연차 관리 업무의 실수를 줄이는 확실한 방법

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flex 인사이트
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기업의 인사담당자님들이나 실질적으로 인사 업무를 담당하고 있는 대표님들을 만나보면, 공통으로 연차 관리의 고통을 이야기합니다. 실제로 인사 업무를 해보지 않은 사람이라면 조금 의아할 수도 있는 부분인데요.(그게 뭐가 어렵지?) 실제로 연차 관리 업무에는 다양한 디테일(?)이 있고, 그로 인한 고통은 인사담당자의 생산성을 떨어트리는 요인이 됩니다.

연차관리 업무는 인사담당자를 괴롭게 하는 요인 중 하나입니다.
연차관리 업무는 인사담당자를 괴롭게 하는 요인 중 하나입니다.

연차 관리는 왜 어려울까?

연차는 다양한 기준으로 발생합니다. 구성원의 입사일을 기준으로 하는 회사도 있고 회계일 기준으로 하는 회사도 있죠. 그리고 구성원의 연차가 1년씩 쌓일 때마다 추가로 부여되는 연차도 있고요. 연차가 사라지는 경우도 있습니다. 구성원이 연차를 사용하거나, 정해진 기간 내에 사용하지 않아 소멸할 때도 있죠.

이렇게 발생하고 사라지는 휴가를 인사담당자는 정확하게 취합하고, 각 구성원이 본인의 잔여 연차를 인지할 수 있도록 공지해야 합니다.

여기에 연차 사용 촉진이나 대체 휴무(휴일 대체), 보상 휴가, 회사마다 문화에 따라 운영하는 리프레시 휴가 등 여러 가지 경우의 수를 인지하고 정확히 반영해야 합니다. 또한 연차의 발생 또는 소멸의 조건이 근로기준법에 부합하는지도 따져봐야 합니다.

참고 글: 대체휴무 vs 보상휴가, 대체 뭐가 다른 걸까?

연차 관리가 어려운 이유는 이렇게 연차 관리 자체에 업무적인 디테일이 많이 포함되어 있기 때문입니다.

디테일이 많다는 것은 그만큼 휴먼 에러의 발생 가능성이 높아진다는 것을 의미하기도 하니까요. 그렇다면, 신뢰할 수 있는 시스템으로 연차 관리 업무를 자동화할 수 있다면 어떨까요? 연차 관리가 어려운 근본적인 이유를 해결할 수는 없지만, 더욱 쉽게 실수 없이 할 수 있는 방법을 찾을 수는 있겠죠.

flex에서 연차 관리하는 방법

flex에서는 구성원의 연차를 한 번의 설정만으로 자동 관리할 수 있습니다.

연차 휴가 설정

연차의 사용 단위를 일/반차/시간 단위로 설정할 수 있습니다. 구성원이 연차를 사용할 때 관리자나 조직장 또는 특정 구성원의 승인을 받게 하거나 알림이 가도록 설정할 수도 있죠.

연차의 사용 단위와 승인 여부를 쉽게 설정할 수 있습니다.
연차의 사용 단위와 승인 여부를 쉽게 설정할 수 있습니다.

연차 자동 부여·소멸

flex 연차관리 시스템의 핵심은 연차 자동 부여·소멸입니다. 연차가 언제 발생하고 언제 소멸하도록 할지를 회사 문화에 맞게 적용할 수 있도록 세부적인 설정을 제공합니다. 수기로 연차를 계산할 때 항상 담당자를 헷갈리게 했던 입사자 월차입사자의 1년 만근 연차도 옵션 선택으로 쉽게 설정하고, 설정에 따라 연차가 부여되게 되어 있어요.

회사마다 다양한 연차 부여 방식을 클릭만으로 설정할 수 있습니다.
회사마다 다양한 연차 부여 방식을 클릭만으로 설정할 수 있습니다.

그리고 설정에 따라 연차가 어떻게 부여되는지 미리 보기 화면을 통해 확인할 수 있죠.

미리보기를 통해 연차 설정이 의도에 맞게 되었는지 체크할 수 있습니다.
미리보기를 통해 연차 설정이 의도에 맞게 되었는지 체크할 수 있습니다.

과거 연차 기록 업로드

flex를 도입하기 전 각 구성원의 잔여 연차 또한 간편하게 업로드할 수 있습니다. 기존 잔여 연차를 flex에 마이그레이션하고, 연차 자동 부여·소멸 설정을 마치면? 축하합니다. 귀사의 연차 관리는 이제 자동화되었습니다.

기존 잔여 연차 기록을 쉽게 업로드할 수 있는 양식을 제공합니다.
기존 잔여 연차 기록을 쉽게 업로드할 수 있는 양식을 제공합니다.

연차 사용과 잔여 연차 확인

구성원은 본인 스케줄 화면에서 연차를 바로 신청해 사용할 수 있고, 프로필 화면에서 본인의 잔여 연차를 확인할 수 있습니다. 이제 인사담당자는 실시간으로 반영되지 않는 잔여 연차를 매월 공지할 필요가 없어요. 구성원은 연차 신청 때마다 잔여 연차를 인사 담당자에게 물어볼 필요도 없겠죠.

구성원은 본인의 프로필에서 휴가 사용 내역과 잔여 휴가 현황을 바로 확인할 수 있습니다.
구성원은 본인의 프로필에서 휴가 사용 내역과 잔여 휴가 현황을 바로 확인할 수 있습니다.

연차 사용 리포트 제공

구성원이 휴가를 어떻게 사용하고 있는지 시각화 데이터로 체크할 수 있어요. 연차 휴가 제도가 잘 굴러가고 있는지 가늠해볼 수 있겠죠.

flex의 인사이트에서는 근무시간과 휴가 사용에 관한 다양한 데이터를 보기 쉽게 제공합니다.

연차사용현황을 팀리포트에서 확인할 수도 있고,

flex의 팀 리포트 화면입니다. 역시 근무와 관련한 다양한 데이터를 보기 편하게 제공합니다.

엑셀 파일로 다운로드받을 수도 있습니다.

엑셀 리포트를 다운로드 해 기록을 취합하고 문서를 작성하는 시간을 줄여줍니다.

국내 근로기준법 실정상, 연차 관련 제도는 자주 바뀌어 복잡하기도 하고, 보상과도 연결되어 있어 민감한 내용이기도 합니다. 연차 제도 자체를 심플하게 바꿀 수 없다면, flex를 도입하고 관리하는 방법을 자동화해서 휴먼에러와 그로 인해 발생하는 불필요한 비용을 줄이는 것이 어떨까요?

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