인사관리 업무는 왜 자동화하지 않을까?
회사에서 일어나는 각종 업무에 자동화를 도입하는 추세가 늘고 있습니다. 마케팅 자동화, 세일즈 자동화 같은 말은 많이 들어보셨을 거예요. 좋은 세상이죠. 그런데 인사관리, HR은 어떤가요? 최근 한 은행에서 AI를 인사에 도입했다는 뉴스가 있긴 했지만, 실무에서 이루어지는 대부분의 인사관리 업무는 ‘인간지능’과 수기의 세계 안에 있습니다.
100% 인간지능으로 이루어지는 인사관리
예를 들면 어떤 것들이 있을까요? 구성원의 근태 기록을 엑셀로 한 땀 취합한다거나, 잘못 계산된 급여가 어디부터 잘못되었는지 찾는다거나, 각종 요청을 사내 메신저로 보내고 응답을 취합하거나… 사실 생각해보면 업무의 대부분이 100% 인간지능과 수기로 이루어지고 있습니다.
사실 인사관리라는 업무 자체가 회사와 사람, 사람과 사람의 일이기 때문에 필연적으로 사람의 개입이 많을 수밖에 없어요. 그렇지만 굳이 사람이 하지 않아도 되는 일도 많죠. 위에서 예로 들었던 업무들만 해도 오히려 사람이 하면서 실수가 생기고, 그로 인해 또 다른 일이 생기고, 결국 인사관리 카테고리 안에서 정작 사람이 해야 할 일을 하지 못하는 경우가 생기죠.
이것이 인사관리 시스템이 필요한 이유입니다.
반복되는 작업을 자동화한다거나, 각종 인사 관련 기록의 히스토리를 남기는 일은 사람보다는 시스템에 맡기고, 사람은 시스템이 할 수 없는 일을 해야 합니다.
flex를 활용한 인사관리 자동화
그렇습니다. flex를 활용하면 인사관리 업무의 많은 부분을 인간지능과 수기의 세계에서 구출해올 수 있는데요. 어떤 인사관리 업무를 자동화할 수 있는지 살펴볼까요?
근태관리의 자동화
flex에서는 구성원 각자의 근무가 기록됩니다. 단순히 근무한 시간만 기록되는 것이 아니라 근무 기록이 남아 있는 시간과 평일, 주말 여부에 따라 연장, 휴일, 야간 근무로 나뉘어 기록되어 급여정산에도 반영됩니다.
직관적인 UI로 법정근로시간 주 40시간, 연장근로시간 주 12시간 즉, 주 52시간을 초과하지 않도록 구성원 스스로가 본인의 근무 시간을 관리할 수 있어요.
물론 근태 기록을 별도로 엑셀 취합할 필요도 없습니다. 기본 근무시간, 초과 근무시간, 일별 근태 기록, 연차 사용현황 등 각종 인사 정보를 엑셀 리포트로 생성해주니까요. 해당 리포트는 별도 가공 없이도 유연근무제 지원금 등 정부 지원금의 증빙자료로 사용할 수 있습니다.
연차 자동 부여
구성원에게 연차를 기준에 맞게 지급하고, 사용한 연차와 남은 연차를 수기로 기록하는 것 또한 반복적으로 발생하고 실수가 일어나기 쉬운 업무입니다. flex에서는 회사의 연차 정책 설정에 따라 구성원에게 연차를 자동으로 부여하고, 사용한 연차와 남은 연차를 시스템에서 기록합니다.
구성원은 flex에서 연차를 신청해 사용할 수 있고, 본인의 남은 연차를 화면에서 바로 확인할 수 있죠. 또한 연차 신청 시 관리자 승인을 거치도록 할 것인지, 부여된 연차 내에서 자유롭게 사용할 수 있도록 할 것인지, 어떤 관리자의 승인을 거치도록 할 것인지도 자유롭게 설정할 수 있습니다.
자동 급여 정산
급여는 근무 기록을 바탕으로 자동 정산됩니다. 통상임금제와 포괄임금제 모두 설정할 수 있으며, 근무 기록을 토대로 초과 근무 수당 또한 근로기준법 기준에 맞게 정산할 수 있습니다. 수당과 공제 또한 최초 설정만 거치면 설정에 따라 자동으로 정산되죠.
급여 정산을 마치면 급여 대장과 급여 이체 리스트를 다운로드받을 수 있는데요. 급여 이체 리스트는 각 구성원의 실명으로 인증된 계좌번호로 만들어지기 때문에 해당 리스트를 은행 사이트에 업로드하기만 하면 실수 없이 급여를 이체할 수 있습니다.
전자계약의 체결과 보관
구성원과 회사 사이에 맺는 계약이나 서약 또한 전자화, 자동화할 수 있는 영역입니다. 근로계약서나 연봉계약서를 수기가 아닌 전자계약 요청으로 맺는 것은 물론이고, 내용이 변경되거나 계약을 갱신한 히스토리도 flex에서 관리할 수 있습니다.
그리고 각종 계약서는 보관의 의무가 있는 것, 알고 계시죠? 근로기준법 제42조에 따르면 근로계약에 관한 중요한 서류는 3년간 보존하여야 합니다. 계약서를 하드카피로 보관한다면, 보존이나 분실의 위험에서 안전하지 못하겠죠.
자동 워크플로우
각종 요청과 할 일을 구성원에게 알려주는 것 또한 인사관리 업무의 일종인데요. flex의 자동 워크플로우를 활용하면 특정한 이벤트에 맞춰 적합한 구성원에게 요청과 할 일을 자동으로 보낼 수 있습니다. 그리고 할 일을 받은 구성원이 해당 문서를 확인했는지, 요청을 완료했는지도 한 눈에 확인할 수 있죠.
가령, 어떤 구성원이 새로 입사했을 경우에 해야 할 각종 온보딩 절차를 자동 워크플로우에 등록해두고, 구성원 입사일 기준에 맞춰 입사하는 당사자나 구성원이 속한 조직의 관리자가 할 일, 4대보험 신고 등 인사담당자가 해야 할 일을 템플릿으로 만들어둘 수 있습니다.
피플 애널리틱스
그리고 이 모든 인사데이터를 시각화해서 회사의 각종 지표를 한눈에 체크할 수 있는 피플 애널리틱스 기능이 있습니다.
회사 성장, 다양성, 보상, 근무시간과 휴가, 조직·역할·직책·직급별 비교 데이터 등 조직을 진단하고 인사 전략을 수립할 수 있는 데이터를 제공합니다. 사람이 해야 할 일은 이런 데이터를 취합하는 것이 아니라, 데이터를 바탕으로 전략을 세우는 일이어야 하지 않을까요?
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