스마트 오피스 도입을 위한 체크리스트

‘스마트’는 마법의 접두어입니다. 스마트라는 접두어가 붙은 말들이 이미 우리 생활을 지배하고 있어요. 스마트폰, 스마트카 같은 물건부터 스마트 하우스, 스마트 팩토리, 스마트 그리드, 스마트 시티 같은 비교적 거대한 개념까지, 이렇게 가다간 스마트하지 않은 그 어떤 것도 이 세상 위에 남아나지 않을 기세입니다. 스마트의 임팩트는 기존에 우리가 알고 있던 개념이 스마트하지 않았던 것일수록 더 커집니다. 원래부터 조금은 스마트했던 리모컨이나 스위치보다는 의외의 무엇이 스마트해질 때 임팩트가 커져요.

그렇게 생각해보면 ‘스마트 오피스’는 어떤가요? 기존의 오피스는 스마트했나요? 스마트했다기 보다는 당연한 개념이었습니다. 중심 업무 지구 어딘가에 자리 잡고 있는 게 당연했고, 정해진 출근과 퇴근 시간에 맞춰 오고 가는 것이 당연했고, 사람들이 가득 찬 대중교통에 몸을 싣는 것이 당연했고, 그 수고를 덜 수 있는 위치의 집값이 비싼 게 당연했죠.

스마트 오피스란?

스마트 오피스는 당연함을 근거로 사회 전체가 감수하던 불편에 대한 해답입니다. 혁신은 당연함에 대한 도전에서 시작된다고 누군가 말하지 않았나요? 한경 경제용어사전에서 정의하는 스마트 오피스는 ‘회사의 구성원이 주거지 근처에서 원격 근무할 수 있는 전용 사무실로 화상회의시설, 육아 시설 등이 갖춰집니다. 아이나 집안일로 방해받을 수 있는 재택근무와 달리 업무에만 전념하도록 일반 사무실과 비슷하게 꾸며진’다고 합니다.

2010년 이전부터 경제 용어사전에도 개념으로 존재해왔던 스마트 오피스는 언택트(Untact)를 지향하는 사회적 분위기에 힘입어 많은 기업이 일하는 방식을 바꾸면서 현실의 수면 위로 떠오르고 있습니다. 현대건설, SKT, LG전자, 포스코 등 대기업부터, 플랫폼사, 스타트업, 공공기관까지 스마트 오피스 도입이 확산되고 있습니다.

스마트 오피스 도입의 결과는 어떨까요? SK텔레콤이 자사 스마트 오피스에 근무 중인 구성원 300명을 대상으로 설문조사를 한 결과 80%가 워라밸 만족도가 향상되었다고 답했고, 소통과 협업이 증가했으며 집중도도 향상되었다고 답했다고 합니다. 스마트 오피스의 이점은 대체로 다음과 같습니다.

• 생산성 효율화: 업무 외적으로 투입하는 노동 시간을 효율화해서 시간 대비 효율 극대화
• 리스크 감소: 밀집된 근무 환경에서 벗어나 코로나19 등 사회적 이슈에 유연하게 대응
• 조직 문화 개선: 어디서 일할지를 기업이 아닌 구성원이 선택하는 유연한 기업 문화 확보
• 인재 채용: 채용 시장에서의 경쟁 우위를 통해 인재 확보에 용이

스마트 오피스 도입을 위한 체크리스트

스마트 오피스는 어디까지나 구성원의 근무 조건을 더욱 유연하게 개선하기 위한 제도인 만큼, 사전에 충분한 검토가 필요합니다. 또한 스마트 오피스 도입의 효과를 극대화하기 위해서는 인프라, 오피스 공간, 일하는 방식 등 갖춰야 할 조건도 다양합니다. 구체적으로는 어떤 것들이 있을까요? 체크리스트로 살펴봅니다.

인프라

✔️ 유연한 근무 시간과 연차 등을 운영할 수 있는 근태 시스템이 갖춰져 있는가?

✔️ 비대면으로 사내 커뮤니케이션과 의사결정이 가능한 전자결재 시스템이 있는가?

✔️ 회의를 대체할 협업툴, 메신저 등을 갖추고 있는가?

✔️ 회사와 구성원 사이의 계약을 비대면으로 요청하고 체결할 수 있는가?

✔️ PC, 모바일로 연동할 수 있는 시스템을 사용하고 있는가?

오피스 공간

✔️ 좌석 선택에 구성원의 자율적 권한이 있는가?

✔️ 각자 자리에서 구성원 간 소통은 원활한가?

✔️ 상황과 위치에 따라 선택할 수 있는 다양한 업무 공간이 있는가?

✔️ 목적에 맞는 회의 공간과 휴식 공간을 갖추고 있는가?

✔️ 조직 개편과 일하는 방식에 맞춰 오피스 배치 변경이 용이한가?

일하는 방식

✔️ 출퇴근 시간과 휴가 사용을 구성원이 자유롭게 선택할 수 있는가?

✔️ 평가 및 목표 관리는 다양한 방식을 통해 합리적으로 진행되는가?

✔️ 빠른 의사결정을 위해 구성원에게 충분히 권한이 위임되어 있는가?

✔️ 팀과 구성원 사이의 협업과 소통이 원활한가?

✔️ 불필요한 대면 회의를 줄이는 것에 대한 공감대가 형성되어 있는가?

스마트 오피스와 flex

스마트 오피스 도입에 있어 가장 저지르기 쉬운 실책은, 새로운 제도를 도입하면서 기존 관리 감독 관점에 기반한 운영 방식을 버리지 못하는 것입니다. 스마트 오피스를 위한 IT 인프라를 구축할 때 중요한 것은 기능적으로 관리 감독과 운영이 가능한지의 여부가 아닙니다. 데이터 분석을 기반으로 구성원이 실제로 효율적으로 일하고 있는지를 알 수 있는지가 더 중요합니다. 스마트 오피스와 함께 flex를 도입할 경우, 어떤 방식으로 시너지를 만들 수 있을까요?

데이터에 기반한 거점 지역 선정

스마트 오피스 또한 실효성이 있으려면 결국 구성원의 거주지와 밀접한 거점 지역을 선정하는 것이 중요합니다. flex의 인사이트 기능을 통해 구성원의 거주 지역 분포를 파악하고 최적의 입지를 선정할 수 있습니다.

인사이트를 통한 업무 효율성 분석

또한, 조직, 직군, 직책, 직위별로 특정 기간의 근무 데이터를 시각화된 대시보드 형태로 확인할 수 있습니다. 또한 기간별 분석이 가능해 근무 현황과 업무 결과를 대조해 얼마나 효율적으로 일했는지 분석할 수 있죠.

다양한 형태의 근무 정책 지원

flex에서는 원격 근무, 출장, 외근 등 다양한 형태의 근무 정책을 회사의 일하는 방식에 맞게 설정하고 운영할 수 있습니다. 또한 구성원들의 근무 현황을 웹과 모바일에서 직관적으로 확인할 수 있어 물리적으로 떨어져 있어도 효율적으로 협업할 수 있습니다.

직관적인 근무 시간 관리

구성원 스스로 근무 시간을 계획하고 운영할 수 있도록 직관적인 화면을 제공합니다. 다양하게 생성한 근무 정책을 모바일에서도 간단히 선택, 신청할 수 있고 주별 근무 현황을 통해 업무를 배분하고 일정을 관리할 수 있습니다.

모바일에서 이루어지는 HR

모바일 지원은 스마트 오피스 운영에 있어 필수 요건입니다. 전자계약 체결, 급여명세서 확인, 재직증명서 요청, 상시 피드백과 인정을 비대면으로, 모바일에서 할 수 있습니다. 문서를 PDF 형태로 내려받는 것 또한 가능합니다.

스마트 오피스 도입을 검토하고 있거나, 일하는 방식을 어떤 형태로든 더 유연하게 하기 위한 고민을 하고 있나요? 공간과 일하는 방식을 개편하는 것도 중요하지만, 회사 문화와 정책 방향성에 맞는 적합한 IT 서비스 도입을 통한 업무 경험의 개선 또한 수반되어야 합니다. 아래 링크에서 flex 도입 문의를 남겨보세요. 서비스 무료 체험과 컨설턴트의 상세한 안내를 통해 성공적인 디지털 전환을 도와드립니다.

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