AX 시대, 조직의 운명을 가르는 5가지 변화 - [2편]운영 구조의 변화

조직 AI전환의 출발점인 데이터 통합까지 마쳤는데, 왜 일하는 방식은 그대로일까요?

승인과 주요 의사결정은 여전히 사람의 경험과 감에 의존하고, 운영 기준은 담당자가 바뀔 때마다 흔들립니다. 기술은 분명 달라졌지만, 조직을 실제로 움직이는 방식은 예전과 크게 다르지 않은 경우가 많죠.

이 지점에서 많은 조직이 다시 한 번 착각에 빠집니다. 데이터와 기술까지 준비했으니 이제 성과가 나올 차례라고 생각하지만, 정작 운영 구조는 그대로인 상태인 경우가 대부분입니다.

AX 시대의 다음 병목은 기술이 아니라, 조직의 운영 구조입니다. 성과를 내려면 이제 운영의 중심을 사람에서 시스템으로 옮겨야 합니다.

AI 성과의 차이는 기술 수준이 아니라, 조직의 운영 방식과 구조에서 발생한다.

- 맥킨지

이 글은 ‘AX 시대, 조직의 운명을 가르는 5가지 변화’ 시리즈의 2편으로, 데이터 이후 단계에서 반드시 짚어야 할 ‘운영 구조의 변화’를 다룹니다.

사람 기반 운영 구조의 구조적 한계

대부분의 AI 이니셔티브가 기대한 성과로 이어지지 않는 이유는 모델의 성능 때문이라기보다, 조직이 AI를 지속적으로 운영할 수 있는 구조를 갖추지 못했기 때문입니다. Harvard Business Review는 많은 AI 프로젝트가 실패하는 원인으로 기술 자체보다 역할, 책임, 의사결정 방식, 반복 루틴이 정리되지 않은 운영 체계의 부재를 지적합니다.

하지만 여전히 많은 조직은 사람 중심 운영 방식을 유지한 채 AI를 적용하려 합니다. 그 결과 AI가 할 수 있는 일과 조직이 실제로 얻는 성과 사이에 구조적인 격차가 발생합니다.

• 운영의 중심이 사람 머릿속에 있는 조직 규정과 프로세스는 존재하지만, 실제 운영 기준은 여전히 담당자·사수·리더 개인의 판단에 맡겨져 있는 경우가 많습니다. 같은 이슈라도 누가 처리하느냐에 따라 속도와 결과가 달라지고, 판단의 기준과 맥락은 개인의 경험으로만 남습니다. 조직 차원에서 축적되거나 재사용되기 어려운 구조죠.
• 운영 로직이 시스템이 아니라 개인 워크플로에 숨어 있는 조직 온보딩, 휴가, 승인, 비용 정산, 평가처럼 핵심적인 운영 흐름이 메신저, 엑셀, 노션, 구두 지시에 흩어져 있습니다. ‘누가, 언제, 어떤 기준으로 처리해야 하는지’가 시스템에 명확히 정리되어 있지 않다 보니, AI를 도입해도 일부 업무 보조 수준을 넘기기 어렵습니다.
• 사람 단위 운영이 만드는 변동성과 리스크 담당자의 이직이나 휴가, 조직 개편이 곧바로 운영 품질과 속도의 변동으로 이어집니다. 특정 팀이나 개인에게 축적된 운영 방식은 조직 전체로 확산되기 어렵고, 한 번 잘 됐던 사례도 다른 팀에서는 다시 설명하고 조정해야 하는 일이 반복됩니다.

AX 시대의 운영 구조: 사람 의존에서 ‘시스템 기반 실행’으로

AX 시대의 시스템 중심 운영 구조는 단순히 시스템을 더 많이 쓰는 조직을 의미하지 않습니다. 여기서 말하는 시스템 중심 운영이란, 조직의 역할·책임·반복 루틴이 사람의 판단과 기억이 아니라 시스템 위에 구조화되어 작동하는 상태를 뜻합니다. 다시 말해, 운영의 중심축을 사람에서 시스템으로 옮기는 것이죠.

정책과 규정, 예외 처리 방식이 문서나 개인의 기억에 머무르지 않고 시스템의 룰과 워크플로로 구현되면, 실행 과정과 결과가 자연스럽게 기록으로 남습니다. 이 구조가 갖춰져야 AI 역시 조직의 판단 맥락을 이해하고 일관된 기준으로 작동할 수 있습니다.

① 운영 규칙·정책·예외의 시스템화

운영 기준과 예외 처리 방식이 시스템에 내재화되고, 실행 히스토리가 자동으로 축적됩니다. AI가 ‘조직이 어떻게 판단해왔는지’를 학습할 수 있는 최소 조건이 만들어지는 셈이죠.

② 반복 오퍼레이션의 AI·자동화 처리

승인, 정산, 리포트처럼 기준이 명확한 업무를 AI와 자동화가 처리하면서, 팀마다 달라지던 결과 편차가 줄어듭니다. 운영 품질이 개인 역량이 아니라 구조에 의해 관리되기 시작합니다.

③ 사람 역할의 재정의(실행자 → 설계자)

사람은 더 이상 반복 업무의 실행자가 아니라, 운영 구조를 설계하고 예외를 판단하며 기준을 업데이트하는 역할에 집중하게 됩니다. 이때부터 운영 성과는 개인의 숙련도가 아니라 조직의 설계 역량에 의해 결정됩니다.

운영의 중심이 시스템으로 이동하면 조직은 어떻게 달라질까

시스템 중심 운영으로 전환되면 조직의 운영은 더 이상 사람의 경험과 감에 따라 흔들리지 않습니다. 판단과 실행의 기준이 시스템에 고정되면서, 운영은 개인 역량이 아니라 구조의 문제가 됩니다.

AX 조직에서 가장 먼저 나타나는 변화는 다음 세 가지입니다.

속도 - 판단을 기다리지 않는다

운영 기준이 시스템에 정의되면, 승인·정산·리포트처럼 반복되는 업무는 사람의 판단을 기다리지 않고 즉시 실행됩니다. 그 결과, 업무 속도는 담당자의 숙련도나 가용 시간에 좌우되지 않고 운영 구조 자체에 의해 결정됩니다.

AI 역시 사후 대응이 아니라, 실행 단계에서 바로 작동할 수 있는 환경이 만들어집니다.

정확성 - 실행 품질이 흔들리지 않는다

운영 기준과 예외 처리 방식이 룰과 워크플로로 명확히 고정되면 사람의 해석 차이에서 발생하던 오류와 누락이 구조적으로 줄어듭니다. 담당자가 바뀌거나 조직이 개편돼도 같은 조건에서는 같은 결과가 반복됩니다.

이는 AI가 신뢰할 수 있는 운영 데이터를 지속적으로 학습할 수 있는 기반이 됩니다.

일관성 - 운영이 조직 전체로 확장된다

운영이 사람에게 묶여 있으면 성과는 특정 팀이나 개인에 머뭅니다. 반면 시스템 중심 운영에서는 한 번 검증된 운영 방식이 동일한 구조로 다른 팀·법인·국가에 그대로 적용됩니다.

이때 AI는 개별 업무를 돕는 도구가 아니라, 같은 판단 기준을 조직 전반에 반복 적용하는 운영 요소로 작동합니다. 그래서 AI 활용이 파일럿을 넘는 조직과 그렇지 못한 조직의 차이는 기술이 아니라 운영의 일관성에서 갈립니다.

사람 중심 운영 구조에서는 AI와 데이터를 도입하더라도 조직의 일하는 방식이 크게 달라지지 않는 경우가 많습니다. 승인과 판단, 예외 처리가 여전히 개인의 경험과 감에 의존한다면, AI는 일부 업무를 보조하는 수준에 머물 수밖에 없죠. AX에서 운영 구조를 시스템 중심으로 전환하는 일은 성과를 내기 위한 자연스러운 다음 단계입니다.

시스템 중심 운영은 단순히 자동화를 늘리는 접근이 아닙니다. 조직이 무엇을 기준으로 판단하고, 어떻게 실행하는지를 구조적으로 정리하는 과정에 가깝습니다. 이 기준이 시스템에 자리 잡아야 AI도 조직 전체에서 같은 맥락으로 작동하며 일관된 결과를 만들어낼 수 있습니다.

다음 3편에서는 이렇게 재편된 운영 구조 위에서 업무 프로세스가 어떻게 다시 설계되어야 하는지, 그리고 AX 시대에 프로세스 변화가 왜 필연적인 단계가 되는지를 이어서 살펴보겠습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. AX 관점에서 ‘운영 구조가 바뀌었다’고 말할 수 있는 기준은 무엇인가요?

운영 구조가 바뀌었다는 것은 단순히 일부 업무가 자동 처리된다는 의미는 아닙니다. AX 관점에서 중요한 기준은 판단 기준과 실행 흐름이 사람에게 있는지, 시스템에 있는지입니다. 예를 들어 승인이나 예외 처리를 두고 “이건 누구한테 확인해야 하지?”, “담당자가 바뀌면 기준이 달라지지 않을까?”같은 질문이 반복된다면, 운영의 중심은 여전히 사람에게 머물러 있다고 볼 수 있습니다.

반대로 조건·권한·정책이 시스템에 명확히 정의돼 있고, 같은 상황에서는 누가 처리하든 동일한 결과가 나온다면, 그때 비로소 운영의 중심이 시스템으로 이동했다고 볼 수 있습니다. AX에서 말하는 운영 구조 변화는 이 기준으로 판단해야 합니다.

Q2. AX 시대의 운영 구조는 DX와 무엇이 다르게 작동하나요?

DX(Digital Transformationi)가 '업무를 디지털로 옮기는 변화'였다면, AX(AI Transformation)는 '조직이 작동하는 방식 자체를 다시 설계하는 변화'입니다. 두 전환의 가장 큰 차이는 단순히단순히 기술의 차이가 아니라, 운영의 중심이 어디에 있느냐에서 나타나며, 현장에서는 그 차이가 더욱 분명하게 체감됩니다.

DX 환경에서는 종이와 수기로 하던 일을 시스템과 툴로 옮기면서 업무 효율은 높아졌지만, 운영의 판단과 실행은 여전히 사람에게 의존했습니다. 반면 AX 시대의 운영 구조는 디지털화된 업무 위에 AI가 판단과 실행을 일부 담당하는 구조입니다. 그 결과 담당자가 바뀌어도 기준이 흔들리지 않고, 운영 이력과 판단의 근거가 개인의 기억이 아닌 시스템으로 기록되기 때문에 일관된 조직 운영이 가능해집니다. 따라서, AX 운영 구조는 DX의 연장이라기보다, 운영의 기준이 사람에서 시스템으로 완전히 이동하는 상태로 이해하는 것이 더 정확합니다.

Q3. flex는 AX 시대의 ‘시스템 중심 운영 구조’를 어떻게 지원하나요?

flex는 사람의 기억과 경험에 의존하던 운영과 판단을 데이터를 기반으로 시스템이 스스로 작동하는 구조로 전환합니다. 조직을 구성하는 모든 변화의 출발점은 결국 사람이며, flex는 구성원 정보, 조직 구조, 직무·직급, 이동 이력 등 사람 중심의 HR 데이터를 하나의 흐름으로 연결해 조직 운영의 기준으로 만듭니다.

이 구조를 통해, '조직이 어떤 상태에서 어떤 결정을 내렸는지'에 대한 맥락을 시스템이 이해할 수 있고, 운영의 판단 역시 사람의 기억이 아닌 데이터 기반으로 이뤄질 수 있습니다. 즉, flex는 사람 중심으로 연결된 HR 데이터를 운영의 기준으로 삼고, 운영 이력과 판단을 시스템에 축적해 AI가 반복적인 학습하여 우리 조직에 맞는 운영과 판단을 고도화하도록 설계된 HR 기반 AI 플랫폼입니다.

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