초보 담당자를 위한 연말정산 가이드

2023. 11. 16

분명히 매년 진행하지만, 담당자도 구성원도 할 때마다 헷갈리고 어려운 것이 ‘연말정산’입니다. 오죽하면 ‘연말정산은 모두가 아는 제도이지만 사실 아무도 모르는 제도다’라는 말이 있을까요. 요즘은 연말정산이 간소화되어 많이 편해졌다지만, 그건 어디까지나 구성원의 입장이죠. 담당자의 관점에서의 연말정산은 아직까지 험난하고 어렵기만 합니다. 수십 가지 항목의 소득 증명 자료와 구성원들이 제출한 공제 항목 관련 서류까지… 듣기만 해도 이미 머리가 아파지시죠?

다가오는 연말정산이 두려운 HR 담당자분들이라면 오늘 포스팅을 꼭 읽어보세요. 연말정산의 기본 개념과 프로세스에 대해 자세히 알려드릴게요.

연말정산이란?

근로자가 1년 간 받은 총 급여에 대해 각종 소득공제 및 세액공제 적용 후, 최종적으로 국가에 내야 하는 세금을 계산하는 작업입니다. 이미 월급에서 징수된 세금(원천징수: 개인의 소득을 추정하여 징수된 세금)과 최종적으로 납부해야 하는 세금을 비교하여 이미 징수된 세금이 높을 경우, 차액을 돌려받고 반대의 경우, 세금을 추가 납부해야 합니다.

연말정산, 어떻게 진행하면 될까요?

연말정산 오픈 전

연말정산 진행 계획을 내부적으로 확정하고 관련하여 구성원들에게 안내하는 것이 필요합니다. 또한, 구성원의 소득 정보를 파악하여 년도 중에 신고한 원천세 데이터와 비교하여 소득정보 를 확정해야 합니다.

본격적인 연말정산 시작 전에 관련하여 파악해두어야 하는 정보가 있다면 미리 확인하도록 합니다.

1. 진행 일정 및 제출 자료 안내

연말정산 진행일정과 세부 안내문을 구성원에게 공지하셔야 합니다.

연말정산 간소화 자료 다운로드 방법과 제출기한을 명확하게 전달하세요.
안내문에는 최근 개정세법이 반영된 주요 세액 공제사항을 꼭 기재하세요.
필요하다면 연말정산을 처음 진행하는 구성원을 대상으로 사전 교육을 진행해보세요.

2. 연말정산 대상자 선정

12월 말에는 현재 연말정산을 수행할 구성원을 파악해두는 것이 좋습니다. 특히, 중도 퇴사자, 신규 입사자, 휴직자 등을 파악해 이중으로 연말정산이 되거나 누락되지 않도록 주의하셔야 해요. 이러한 실수를 막기 위해서 아래의 연말정산 대상 인원 체크리스트를 참고해주세요.

✅ 일용근로자가 아닌 구성원은 모두 포함하였는지?
(3개월 미만 근로한 일용근로자는 연말정산에서 제외)

✅ 12월 중 신규 입사자도 포함했는지?이중 근무자를 포함했는지?

✅ 다른 회사에서 근무하는 파견 근로자도 포함하였는지?

✅ 외국 법인이 지급하여 원천징수의무가 없는 구성원은 제외하였는지?

✅ 비거주자(외국인)도 연말정산 대상에 포함하였는지?

🙋 현재 재직 구성원의 범위는 어디까지 인가요?

2024년 1월 1일 현재 재직 중인 근로자로서 일용근로자가 아닌 구성원을 뜻합니다.여기에는 육아 휴직자 등 휴직 구성원도 포함됩니다. 여기에 연중 퇴사자와 연말 입사자의 처리가 누락되어있는지 체크하는 것도 잊지 말아야겠죠?

3. 연간 근로소득 확정

구성원의 연말정산 분에 대한 근로소득, 4대 보험료(산재보험료 제외), 구성원 부담금, 기납부세액, 일괄공제 기부금 등을 확정해야 합니다. 이 때, 과세소득과 비과세소득을 구분해서 집계하셔야 해요.

1️⃣ 연중 신고한 근로소득의 집계

2️⃣ 근로소득에 해당하는 금액 추가 반영

연말정산 오픈 후

구성원들이 국세청 간소화 자료를 포함한 추가사항 관련 서류 제출을 시작합니다. 이를 기반으로 구성원들의 제출 서류들 중 누락되거나 잘못 제출된 것은 없는지 검토해야 합니다.

1. 소득, 세액공제 신청서 및 증명자료 취합

공제 요건에 맞게 구성원들이 서류를 제출했는지 체크합니다.
제출 항목이 빠져 있거나, 요건에 부합하지 않는 경우 피드백을 통해 보완 요청을 합니다.
이때 연말정산 간소화 서비스에서 제공되지 않는 세액 공제 증명 서류를 취합할 수 있도록 챙기는 것이 중요합니다.

🔔 아래의 서류들은 직접 챙겨주셔야 해요!

연말정산 완료 후

연말정산 결과를 최종 확인하고 최종 세액을 급여에 반영해야 합니다. 이후, 관할 세무서에 지급명세서 신고까지 마치면 완료입니다.

1. 연말정산 세액 계산 및 급여반영

구성원이 제출한 서류 (소득/세액 공제 신고서, 증명 서류)를 검토 후, 연말정산 세액 계산을 진행합니다.
이후, 구성원이 각자의 추가 납부세액(또는 환급세액)을 확인하고, 이상이 없다면 근로소득 원천징수영수증을 발급합니다.
만약 분납이 필요한 구성원이 있다면 해당 단계에서 분납 신청을 받아야 합니다. 10만원 초과의 추가 징수액의 경우, 최대 3회에 걸쳐 분납이 가능합니다.
연말정산 결과 값은 2월 급여분에 반영하도록 합니다. (환급받을 세액은 추가 지급, 납부해야 할 세액은 추가 징수) 분납할 경우, 2-4월에 걸쳐 반영됩니다.

2. 지급명세서 제출 및 수정 신고

연말정산 결과에 대해서는 2월 귀속 원천징수이행상황신고서에 반영하여 세금을 신고하며, 근로소득 지급명세서 신고를 3월 10일까지 진행해야 합니다. 이때, 근로소득 지급명세서는 연말정산 대상자에 대한 내역만 신고하는 것이 아니라 해당년도에 중도퇴사한 구성원에 대한 정산내역도 포함하여 관할 세무서에 제출합니다.
한가지 더! 평소 원천징수이행상황신고서에 근로소득 외에 기타소득, 사업소득, 퇴직소득 등 다른 소득을 신고한 내용이 있다면 해당 신고에 대한 지급명세서도 신고해야 한다는 점 잊지 마셔야 합니다. 각 신고서별로 제출기한이 다르므로 일자를 잘 확인하여 가산세를 납부하는 불상사가 생기지 않도록 유의해야 합니다.
신고 후 연말정산 결과를 수정하는 경우 원천징수이행상황신고서에 반영한 세금이 달라질 수 있으며, 지급명세서 수정 신고도 필요합니다. 이때 추가 납부 세금이 발생한 경우에는 가산세가 발생 될 수 있습니다.

아무래도 챙겨야 할 디테일이 많다보니 많은 조직들이 대행업체를 통해 연말정산을 진행하는데요. 대행업체를 통해 업무를 처리한다고 해서 모든 문제가 해소되는 것은 아닙니다. 최초 업체 선정에 많은 리소스가 들 뿐 아니라, 이후 구성원과 업체 사이에서의 커뮤니케이션을 조율하는 과정에서 오히려 더 업무가 과중되기도 합니다. 만만치 않은 비용을 지불했는데도 만족스럽지 못하게 일을 처리하여 구성원들의 불만이 나온다거나, 대행업체에서 진행해준 정산 내용을 다시 검토해야하는 비효율 또한 발생합니다. 게다가 구성원의 급여 자료를 메일로 주고받는 과정에서의 유출의 위험성도 있죠.