결재 실수 ‘0’건인 회사의 비대면 협업 비결 : 핸디즈 김가영 HR 매니저

호텔의 서비스 노하우와 에어비앤비의 높은 자유도를 결합한 여행, 궁금하지 않으세요? 2015년, 에어비앤비 클리닝을 시작으로 ‘누구나 원하는 곳에서 원하는 방식으로 원하는 만큼 삶을 누릴 수 있는’ 숙박 경험을 만드는 회사, 핸디즈를 소개합니다. 고객 니즈가 다양한 업인 만큼, 발생하는 인사 업무 이슈도 각양각색인데요. 결재 양식부터 인사 정책까지, 문제를 해결하기 위해 업무의 틀을 바꿔나가는 능동형 HRer, 헤라 매니저를 만나봤습니다.

🚀 핸디즈는 어떤 회사?

호텔처럼 깔끔하고, 내 집처럼 편안한 아파트형 호텔 브랜드 ‘어반스테이’를 운영하는 스타트업이며, 에어비앤비 공식 파트너사입니다. 부산 광안리를 시작으로 현재까지 전국에 총 7개 지점, 약 1,000여 개의 객실을 운영 중입니다. “누구나 원하는 곳에서 원하는 방식으로 원하는 만큼 삶을 누릴 수 있도록 하자.”를 모토로 호텔의 전문성과 에어비앤비의 자유로움을 결합한 여행 경험에 집중하고 있습니다.

스타트업 HRer가 되기로 마음먹다💪

플렉스팀(이하 ‘플’): 안녕하세요. 매니저님! 소개 먼저 부탁드릴게요.

헤라: 안녕하세요. 핸디즈 경영지원팀의 헤라입니다. 핸디즈에 오기 전에는 디스플레이 관련 장비 제조사에서 인사 총무팀으로 5년 동안 근무했네요. 아직 핸디즈에 합류한 지 3개월밖에 안 된 뉴페이스에요! 채용 전반과 급여, 그 외 인사 관리 업무를 맡고 있습니다.

플: 멀티 플레이어로 활약 중이시네요. 이번이 스타트업으로의 첫 이직인데요. 핸디즈를 선택하신 이유는 무엇인가요?

헤라: HR 커리어를 시작한 계기부터 말씀드리면, 회사 내에서 모든 부서와 유기적으로 연결되어 있고 많은 사람과 소통하며 일하는 업무의 매력을 느껴서였어요. 처음에는 비정규직 채용과 급여 담당을 시작으로 점차 업무 범위를 넓혀 전사 임직원 급여 및 채용, 조직 관리, 근태 관리 등을 담당했습니다.

스타트업으로 이직을 결정한 이유는 주도적인 업무 방식과 스스로 의사 결정을 내릴 수 있는 자율성이었어요. 마침, 핸디즈에서 처음 인터뷰 볼 때 그런 분위기를 느낄 수 있어서 망설임 없이 합류를 결정했습니다.

플: 구성원이 적극적으로 의견을 제시하고 일을 이끌어가는 분위기군요.

헤라: 모두 수평적인 구조에서 의사소통하며 일하는 문화가 신선하게 다가왔어요. 이전 직장에서는 탑다운으로 내려오는 지시에 맞춰 일하는 방식이었으니까요. 핸디즈에서는 본인이 의사를 자유롭게 표현할 수 있고, 그것이 바로바로 피드백을 거쳐 업무 프로세스나 회사의 경영 방식에 반영된다는 점이 매력이에요. 일에 대한 동기부여도 스스로 만들어가는 점 또한 장점이라고 생각합니다.

핸디즈는 수평적인 소통과 빠른 피드백 문화로 구성원들의 업무 성취도가 높다.

호텔과 에어비앤비의 매력을 동시에🏡

플: 에어비앤비 클리닝으로 시작해 숙박 비즈니스로 확장 중이라고 들었어요.

헤라: 핸디즈는 2015년에 에어비앤비 클리닝 서비스로 시작한 회사에요. 지금은 클리닝과 장소 컨설팅 경험을 쌓아 ‘어반스테이’라는 차별화된 숙박 서비스를 제공하고 있습니다. 어반스테이는 호텔의 청결함과 전문성, 그리고 에어비앤비의 자유로움을 결합한 생활형 숙박 시설입니다.

호텔 투숙은 전문적인 케어 서비스를 받을 수 있지만, 취사나 요리 등 내 집처럼 자유도 높은 활동을 하기 어렵다는 단점이 있죠. 규격화된 룸 형태의 공간 구성도 그렇고요. 어반스테이는 주방 시설을 제공해 여행객들이 원하는 저녁 시간을 만들 수 있어요. 여기에 전문 매니저의 클리닝을 통해 호텔과 같은 수준의 룸서비스를 받게 됩니다.

플: 기존 숙박 시설의 장점을 잘 모아 구성한 것이 셀링 포인트네요. 코로나로 인한 여파가 있을 텐데 어떻게 준비하고 계신가요?

헤라: 어반스테이의 또 다른 장점 중 하나가 언택트 서비스에요. 숙박 시설은 다양한 여행객들이 오가는 곳이고, 또 관리하는 근무자들의 접촉도 잦은 공간이라 이런 이슈에 민감하죠. 핸디즈는 비대면 체크인/체크아웃 기능을 도입해 언택트로 객실 안내를 받을 수 있도록 했어요. 필요한 문의는 메시지로 소통하는 모바일 프런트를 운영해 투숙객들의 만족도도 높습니다.

제주 연동점과 더불어 투숙객 만족도가 높은 르컬렉티브 부산 숙소의 오션뷰

다양한 구성원의 일이 유기적으로 돌아가려면⚙️

플: 숙박 위탁 운영이 주 업무라 구성원들의 근무 형태도 일반 회사랑 다를 것 같아요.

헤라: 근로 형태에 따라 여러 근무 제도를 관리하는 점이 핸디즈 HR 업무의 특징이에요. 온라인에서 오프라인으로 이어지는 숙박 경험을 설계하려면 수많은 구성원의 노력이 필요하거든요. 특히 지점 현장에서는 객실 클리닝과 세팅을 맡는 분들이 계신데 초단기간 근무, 단기 파트타이머, 프리랜서 매니저, 기간제 계약직 등 다양한 형태로 일하고 있어요.

플: 근무 형태가 많다보니 인사 관리의 복잡도도 높아지겠네요.

헤라: 덕분에 거의 모든 형태의 근로 계약 업무를 경험하는 것 같아요. 원래라면 근무 유형이 워낙 많아 근태 체크를 손도 못 댔을 텐데, flex의 근태 관리 기능이 있어 손쉽게 관리할 수 있게 되었습니다.

지점 별로 떨어져 근무하기 때문에 업무 커뮤니케이션도 아주 중요한데요. 구성원의 소속감과 방향성 공유를 위해 한 달에 한 번, 비대면 타운홀 미팅을 가지고 있습니다. 각 팀의 업무 공유뿐 아니라 구성원 각자의 의견을 활발하게 나눌 수 있고요. 그에 대한 피드백도 바로 주고받아 업무에 적용하는 추진력이 팀의 리듬을 더 활기차게 만드는 것 같습니다.

비대면 전사 미팅을 통해 지점별 이슈 공유와 피드백을 주고받는 리듬이 빠르다.

플: 현장 업무 특성상, 다양한 이슈에 대응하는 업무 리듬이 중요할 것 같아요. HR팀은 어떻게 일하고 있나요?

헤라: 통상적으로 진행하는 채용, 급여 정산, 조직 관리, 교육 업무 외에 주간 회의를 통해 새롭게 발생하는 HR 이슈를 해결하고 있어요. 근무 가이드를 만들거나 업무 프로세스를 새로 기획하고 진행하는 일들이 많습니다. 지점 별로 처리할 결재 업무도 많고, 근무 유형도 다양해서 일반 회사의 인사 업무보다 더 유연하게 대응하는 순발력이 중요하죠. 다행히 flex 덕분에 많은 업무를 수월하게 진행할 수 있어 좋습니다.

게다가 폭넓은 분야의 HR 업무를 경험할 수 있는 점이 마음에 듭니다. 아이디어부터 실행까지 직접 부딪히면서 성장하는 시간도 기대한 부분이고요. 팀장님과 저 단둘이 일당백을 하고 있는데, 힘들지만 즐거워요. 하루하루, ‘내가 성장하고 있구나’를 체감하는 것 같아요.

주니어지만 일당백을 소화하고 있는 만능 HRer 헤라님

업무는 효율적으로, 이슈 대응은 빠르게🚀

플: 마침 flex 이야기를 해주셨는데요. 어떤 기능이 주로 도움이 되었는지 궁금하네요.

헤라: 워크플로우급여 정산 기능이 매우 편리해서 유용하게 활용하고 있습니다. 특히 워크플로우를 통해 결재 양식을 매우 간단하게 만들 수 있고, 우리 회사에 맞게 커스터마이징 할 수 있다는 점이 매력인 것 같아요. 숙박 서비스 특성상 각 지점의 결재 이슈를 빠르게 대응해야 하는데 워크플로우로 바로 처리할 수 있어 만족스럽습니다. 결재 히스토리도 워크플로우로 쉽게 체크할 수 있어 편해요.

급여도 flex에 등록한 인사 정보와 근태 현황이 자동으로 정산에 반영돼 업무 리소스가 절약됐어요. 정산 결과도 정확해 훨씬 마음 놓고 일할 수 있고요. 추가로 flex에서 인사 컨설팅도 진행해주셔서 큰 도움이 되었어요. 단시간 근로자와 초단시간 근로자, 프리랜서 등 다양한 근무 유형에 맞는 수당 문의부터 파트 타이머 같이 특수한 형태의 근로 계약 방법, 계약서 문구 표기 등 복잡한 인사 관리 문제를 손쉽게 해결할 수 있었습니다.

flex에서는 인사 정보와 근태 현황이 급여에 자동 반영돼 올인원 인사 관리가 가능하다.

플: 서비스가 성장하면서 효율적인 인사 관리 니즈도 크셨을 것 같아요.

헤라: 맞아요. 어반스테이를 비롯한 비즈니스 전반에 걸쳐 규모가 커지면서 신규 입사자도 늘어나고, 더는 수기로 인사 관리를 할 수 없다고 판단했어요. 제가 막 입사할 당시에 flex를 도입한 지 한 달이 되었는데 정말 일당백으로 인사 업무를 할 수 있다는 걸 느낄 수 있었죠.

구성원들도 업무를 더 간편하고 직관적으로 처리할 수 있어 좋다는 반응이에요. 슬랙 메신저에 flex가 연동되어 누가 결재를 올리면 바로 확인할 수 있으니까요. 예전에는 메일로 주고받고, 수정 요청하는 것도 시간이 걸렸는데 말이죠.

플: 이전 회사에서도 다양한 인사 업무 툴을 써보셨을 텐데 어떤 점이 달랐나요?

헤라: 전 직장은 규모가 큰 제조업이었는데 기능별로 툴을 쓰고 있었어요. 인사관리는 자체 개발 ERP에 전자 결재 따로, 급여 관리 따로였죠. 그러다 보니 한 가지 변경 사항이 생겨도 각각 따로 관리해야 하는 부분이 비효율적이었어요.

반면, flex는 인사 관리, 근태 관리, 워크플로우, 급여 정산을 한 플랫폼에서 통합 관리할 수 있어 업무가 편하고 효율적이에요. 구성원의 인사 데이터 등록이 쉽기 때문에 여러 기능에 인사 정보가 연결되어 따로 관리할 필요도 없고요. 급여도 변경한 정보에 맞게 알아서 적용되는 점이 저에겐 가장 큰 장점입니다. 이미 다른 스타트업으로 이직한 지인에게 flex 도입을 추천했어요. 점점 고도화된 HR 업무를 해야 하는데 고민하지 말고 빨리 도입할수록 좋은 것 같습니다.

플: 더 좋은 경험으로 보답할 수 있도록 flex도 노력하겠습니다. 마지막으로 헤라님에게 인사란 무엇인가요? 생각 들으면서 마치도록 할게요.

헤라: 본인의 업무에 마음 편히 집중할 수 있는 환경을 제공하고, 성과에 맞는 보상을 받을 수 있게 하는 것이 인사라고 생각합니다. 대단한 노하우는 아니지만 저는 구성원들이 생각, 고민 등을 털어놓고 함께 이야기할 수 있는 인사담당자가 되려고 노력해요. 많은 사람이 하루의 대부분을 회사에서 보내잖아요. 구성원 중에 누구라도 회사가 불편하고 출근하기 싫다고 느끼는 순간, 조직이 잘못 운영되는 거라고 생각해요. 그래서 오늘도, 최대한 귀를 기울이고 이야기를 듣는 것에 집중하고 있습니다.

핸디즈는 프론트엔드 개발, 마케팅 직군에 걸쳐 함께 성장하고 싶은 동료를 기다리고 있습니다. 호텔 및 여행 등에 대한 트렌드에 관심 있는 분이라면, 새로운 방식의 여행 경험으로 한국의 에어비앤비를 만들고 싶은 인재라면, 지금 조인하세요!

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