연차 제도를 잘 모르신다고요? 그렇다면 잘 찾아오셨습니다

HR에서 진행하는 업무 중에서 구성원들이 가장 예민하게 반응하는 영역을 딱 두 가지 고르자면 아마도 ‘급여’와 ‘연차’일 겁니다. (’돈’과 ‘쉬는 날’, 직장인들이 예민해질 수 밖에 없는 문제입니다.) 그래서 HR 담당자 또한 이 2가지 업무를 가장 신경 써서 진행할 수 밖에 없죠. 혹시 실수라도 발생했다가는 구성원들의 거센 반발을 마주해야 할 테니까요.

급여 정산이 복잡하다는 사실을 다들 잘 알고 있지만, 급여 만큼이나 HR 담당자의 머리를 아프게 하는 것이 연차 운영입니다. 단순하게 ‘시기에 맞춰 부여하고, 구성원이 연차를 쓰면 차감하기만 하면 되는 거 아니야?’ 라고 생각할 수 있지만, 어떤 기준으로 부여하고, 소멸할 것인지, 소멸 이전에 연차 사용 촉진은 어떻게 진행할 지 기본 운영 제도를 셋업하는 과정에서 고민이 한가득이죠.

말만 들어도 이미 머리가 아파온다고요? 하지만 HR 담당자가 된 이상, 피할 수 없습니다. 연차 제도의 모든 것, 이 포스팅 하나로 제대로 정리해드릴게요. 법에 맞는 연차 부여, 소멸, 촉진까지 딱 5분만 투자해주세요.

연차가 무엇인가요?

근로기준법에 따라 고용 형태와 관계 없이 상시 근로자 5인 이상인 사업장이라면, 주 15시간 이상 근무하는 근로자에게 유급휴가를 부여해야 하며, 해당 내용은 근로계약서에 명시되어 있어야 합니다. 법으로 정의된 이 유급 휴가를 흔히 ‘연차’라고 합니다.

1년 이상 재직자에게 기본 15일의 연차가 발생하며, 1년 미만 재직자의 경우, 1개월 개근 시마다 1일 씩, 재직 기간이 1년이 되기 전까지 총 11일의 연차가 발생합니다. 즉, 입사 2년차까지 최대 26일의 연차가 발생합니다. 추가적으로 근로기간이 쌓이면 연차 부여 일수도 증가하게 됩니다. 3년 이상 재직한 근로자 기준으로 2년마다 1일씩 연차 개수가 늘어나죠. (근로기간에 따른 자세한 연차일수는 아래의 표를 참고해주세요)

그럼 오래다닐 수록 연차가 무한정 늘어나는 거 아니나고요? 아닙니다. 기본일수와 가산일수를 합한 총 연차의 한도는 25일입니다. 그럼 25일 이상의 연차는 줄 수 없는 거나고요? 100% 그런 것은 아닙니다. 요즘 같은 경우에는 근로기간과 관계없이 무제한 연차제도를 운영하는 회사들도 있으니, 그런 회사라면 구성원이 25일 이상의 연차를 사용하게 될 수도 있겠죠.

연차, 어떻게 부여하나요?

연차의 부여 방식은 연차 산정 기준을 어떻게 정하냐에 따라 달라집니다. 연차 산정 기준은 크게 입사일 기준과 회계일 기준이 있습니다. 사실 글자 자체가 뜻을 설명하고 있어 듣자마자 바로 대략적인 개념은 이해가 되셨을 테지만, 막상 직접 계산하려고 하면 조금 헷갈리는 부분도 있으니 아래에서 예시와 함께 좀 더 상세하게 설명 드리겠습니다.

☝️입사일 기준 지급

입사일 기준으로 연차 유급휴가 일수를 관리할 경우, 각 근로자의 개별 입사일을 기준으로 연차 유급휴가 일수가 부여돼요. 당연히 구성원들 마다 입사일이 다르니까, 유급휴가 지급 및 사용 가능 기간 또한 모두 달라지겠죠?

✌️회계일 기준 지급

회계일를 기준으로 연차 유급휴가 일수를 관리할 경우 통상 매년 1월 1일을 기준으로 모든 근로자에게 연차 유급휴가 일수가 부여돼요. 이 경우 구성원의 유급휴가 지급 및 사용 가능 기간이 모두 동일하게 됩니다.

단, 1년 미만의 근로자의 경우 회계일 기준 방식의 운영이 허용되지 않기 때문에, 회사의 연차 정책이 회계일 기준이더라도 입사일 기준으로 운영하셔야 합니다. 이 부분 놓치지 않고 꼭 챙겨주세요.

자 그럼 위에서 설명드린 개념을 기반으로 2023년 8월 14일에 입사한 구성원의 연차 부여 방식을 살펴보겠습니다.

☝️입사일 기준 지급

• 23년 9월 14일부터 24년 7월 14일까지 매 월 입사일에 1일의 유급휴가(월차) 부여
• 24년 8월 14일 입사 1주년에 맞춰 15개 연차 지급

✌️회계일 기준 지급

• 23년 9월 14일부터 24년 7월 14일까지 매 월 입사일에 1일의 유급휴가(월차) 부여.
• 첫 회계일인 24년 1월 근무한 기간에 비례해 6개의 연차 지급.
• 중도 입사자의 경우 다음 회계연도의 유급휴가 일수는 전년도 재직일수에 비례하여 발생 (15일 × 전년도 재직일수 / 365)

*이때, 회사 내규에 따라 첫 회계일에 15개의 연차를 선지급할 수도 있습니다.

*퇴사 시점 계산했을 때, 입사일 기준의 연차보다 회계일 기준의 연차가 부족하다면 부족한 일수만큼 보상해야 합니다.

연차, 언제 소멸되나요?

근로기준법 60조 7항에 따라 기본적으로 모든 연차는 연차를 부여하고 1년 뒤 사용하지 않으면 소멸됩니다. 하지만, 1년 미만 근로자의 경우, 발생일과 상관없이 입사일로부터 1년 간 사용하지 않으면 모두 소멸됩니다.

위에 보여드린 2023년 8월 14일 입사 구성원의 예시로 연차 소멸 기간을 산정해보겠습니다.

1년 미만 재직자에게 부여되는 연차 유급휴가 경우

• 23년 9월 14일 ~ 24년 7월 14일 매 월 1개의 연차 유급휴가(이하 ‘월차’)가 부여되고, 24년 8월 14일 미사용한 월차는 모두 소멸돼요.

입사일 기준으로 연차를 지급 받은 경우

• 24년 8월 14일 부여받은 15개의 연차 유급휴가는 25년 8월 13일까지 소진하지 않을 경우 미사용한 연차가 8월 14일 입사 2주년 때 소멸돼요.

회계일 기준으로 연차를 지급 받은 경우

• 23년 1월 1일 부여받은 6개(비례연차)의 연차 유급휴가는 23년 12월 31일까지 소진하지 않을 경우 미사용한 연차가 24년 1월 1일 두 번째 회계일에 소멸돼요.

일반적으로 근로자가 연차를 사용하지 못하면 잔여 연차에 대해 연차수당을 지급해야 하는데요. 근로기준법 61조에 의해 연차촉진제도를 시행하는 경우, 연차수당 지급 의무가 없게 됩니다. 연차 촉진 제도란 간단히 설명드리자면, 연차 소멸 6개월 전에 해당 근로자에게 잔여 연차 일수를 알리고, 연차 사용 계획을 사전에 받음으로서 소멸 이전에 근로자가 연차를 다 쓸 수 있도록 하는 제도 입니다. 해당 제도를 법에 맞춰 시행하였음에도 불구하고 소멸 이전에 근로자가 연차를 다 사용하지 못했다면 회사는 해당 연차에 대한 연차수당 지급 의무가 면제됩니다.

연차 촉진 제도에 대해서는 이미 상세하게 다룬 포스팅이 있으니, 궁금하시다면 링크를 통해 자세히 알아보세요. 🗒️ 연차 휴가 사용 촉진이 어려운 3가지 이유

기본 연차 제도, 잘 이해가 되셨나요? 연차 제도에 어떤 것이 절대적으로 더 낫다, 더 좋다 같은 것은 없습니다. 입사일 기준이든 회계일 기준이든 우리 회사에 적합한 방식을 선택하여 운영하시면 됩니다. 글을 마무리 하기 전에 마지막으로 flex는 입사일과 회계일 기준 연차 운영 자동화를 모두 지원한다는 사실 기억해주세요 😉