전자계약 통해 근로계약서 맺어야 하는 이유는?

꼭 전자계약 아니더라도 근로계약서를 꼭 써야 한다는 사실은 알고 계시죠? 회사 규모와 관계없이 근로계약서를 쓰지 않으면 500만원 이하의 벌금이 부과된다는 사실은 차치해두더라도, 내가 처음으로 출근한 회사에서 계약서를 쓰자는 말이 없다면 뭔가 미심쩍지 않을까요?

회사와 구성원의 신뢰는 대표님의 사람 좋아 보이는 인상이나 탕비실 안에 모셔진 안마의자에서 나오는 것이 아닙니다. 입사 첫날 건네는 근로계약서처럼 당연한 것이 당연하게 지켜지는 합리적인 시스템에서 나오는 것이죠. 미심쩍음이나 불신은 결국 회사가 어떤 형태로든 부담해야 할 비용으로 돌아올 확률이 아주 높습니다.

전자계약 통한 계약이 좋은 이유

사실 근로계약서를 꼭 전자계약으로 맺어야 할 이유는 없습니다. 하지만 전자계약이 좀 더 합리적인 시스템인 것은 사실이에요.

고용노동부에서 발표한 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’을 보면, 이렇게 나와 있습니다.

“근로계약을 체결할 때에는 근로조건을 명확히 하여 당사자 간 분쟁을 예방하고 근로자를 보호할 수 있도록 함이 중요하며, 이를 위한 첫걸음이 바로 근로계약서 작성이다.

그러나 산업 현장에서 근로계약서를 작성하는 비율은 약 60%에 불과한 실정이다.”

전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인 (고용노동부)

“이러한 상황에서 최근 IT 기술을 바탕으로 한 전자근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 주목받고 있다.”

전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인 (고용노동부)

여기서 우리가 주목해야 할 부분은 ‘작성과 보존이 용이하다.’는 부분인데요. 근로계약서를 작성하지 않아도 위법이 되지만, 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존하지 않아도 위법이 됩니다. 새로운 구성원이 수시로 합류하는 성장하는 회사에서 일일이 수기 계약서를 작성하고, 그것을 3년 동안 보관하는 것은 만만치 않은 일입니다.

무엇보다, 처음 입사한 구성원에게 우리 팀이 얼마나 합리적으로 돌아가는지 구구절절 설명하는 것보다 근로계약서를 비롯한 각종 계약 및 서약서를 전자계약 하는 것이 더 효과적일 테니까요.

flex의 전자계약을 활용하면 가능한 일입니다.

전자계약 내 편리한 계약서 생성

구성원과 회사가 맺어야 할 계약과 서약의 종류는 다양합니다. 하지만 일일이 체결하는 것이 번거롭고, 양식을 구성원과의 계약 내용에 맞게 하나하나 수정하기도 쉽지 않습니다.

flex 전자계약 에서는 공인노무사가 직접 검토한 각종 계약서와 서약서 양식을 제공하고, 내용 또한 flex에 저장된 구성원의 정보를 활용해 자동으로 만들어집니다.

계약서 보관 전자화

근로계약서를 비롯한 각종 서류는 작성하는 것도 일이지만, 근로기준법으로 정해진 기간만큼 보관하는 것도 일입니다.

그리고 만약 어떤 구성원과 연봉계약을 다시 체결할 때나 이슈가 있을 때 낱장으로 흩어진 기존 계약서를 하나하나 찾아보는 일도 고역입니다. 때로 계약서를 분실하는 경우도 생기죠.

flex의 전자계약은 그럴 일이 없습니다. 작성한 계약서는 클라우드에 안전하게 보관되고, 특정 구성원이 지금까지 체결한 모든 계약서가 버전별로 저장되어 다시 찾아보기에도 용이합니다. 구성원 입장에서도 자신이 회사와 체결한 계약서를 flex에서 편하게 열람할 수 있죠.

더 안전한 전자계약 과정

서면 계약에서는 계약 과정에서 실수가 생기는 경우도 더러 있습니다. 계약서를 작성하는 과정에서 실수가 생기거나, 계약 당사자가 계약 내용을 제대로 확인하지 않아 문제가 생기는 경우도 있죠.

flex의 전자계약은 구성원이 계약서에 사인하기 전에 주요 계약 내용을 요약해 보여주고 해당 내용을 체크하지 않으면 다음 단계로 넘어갈 수 없도록 설계되어 있습니다.

법적 효력 있는 전자직인

전자직인 이미지를 따로 갖고 있지 않아도 클릭 한 번이면 법적 효력이 있는 전자직인을 만들 수 있습니다. 해당 전자직인은 flex에서 생성한 각종 계약이나 서약에 모두 활용되죠.

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이 글을 여기까지 힘들게 봐주신 대표님들, 인사담당자님들, 종이로 하든 전자계약으로 하든 근로계약서는 꼭 작성하세요. 그리고 혹시 모를 일을 대비해 각종 서약서도 꼼꼼하게 받아두세요. 사람 좋은 웃음과 ‘좋은 게 좋은’ 세계에 있는 우리 회사를 합리적인 시스템의 세계로 이주시키고 싶은 생각을 혹시 갖고 계신가요?

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