출퇴근 기록, 우리 회사는 어떤 게 맞을까? (근태관리 방법 비교)

유연한 출퇴근 관리가 필요한 요즘 ‘하이브리드 근무’

미국 여론조사기관 갤럽은 ‘2024년 리더들이 주목해야 할 직장 동향’ 보고서에서 사무실 근무(대면)와 원격 근무를 병행하는 하이브리드 근무가 앞으로도 지속될 거라는 전망을 밝혔습니다. 직장인 1만 8천여명 중 약 60%가 하이브리드 근무를 선호한다고 응답했어요. 니컬러스 블룸 스탠퍼드대 경제학과 교수는 “하이브리드 근무가 정착되면 기업은 사무실 유지비와 퇴사율을 낮출 수 있고, 직원은 효율적인 업무 및 출퇴근 시간 관리가 가능해진다.”라고 말했습니다.

하이브리드 근무 트렌드가 자리잡으면서 근태관리, 그 중에서도 출퇴근 기록과 관리가 더욱 중요해졌는데요. 재택, 외근 등 다양한 유형의 원격 근무를 관리해야 하기 때문이죠. 주 52시간 근무제 도입 이후로 구성원의 근태관리가 HR 담당자의 주요 과제가 되었고, 이제는 조직의 일하는 방식과 문화를 결정지을 만큼 핵심적인 HR 제도로 자리 잡았습니다.

이런 상황에서 많은 HR 담당자 분들이 다양한 방법으로 근태관리를 하고 계실텐데요. 이번 포스팅에서는 다양한 출퇴근 관리 방법의 장단점을 함께 알아보고 우리 회사에 맞는 근태관리의 조건은 무엇인지 살펴보겠습니다.

출퇴근 기록 방식과 종류 살펴보기

엑셀 및 수기 관리

장점

• 소프트웨어나 새로운 툴의 별도 학습 없이 사용이 가능하다.
• 엑셀 수식을 활용해 다양한 유형의 근무 시간 계산 용이
• 유연한 근무 기록 수정 및 변경 가능

단점

• (수기 작성) 대리 서명 등 출퇴근 기록의 신뢰도 의심
• (수기 작성) 실시간 출퇴근 현황 확인이 어려움
• (수기 작성) 수기 기록과 실제 근무 시간이 맞는지 확인 불가능
• 근태 기록의 데이터 수동 업로드 → 누락 및 오기입으로 정확성 의심, 임금 지급 문제 발생
• 관리자의 근태 관리 업무 과부하 → 수동 데이터 입력, 기록 변경 시 일일이 대조 및 수정 작업 진행

메신저나 수기로 출퇴근 기록을 하면 엑셀, 구글 스프레드시트 프로그램을 활용하는 근태 관리 방식입니다. 대중적으로 쓰여지는 방식으로, 항목별 시간(날짜, 시간 등)을 기입하면 수식(함수)을 활용해 근무 시간을 계산합니다.

엑셀이나 구글 스프레드시트는 데이터 수정이 쉽다는 장점이 있는 반면, 기록을 일일이 수기로 입력하다보니 누락이 발생하거나 담당자의 휴먼 에러로 잘못 입력하는 문제가 생길 수 있습니다. 근태관리의 핵심은 데이터 정확성인데 수기 관리는 다른 출퇴근 기록 방식보다 단점이 두드러집니다. 근태관리는 임금 지급과도 직결된 사항이기 때문에 출퇴근 기록이 실제 근무 시간과 맞지 않는다면 모든 출퇴근 기록을 다시 점검하고, 심지어 급여 계산도 다시 해야 하는 불상사가 발생할 수 있습니다.

구성원의 연차 계획, 재택/외근 일정 등이 바뀔 때마다 그 때 그 때 시트를 대조해서 수정해야 하기 때문에 관리자(HR 담당자) 업무에 과부하가 걸리는 비효율도 잦아지죠. 출퇴근 및 근태관리는 루틴하게 발생하는 상시 업무라 최대한 효율적으로 관리할 필요가 있습니다.

사원증&지문 태그

장점

• 태깅으로 정확한 사무실 출입 데이터 확보
• 실시간 출퇴근 현황 파악 가능
• (지문 인식의 경우) 구성원 본인의 생체 기록으로만 인증 가능

단점

• (사원증) 카드만 있으면 대리 출퇴근 가능 → 부정 출퇴근 기록 가능성 높음
• 출퇴근 기록 수정 및 변경 시 해당 업체 요청/데이터를 이관해서 봐야 하는 수작업 부담 과중
• 재택, 외근, 출장 등 다양한 유형의 근무 방식 대응과 관리 불가능
• 초기 시스템 구축 비용 부담, 별도 유료 프로그램 연동 필요
• 구성원의 태그 누락 및 출퇴근 기록 부정 행위로 데이터 정확성 하락

엑셀/수기 관리 다음으로 많이 쓰이는 방식입니다. 회사 출입문에 태그 장치를 설치해 구성원이 사원증을 태깅하거나 지문을 인식하면서 출퇴근 기록이 남는 구조입니다. 구성원의 직접 인증을 거치기 때문에 정확한 출입 데이터를 확보할 수 있고, 실시간 근태 정보를 파악하기 쉬운 장점이 있습니다.

하지만 수기 관리와 마찬가지로, 데이터 정확도가 떨어지는 위험 부담이 존재합니다. 구성원이 태그하는 것을 깜박하는 것이 가장 흔한 케이스죠. 지문 인식과 달리, 사원증 태그는 태그의 주체가 사원증이기 때문에 타인의 대리 체크나 부정 도용도 가능합니다. 실제로 연장/야간 근무 수당을 지급하는 회사에서 구성원이 밤늦게 사원증을 태그하고 들어와 6시간 동안 일하지 않고 다시 나간 기록이 초과 근무 시간으로 잡혀 임금이 지급되는 사례도 있었습니다.

관리자 측면에서도 비용/시간의 비효율이 단점입니다. 인증 기기 설치 비용이 드는 것은 기본이고, 출퇴근 기록을 PC에서 확인하려면 기기에서 데이터를 옮겨야 하는 번거로움이 있습니다. 인증 기기에서 제공하는 데이터는 가공되지 않은 Raw data로, 이를 활용하기 위해 취합하는 과정이 또 추가되면 결국 수기 관리 못지 않은 업무가 과중됩니다.

또 다른 문제는 유연한 근무 형태의 출퇴근 기록을 할 수 없다는 점인데요. 재택 근무나 외근, 워케이션 등 사무실 밖에서 근무하는 구성원은 출퇴근 공백이 발생하는데 이를 별도로 관리하면 관리자의 업무 부담이 늘어납니다.

회사 WIFI 연동 / PC 0N-OFF 체크

장점

• 별도 인증 필요없이 간편한 출퇴근 기록
• 초기 설치 비용 부담 낮음
• 구성원의 체크 누락 감소
• (PC ON-OFF의 경우) 불필요한 초과 근무 방지

단점

• (PC ON-OFF의 경우) PC를 사용하지 않는 업무 시간 파악 불가능
• 출퇴근 외에 근무 시간 내 휴게 관리 어려움
• (WIFI의 경우) 외근/출장/미팅 등 다양한 근무 형태에 적용하기 어려움
• 대리 출퇴근 인증 우려

모바일앱이나 PC를 사용해 WIFI IP 인증을 통해 출퇴근을 기록하는 방식입니다. PC ON-OFF는 PC를 사용하는 시간을 근무 시간으로 간주해 구성원이 출퇴근을 누락할 확률도 크게 줄어든다는 점이 매력적이죠. 근무 시간을 전사 방침으로 관리하는 규모가 큰 기업일 경우, PC-OFF 제도를 활용해 초과 근무를 방지하는 장점도 있습니다.

앞서 설명한 수기 관리나 사원증/지문 태깅 보다는 근무 기록 정확도가 높지만, 여전히 대리 체크 등 부정 이슈 우려가 있습니다. 공기계를 활용해 WIFI 인증을 대체할 수도 있고요. 외근이나 현장직, 재택 근무를 하는 구성원은 WIFI 인증을 받을 수 없어 체크가 어려운 문제가 있습니다.

PC ON-OFF 또한 PC를 사용하지 않는 업무 시간을 파악하기 어려운 체크 사각지대가 생길 수 있습니다. 휴게 시간도 따로 구분해서 기록하지 않기 때문에 구성원/팀별 근무 밀도가 어떤지, 표면적인 근무 시간 외에는 알 길이 없는 답답함도 있죠. 업무 몰입도를 판단하기 어렵기 때문에 HR 관점에서 조직을 운영하기 위한 데이터 수집의 한계가 있습니다.

위치 인증(GPS)

장점

• 편리한 출퇴근 기록 관리
• 초기 설치 비용 부담 낮음
• 다양한 근무 형태 적용 가능 (재택, 외근, 현장 근무 등)

단점

• 대리 출퇴근 인증 우려
• GPS 인식이 어려운 건물/공간일 경우 인증 오류 우려

모바일앱에서 구성원의 GPS 체크인을 통해 위치를 인식하고 출퇴근을 기록하는 방식입니다. WIFI는 IP 주소 인증을 거쳐야만 출퇴근 기록이 가능한 반면, GPS는 그런 제약이 없다는 장점이 있습니다. 인터넷 기준이 아니기 때문에 외근이나 재택, 현장 근무 등 다양한 근무 유형에도 간편하게 관리할 수 있습니다.

물론 인증 과정을 거치기 때문에 이 방식 또한 체크 누락을 100% 방지하긴 어렵습니다. 위치 정보를 저장하는 방식으로 출퇴근 기록을 인증할 경우, 구성원의 개인정보 수집 동의를 받아야 한다는 번거로움도 있습니다.

출퇴근 정확도 100% 구성원 만족도 100점
flex에서는 둘 다 가능한 이유

결국 구성원과 관리자가 우리 회사에 맞는 근무 형태에 맞게 근무를 등록하고, 데이터를 관리할 수 있는 방식을 찾아야 하는 것이 근태관리의 첫 걸음일 거예요. 이런 조건을 만족하려면 아래의 사항들을 만족하는지 체크해야 하죠.

• 관리자의 업무 부담을 줄여주는지?
• 근무 시간 체크 정확도는 신뢰할 수 있는지?
• 휴게 시간 관리도 근무 일정에 따라 등록/관리 가능한지?
• 누락/부정 이슈는 최소화할 수 있는지?
• 재택/외근/현장 근무 등 하이브리드 근무에 적합한지?

위의 조건을 만족하면서 구성원 출퇴근 기록은 간편하게, 관리 방식의 자유도는 넓게, 데이터 정확도까지 챙길 수 있도록 설계한 flex 근태관리 기능을 살펴보세요.

재택, 외근까지 유연한 근무 등록

flex에서는 모바일앱으로 구성원이 쉽고 간편하게 근무를 등록할 수 있어요. 자동 근무 기록부터 실시간 근무까지, 회사에서 정한 근무 방침을 폭넓게 적용할 수 있는 범용성이 flex 근무 기록의 장점이에요. 급하게 근무를 바꾸거나 휴게를 기록하는 경험도 직관적으로 할 수 있습니다. 근무를 변경할 때 앞으로의 일정이 어떻게 달라지는지 구성원이 확인하면서 업무 몰입도도 높일 수 있는 시간 관리를 도와줘요.

GPS를 활용해 누구나 원하는 위치에 근무지를 설정할 수 있는 출퇴근 관리도 할 수 있어요. 정해진 근무지에서만 출퇴근할 수 있도록 제한 설정도 가능하고, 근무지 밖에서도 근무 등록이 가능한 위치를 여러 곳 설정해 하이브리드 근무에도 손쉽게 기록할 수 있어요.

GPS를 비롯해 다양한 출퇴근 기록 방식의 아쉬운 점이 근무 기록 누락이었는데요. flex에서는 미리 예정해둔 근무 기록 시간, 또는 회사 정책으로 설정된 출퇴근 시간에 맞춰 리마인드 알림을 받을 수 있어요. 추가로 위치 기반으로 회사 위치 근처로 가거나 밖으로 나갈 때도 기록 알림을 받을 수 있고요. 이렇게 하면 시간과 위치 기준으로 모두 알림을 받을 수 있어 구성원도 관리자도 편리하고 정확한 출퇴근 기록이 가능하겠죠?

우리 회사와 팀에 맞는 출퇴근 기록으로 업무 몰입도를 높이고, 성장하는 팀으로 앞서가고 싶다면 아래의 버튼을 눌러 flex 근태관리에 대해 알아보세요.

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