제출 서류: 기부금 영수증 외 소속(종파)증명서

🙅‍♀️아래 기부금 서류는 받지 마세요!

초등학교 급식비, 동창회비
노사협의회에 납부한 회비
노동조합 규약에서 정하는 조합비 외의 금액(특별회비, 투쟁회비 등)
임직원이 임의로 조직한 단체에 납부한 회비
정부의 인허가를 받지 않고 임의로 조직한 장학회 기부금
주무관청에 등록되지 않거나 해외에 있는 종교단체 기부금
특별재난지역 자원봉사용역 외의 지역에서 인적용역으로 기부한 경우
대학생에게 직접 지출하는 등록금

(5) 장애인

구성원 본인이나 기본 공제를 받는 배우자, 부양 가족이 장애인일 경우, 장애인 증명서를 제출해야 합니다. 장애가 1년 이상 지속될 경우, 장애인 증명서 등을 이미 제출했다면 장애 기간동안 다시 제출하지 않아도 되나 직장이 변경된 경우 제출해야 하고 전 직장에서 반환 받아 제출해도 됩니다.

+a. 신입 사원/중도 입사자는 이렇게 받아요

새로 입사했거나, 중도 입사자인 경우, 실제 근무한 월을 선택하여 재직한 기간 동안 지출한 금액 만큼 자료를 받아야 합니다. 2021년 7월에 입사를 했다면, 1월부터 6월까지의 간소화 자료를 제출할 필요는 없는 거죠. 담당자 분들이 헷갈려 하시는데 기억해주세요. 또한 중도 입사한 구성원이 당해 년도에 다른 회사에 근무했다면 이전 직장에서 근로소득 원천징수 영수증을 꼭 제출받아야 합니다.

요청과 취합의 무한 루프, 1일로 줄이는 법

공제 항목별 서류도 체크했겠다. 이제 실수하지 않고 서류를 취합할 수 있겠죠? 하지만 여전히 연말정산은 어렵습니다. 구성원에게 서류를 요청하고, 취합해서 검토하고 또 빠진 서류를 요청하는 커뮤니케이션 리소스가 어마어마하니까요. 하지만 이런 과정을 한 눈에 확인하고, 구성원이 제출할 서류를 헷갈리지 않도록 안내하는 대시보드가 있다면 어떨까요?

flex는 구성원의 제출 자료를 한 화면에서 요청, 검토, 취합, 제출 확인까지 전부 가능합니다. 더 이상 서류 달라고 설왕설래하는 독촉 무한 루프에 빠질 필요가 없죠. 종이가 아니라서 분실의 위험도 없고요. 가장 중요한 건 인사담당자가 의미없는 반복 업무를 할 필요가 없다는 거예요. 2,3주 넘게 걸리던 일들을 하루 이틀 만에 끝낼 수 있으니까요.