연차 휴가 사용 촉진이 어려운 3가지 이유

7월이 다가오고 있습니다. 보통 7월하면 뜨거운 한국의 여름이 본격적으로 다가오는 시기라고 생각할 수 있지만, 인사담당자에겐 그보다 더 뜨거운 이슈가 있습니다. 바로 연차 휴가 사용 촉진 제도. 말만 들어도 뜨겁지 않나요? 이미 뜨거운 경험을 하고 있는 분도 계실 거고요.

혹시 이게 무슨 의미인지 잘 모르신다면 지금 그 자리가 가장 뜨거운 곳일지도 모릅니다. 왜 그런지 같이 알아볼까요?

연차 휴가 사용 촉진 제도?

연차 휴가 사용 촉진 제도는 연차 휴가 사용 기간이 만료되기 6개월 전에 구성원에게 서면으로 미사용 연차 휴가를 사용할 것을 요청하는 제도입니다.

만약 구성원이 연차 사용 시기를 서면으로 제출하지 않을 경우, 회사가 사용 시기를 지정해줘야 합니다. 회계 연도(1월 1일) 기준으로 연차를 부여하는 회사는 7월 1일~7월 10일 안에 연차 사용 계획 작성을 구성원에게 요청해야 해요.

연차 휴가 사용 촉진 제도를 통해 회사가 연차 사용을 촉진하면, 구성원의 자유로운 휴가 사용을 장려할 수 있다는 장점이 있죠. 물론 회사 입장에서도 아주 큰 메리트가 있습니다. 바로 구성원의 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무가 사라진다는 점이죠. 물론 법과 절차에 맞게 연차 휴가 사용 촉진을 잘 실행했을 때의 얘기지만요.

연차 휴가 사용 촉진, 어려운 이유

하지만 근로기준법에 맞춰 연차 휴가 사용 촉진 활동을 시행하는 데는 우리의 삶이 늘 그렇듯 여러 가지 어려움이 존재합니다. 누군가는 말합니다. 어려운 이유, 못할 이유를 대는 건 쉽다고요. 그런데 이건 정말 어려워요. 우선 연차 휴가 사용 촉진 일정을 간단히 표로 정리한 이미지를 살펴볼까요?

첫 번째 이유. 절차의 복잡성

이미지로만 봐도 그리 간단하진 않아 보입니다. 당장 다가올 7월부터 올해 말까지 꽤 많은 여정이 남아 있는 것처럼 보이죠?

1. 연차가 소멸되기 6개월 전인 7월 1일부터 10일까지 회사는 구성원에게 연차 사용 계획을 제출하도록 촉구해야 합니다.
2. 7월 10일 이후부터 20일까지 구성원은 회사에 연차 사용 계획을 제출해야 합니다.
3. 7월 20일 이후부터 연말까지 연차 사용 계획을 제출한 구성원은 잔여 휴가를 사용합니다.
4. 연차 사용 계획을 제출하지 않은 구성원에게는 7월 20일 이후부터 연차가 소멸되기 2개월 전인 10월 31일까지 회사가 연차 사용 시기를 지정해 통보해야 합니다.

불가능한 미션은 아닙니다. 구성원의 잔여 연차와 연차 사용 계획 일정을 대조하고, 계획서 제출 여부를 챙기고, 제출하지 않은 구성원에게 통보하고, 잔여 휴가를 사용하도록 촉진하면... 가능합니다.

회사 구성원 수가 얼마나 되는지, 구성원이 얼마나 협조적인지에 따라 체감하는 업무의 강도가 달라지긴 하겠죠. 물론 이 과정에서 실수로 절차를 빠뜨리거나 하면 법에 맞게 연차 사용 촉진을 하지 않은 것으로 간주됩니다.

두 번째 이유. 연차 부여 기준이 입사일이면?

위에서 설명한 절차와 이미지는 1월 1일 회계일 기준으로 연차를 부여하는 경우입니다. 만약 연차를 입사일 기준으로 부여하고 있다면 이야기가 조금, 아니 많이 달라집니다. 연차 사용 촉진 제도에서 정한 각 절차의 시기는 연차 소멸 시점에 맞춰져 있는데, 구성원이 한날 한시에 전원 입사한 경우가 아니라면 입사일 기준에 따라 연차 소멸 시점도 제각각이기 때문입니다.

입사일이 다른 모든 구성원의 연차 소멸 6개월 전, 2개월 전 시점에 맞춰 연차 휴가 사용 촉진 제도를 시행하고 그 사이에 실제 연차 사용 촉진 활동까지 완벽하게 법에 맞게 진행한다? 이건 안타깝지만 불가능에 가깝다고 볼 수 있습니다. 구성원이 소수라고 하더라도요.

세 번째 이유. 입사 1년 미만 구성원은?

신규 입사가 잦은 회사라면 또 다른 문제가 있습니다. 바로 입사 1년 미만 구성원은 또 다른 기준이 존재하기 때문입니다. 1년 이상 재직 구성원과는 달리 6개월 전에 연차 사용 계획을 요청하는 것이 아니라, 입사 1년 미만 구성원에게는 연차 소멸 3개월 전과 1개월 전 시점에 각각 연차 사용 계획 작성을 요청해야 합니다.

많은 인사담당자들이 쉽게 놓치는 부분이기도 하고, 때로는 1년 이상 재직자와 동일한 일정으로 처리하는 경우도 많습니다. 그렇게 하면 역시 법에 맞게 연차 사용 촉진을 하지 않은 경우가 되죠. 안 하느니만 못하게 됩니다. (참고: 근로기준법 제61조 연차 유급휴가의 사용 촉진)

연차 휴가 사용 촉진, 자동화할 수 있다면?

위에서 설명한 절차 외에도 구성원이 휴가 사용 시기를 지정하고도 출근한 경우, 회사가 구성원의 노동을 거부하는 노무 수령 거부 의사를 명확하게 표시해야 하는 등 일일이 설명하기 어려운 디테일들도 많습니다. 여기까지 오면 사실 이 제도가 누구를 위한 것인지 헷갈릴 지경입니다.

잠깐 상상해볼까요? 연차 휴가 사용 촉진의 복잡하고 지난한 모든 과정을 모두 자동화할 수 있다면 어떨까요. 입사일 기준이든, 회계일 기준이든, 입사 1년 미만 구성원이든 각자의 연차 소멸 시점에 맞춰서 시기에 맞게 필요한 업무가 자동으로 진행되는 거죠. 연차 휴가 사용 촉진으로 고민하다 이 글을 보고, 여기까지 읽으셨다면 아주 운이 좋으시네요. flex의 스마트 연차 촉진을 알게 되실 테니까요.

스마트 연차 촉진 설정

flex의 스마트 연차 촉진은 간단한 설정만으로 연차 휴가 사용 촉진을 법에 맞게 자동화할 수 있도록 도와드립니다. 아래 이미지를 봐주세요. 위에서 복잡하게 설명했던 촉진 과정이 설정 화면 하나에 모두 정리되어 있죠?

구성원도 쉽게 연차 휴가 사용 계획 작성

연차 휴가 사용 촉진은 인사담당자만 편리하다고 끝나는 게 아니죠. 구성원 또한 연차 휴가 사용 계획을 손쉽게 작성할 수 있어요. 본인의 잔여 연차를 한눈에 확인하고, 일정을 캘린더에서 선택하고 제출하면 끝이에요. 이 문서를 엑셀이나 수기로 작성하고 받는다고 생각하면... 쉽지 않죠?

연차 사용 계획 제출 현황도 한눈에

연차 사용 계획을 누가 제출했고, 하지 않았는지 파악하고 하지 않았다면 제출 기한 내에 제출하도록 독려하는 것 또한 많은 커뮤니케이션 비용이 드는 일이죠? flex의 스마트 연차 촉진에서는 구성원 별 연차 사용 계획 제출 현황 또한 한눈에 확인할 수 있어요. 해당 화면에서 작성을 바로 요청하거나, 기한 내에 제출하지 못한 구성원의 연차 사용 계획을 대신 작성할 수도 있죠.

어때요? 얼마 남지 않은 이번 연차 휴가 사용 촉진은 flex의 스마트 연차 촉진으로 가볍게 준비해보는 거예요. 다가오는 7월과 뜨거운 여름을 연차 휴가 사용 촉진이 아닌 좀 더 우리에게 의미 있는 일로 채울 수 있지 않을까요?

지금도 늦지 않았습니다. 아래 링크에서 flex 무료 체험을 신청하고 스마트 연차 촉진과 HR 업무의 모든 기능을 갖춘 진짜 HR 플랫폼을 경험해보세요.