연말정산 담당자가 가장 실수하기 쉬운 3가지

2021. 11. 1

💁‍♀️이 글은 이런 분에게 추천드려요

연말정산이 처음인 인사담당자, 대표

연말정산 대행 업체 선정을 못한 인사/급여팀

연말정산을 인하우스에서 빠르게 하고 싶은 담당자

“올해 연말정산은… 그렇게 어려운 거 아냐. 다 할 수 있어.”

순간 눈앞이 캄캄해지는 인사담당자 A씨. 그동안의 연말정산은 ‘구성원’의 입장이었죠. 홈택스에서 소득/세액 증명 자료를 다운받아 제출하면 끝났으니까요. 하지만 실무자의 연말정산은 이보다 더 복잡하고 험난합니다. 수 십 가지 항목의 소득 증명 자료를 취합하는 것은 기본이고 서류 검토에 구성원들의 문의까지…

실무자 입장에서 보는 연말정산 가이드

일단 연말정산이 어떻게 진행되는지 파악하는 게 첫 번째겠죠? 담당자가 챙겨야 할 연말정산 업무를 순서대로 정리했습니다. 연말정산이 처음인 담당자도, 대표님도 쉽게 보고 따라올 수 있을 거예요. 그 다음 파트에는 담당자가 가장 놓치기 쉬운 3가지를 짚어드릴게요.

⚠️구성원이 직접 종합소득세 신고를 하겠다고 하면 연말정산 안 해도 되지 않을까요?

👉 종합소득세 신고를 통해 근로소득에 대한 소득세를 납부하였다 하더라도 원천징수의무자(회사)가 원천징수불이행 및 지급명세서 미제출에 대한 가산세가 부과됩니다.

결론: 연말정산은 꼭 해야 합니다. (기억해두자!)

연말정산 진행 순서

step 1. 진행 일정 및 제출 자료 안내

제일 먼저 할 것은 연말정산 진행 일정과 세부 안내문 공지입니다. 구성원에게 연말정산 간소화 자료 다운로드 방법과 제출 기한을 명확히 전달해야 전체 일정에 늦지 않을 수 있습니다.

연말정산 안내문은 최근 개정세법이 반영된 주요 세액 공제 사항을 기재해 구성원이 소득/세액 공제 관련 서류를 올바르게 제출할 수 있도록 합니다. 필요하다면 구성원을 대상으로 사전 교육을 진행하는 것도 좋은 방법입니다.

step 2. 연말정산 대상자 선정

12월말 현재 연말정산을 수행할 구성원을 조직별로 파악해야 합니다. 중도 퇴사자, 신규 입사자, 휴직자 등을 파악해 이중으로 연말정산이 되거나 누락되지 않는 것이 중요합니다.

<연말정산 대상 인원 checklist>

[ ] 12월 말 현재 재직 중인 구성원 수는?
[ ] 일용근로자가 아닌 구성원은 모두 포함하였는지?
[ ] 3개월 미만 근로한 일용근로자는 연말정산에서 제외
[ ] 12월 중 신규 입사자도 포함했는지?
[ ] 이중 근무자를 포함했는지?
[ ] 다른 회사에서 근무하는 파견 근로자도 포함하였는지?
[ ] 외국 법인이 지급하여 원천징수의무가 없는 구성원은 제외하였는지?
[ ] 비거주자(외국인)도 연말정산 대상에 포함하였는지?

🤔’현재 재직 구성원’의 범위는 어디까지일까?

12월 31일 현재 재직 중인 근로자로서 일용근로자가 아닌 구성원을 뜻합니다. 여기에는 육아 휴직자 등 휴직 구성원도 포함됩니다. 여기에 연중 퇴사자와 연말 입사자의 처리가 누락되어있는지 체크하는 것도 잊지 말아야겠죠?

step 3. 연간 근로소득 확정

아래의 3가지 절차를 통해 구성원의 연말정산 분에 대한 근로소득, 4대 보험료(산재보험료 제외) 구성원 부담금, 기납부세액, 일괄공제 기부금 등을 확정해야 합니다.

연중 신고한 근로소득의 집계
근로소득에 해당하는 금액의 추가 반영
이중 근무자, 중도 입사자의 근로소득 합산

step 4. 소득·세액공제 신청서 및 증명 자료 검토

공제 요건에 맞게 구성원들이 서류를 제출했는지 체크합니다. 제출 항목이 빠져 있거나, 요건에 부합하지 않는 경우 피드백을 통해 보완 요청을 합니다. 이 때, 연말정산 간소화 서비스에서 제공되지 않는 세액 공제 증명 서류를 취합할 수 있도록 챙기는 것이 중요합니다.

step 5. 연말정산 세액 계산 및 급여 반영

구성원이 제출한 서류(소득/세액 공제 신고서, 증명 서류)를 검토 후, 연말정산 세액 계산을 진행합니다. 이후, 구성원이 각자의 추가 납부세액(또는 환급세액)을 확인하고 이상이 없다면 근로소득 원천징수영수증을 발급합니다.

* 연말정산 결과 값은 2월 급여분에 반영하도록 합니다. (환급받을 세액은 추가 지급, 납부해야 할 세액은 추가 징수)

step 6. 지급명세서 제출 및 수정 신고

근로소득에 대한 연말정산분을 원천징수이행상황신고서에 반영하여 귀속 근로소득 지급명세서와 함께 원천징수 관할세무서에 제출합니다. 이 때 지급명세서를 잘못 신고해 세액을 추가 납부(또는 환급) 받고자 할 경우, 수정 신고를 거쳐 조치할 수 있습니다.

연말정산 담당자의 멘붕 상황 3가지

Q. 누락되었거나 잘못 제출한 서류는 없나요?

‘나홀로’ 인사담당자거나 연말정산 업무 인력이 부족한데 챙겨야 할 구성원은 몇 백명이라면? 문제는 심각해집니다. 모든 대상자가 항목 별로 빠짐없이 자료를 제출했는지 체크하고, 누락된 서류가 있으면 일일이 찾아가서 독촉하고 또 확인하는 과정을 수십 번 반복해야 하거든요. 대행업체에 맡기면 구성원과 대행업체, 커뮤니케이션 리소스는 2배로 늘어나면서 업무 처리가 더 늦어질 수 있습니다.

Q. 공제 항목, 공제율, 공제 한도까지 체크했나요?

많은 인사담당자가 어려워하는 부분이 ‘공제 요건’입니다. 담당자가 세액 공제 요건을 정확하게 알고 있어야 증명 서류를 제대로 검토할 수 있거든요. 혹시라도 중복 공제가 발생하거나 과다 공제를 한 경우, 불성실 가산세를 내야 합니다. 또 잘못된 추가 납부나 환급으로 인해 구성원이 피해를 입는 문제까지 생길 수 있어요.

Q. 지급명세서는 틀린 곳 없이 신고했나요?

연말정산의 마지막 관문, 바로 지급명세서 신고입니다. 이 때 담당자 분들이 실수하는 부분이 명세서 작성인데요. 수기로 작성할 경우, 작업량도 상당할 뿐더러 휴먼 에러로 인한 작성 오류가 발생할 수 있습니다. 만약, 제출한 지급명세서가 불분명하거나 기재된 지급 금액이 사실과 다른 경우 마찬가지로 불성실 가산세를 징수하게 됩니다.

막막하고 복잡한 연말정산
flex에서는 쉽고 단순해집니다.⚡

담당자의 일을 줄여주는 시스템

누락된 서류가 있는지 일일이 확인하는 반복 노동은 이제 그만. flex 연말정산은 대상자 여부 확인은 물론, 구성원별 신고 내용과 진행 절차도 대시보드에서 바로 체크할 수 있어요. 한 눈에 현황을 볼 수 있으니 검토는 빨라지고, 업무 기간은 더 단축되겠죠? 구성원이 자료를 직접 업로드하기 때문에 별도로 자료를 입력할 필요도 없어요.

잘못 제출된 자료가 많다고요? 한 명 한 명 찾아가서 ~~아니 수 십번 설명한 걸 또~~설명하고 요청하지 않아도 됩니다. 클릭 한 번으로 수정 요청을 발송하면 되니까요. 증명 서류를 한 번에 다운로드할 수 있어 정리도 간편해요. 이걸로 연말정산의 절반은 끝난 셈이에요. 자료 입력과 취합이 모두 쉬워졌으니까요.

계산이 필요 없는 연말정산 결과

공제 요건과 한도, 세율에 맞게 flex의 연말정산 시스템이 예상 세액을 알려줍니다. 구성원이 신고와 자료 제출만 완료하면 각자의 화면에서 확인할 수 있어요. 수 백 가지 공제 항목과 요건을 달달 외워야 하는 고통에서 벗어난 거죠. 연말정산에 대한 교육 없이도 누구나 정산 업무를 할 수 있다는 게 flex의 장점이에요. 얼마 더 받는지(혹은 내는지) 빠르게 확인할 수 있으니 구성원의 만족도는 올라가겠죠?

마지막 신고까지 빠르고 정확하게

연말정산의 최종 단계, 지급명세서를 ‘전자신고용 파일’로 손쉽게 제출해보세요. 이제 더 이상 빼곡한 내용을 수기로 작성하지 않아도 됩니다. 구성원이 신고 자료 제출을 완료하면 연말정산 결과와 동시에 자동으로 지급명세서 신고 파일을 생성할 수 있어요. 사람이 작성하는 게 아니라서 지급 금액을 틀리게 기재하거나 항목을 빠뜨릴 일도 없어 안심입니다.