[케이스티파이] 100명이 넘는 오프라인 매장 인사 운영, 데이터로 해결한 글로벌 브랜드

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전국에 있는 구성원을
체계적으로 운영하기 위한 솔루션

글로벌 테크 액세서리 브랜드 ‘케이스티파이’는 최근 프랜차이즈에서 직영 시스템으로 전환을 통해, 오프라인에서의 고객 경험을 더 좋게 만드는 일에 몰두하고 있습니다. 그 과정에서 예상치 못한 문제를 만나게 되었는데요. 갑자기 늘어난 구성원을 안정적으로 운영할 HR 체계와 솔루션이 필요했고, 전국의 매장에 흩어져 있는 구성원을 적은 인원으로 관리해야 하는 어려움이 있었습니다. 케이스티파이가 이러한 HR 문제를 어떻게 해결하고 성장을 이어가고 있는지, 케이스티파이 팀의 이야기를 들려드릴게요.

🎙️ 인터뷰: HR Specialist 이해찬

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flex 도입 전, 케이스티파이의 HR 문제는 무엇이었나요?

100명이 넘는 인원을 담당자 혼자 운영
→ 심각한 업무 과중으로 조직 운영 퀄리티 저하

우선 인사팀이 한 명으로 운영되고 있었어요. 직영 시스템으로 전환 중인 시점에 관리해야 하는 구성원이 갑자기 늘어나면서, 100명이 넘는 인원을 혼자 관리하기에는 너무 많은 시간과 심리적 부담이 따랐습니다. 급여, 근태 관리와 같은 기본적인 인사 운영부터 채용까지 모든 업무를 혼자 처리해야 했기 때문에 업무 과중 문제가 심각했습니다.

또한 근태 관리, 출퇴근 기록, 계약서 같은 중요한 문서와 데이터들이 따로따로 관리되어 비효율적이었습니다. 여러 업무를 수작업으로 처리하다 보니 실수할 위험도 높았고, 업무 시간이 너무 많이 소요되었어요. 이런 비효율적인 시스템으로 인해 담당자는 업무에 과중한 부담을 느꼈고, 전반적으로 업무 효율성이 떨어졌습니다.

결국 이러한 문제들이 누적되어, 인사 관리의 전반적인 질이 낮아지고, 구성원 경험에도 부정적인 영향을 미쳤습니다. 직원들의 출퇴근 시간 관리와 급여 지급이 제대로 이루어지지 않으면, 불만이 쌓일 수밖에 없었고, 이는 곧 조직 전체의 사기 저하로 이어질 위험이 있었습니다.

전 매장 구성원 계약서 수기 작성
→ 히스토리와 데이터 관리 불가

제가 팀에 합류하고 정말 놀랐던 게 서류가 이만큼 쌓여 있는 거예요. 프랜차이즈에서 직영으로 전환하면서, 각 매장의 점장이나 부점장님이 본사로 직접 와서 사인을 하고 가신 계약서 서류들이었습니다. 이처럼 매장 중간 관리자 분들은 물론이고, 각 매장에서 근무하시는 분들의 계약서나 사직서 같은 중요한 서류를 모두 수기로 작성해서 각 매장에 보관하고 있었습니다. 그럼 사실 본사에서는 우리 회사 구성원에 누가 있는지, 매장에 정확히 몇 명이 있는지도 파악하기 어려운 상황이었죠.

이로 인해 각 매장과 커뮤니케이션하여 계약서 작성 여부를 일일이 확인해야 하는 번거로움이 있었습니다. 이 과정에서 언제 입사했는지, 언제 퇴사했는지, 계약서가 작성되었는지 등을 놓치는 경우가 빈번했고, 서류가 분실될 위험도 항상 존재했어요. 중요한 서류가 분실되면 구성원과 관련된 정보가 사라지거나, 잘못된 정보로 관리될 수 있었고, 이는 결국 더 큰 문제를 야기하는 일이었습니다. 이러한 비효율적인 관리 방식은 인사 업무의 신뢰성을 떨어뜨릴뿐더러 구성원 관련 정보의 히스토리와 데이터를 체계적으로 관리하는 데 큰 어려움을 초래했습니다.

flex 도입 후, 어떻게 문제가 해결되었나요?

데이터 기반의 근태관리로 커뮤니케이션 비용 감소

많은 인원의 근태관리나 연차 관리 같은 전체적인 근무 데이터 관리를 빠르게 진행할 수 있다는 점이 flex 도입의 가장 큰 장점이라고 생각합니다. 기존에는 근무 기록을 각 매장에서 별도로 관리하다 보니, 커뮤니케이션 비용이 많이 들었고, 초과 근무에 대한 정확한 확인이 어려워 추가 수당 지급에도 어려움이 있었습니다.

이제는 flex를 통해 주 단위로 근태를 확인하고 마감할 수 있게 되면서, 근무 기록을 실시간으로 확인하고 관리할 수 있게 되었어요. 이를 통해 매장과 본사 간의 신뢰를 바탕으로 한 근태 관리에서 정확한 데이터 기반의 관리로 전환되었습니다. 만약 근무시간 기록이 누락됐을 경우, 담당 매니저에게 알림을 보내고 추후에 완료된 부분만 확인하면 되기 때문에 굳이 이 부분에 집중하여 시간을 쓰지 않아도 됩니다. 그 시간을 다른 업무에 더 집중하면서 업무의 우선순위를 빠르게 나눌 수 있게 되어, 전반적으로 업무 효율성이 크게 향상되었어요.

디지털 전환을 통해 계약서를 체계적으로 관리

이전에는 각 매장에서 계약서나 사직원 같은 중요 서류를 수기로 작성한 후 스캔해서 보관했기 때문에, 매장과 커뮤니케이션하고 서류를 관리하는 과정이 매우 불편했어요. 신규 입사자 채용 시 필요한 계약서를 일일이 챙겨야 했고, 특히 모든 매장 구성원의 재계약 시점을 관리하기 어려웠습니다. 많은 인원이 다양한 시점에 재계약을 해야 하다 보니, 누락 없이 관리하는 데 많은 시간이 들었고, 계약서 작성이나 관리 과정에서 실수가 발생할 위험도 높았습니다.

그러나 flex 도입 이후, 모든 계약서를 디지털화하여 하나의 플랫폼에서 안전하게 관리할 수 있게 되면서 이러한 불편함이 완전히 해소되었습니다. flex에서 실시간으로 계약서 작성 여부와 현황을 쉽게 확인할 수 있고, 필요할 때 언제든지 접근할 수 있어 분실이나 유실의 위험도 사라졌습니다. 또한 신규 입사자에게 받아야 하는 서류도 입사 시점에 flex로 요청하여 받을 수 있기 때문에, 채용 과정에서의 오퍼레이션이 한 단계 줄어들었어요. flex 덕분에 계약서 관리와 관련된 모든 프로세스가 빠르고 간편해졌고, 구성원 정보 관리의 정확성과 효율성을 개선할 수 있었습니다.

flex 기능 활용 TIP

전자계약: 디지털전환으로 체계적인 데이터 관리

신규 입사자 채용 시 필요한 계약서는 입사일에 맞춰 자동 발송을 설정하면, 담당자가 따로 챙기지 않아도 계약서를 작성할 수 있게 되었습니다. 재계약 시점도 flex에 등록된 구성원 정보에 맞춰 자동으로 계약서를 발송할 수 있어, 누락 없이 체계적으로 관리할 수 있어요.

또한, 모든 계약서는 전자계약 메뉴의 계약 내역과 구성원 계약 탭을 통해 히스토리를 확인할 수 있어, 언제든지 쉽게 검색하고 접근할 수 있습니다. 예를 들어, 파트타임 직원이 1년 단위로 계약하고 풀타임으로 전환되는 경우, 입사일과 퇴사 시점을 정확히 확인할 수 있고 퇴직금 계산 등 필요한 절차를 원활하게 진행할 수 있습니다.

증명서 발급: 언제든지 구성원이 직접 발급

이전에는 매장 구성원의 재직증명서 발급 프로세스가 매우 불편했습니다. 구성원이 재직증명서를 필요로 할 때, 해당 매장 점장님에게 요청하면 점장님이 본사 인사팀에 요청하고, 인사팀이 직인을 찍어서 다시 보내주는 번거로운 과정이 필요했죠. 인사팀 입장에서는 회사의 성장에 기여하는 중요한 업무는 아니지만, 많은 시간을 들여야 하는 일이었기 때문에 이 부분의 빠른 개선이 필요하다고 느꼈습니다.

flex를 도입한 이후, 구성원이 필요한 증명서나 본인 관련 서류를 flex를 통해 직접 확인하고 발급받을 수 있게 되었습니다. 구성원은 언제든지 flex에 접속하여 필요한 증명서를 간편하게 발급받을 수 있으며, 이 과정에서 인사팀의 개입이 필요하지 않지 때문에 인사팀은 오퍼레이션 시간을 절약할 수 있고, 구성원들도 빠르게 원하는 서류를 받아볼 수 있어 모두에게 긍정적인 피드백을 받고 있는 기능입니다.

이런 팀에게 추천해요

저희와 비슷한 성향을 가진 외국계 혹은 리테일 기업에게 많은 도움이 될 것 같습니다.

아직까지 리테일 시장은 체계적인 인사 관리나 근태 관리 등 HR 부분에서 디지털화가 부족한 편이에요. 많은 리테일 기업이 세일즈에 집중하는 경향이 있다 보니, HR의 중요도가 상대적으로 낮게 여겨지고 있습니다. 케이스티파이처럼 오프라인 매장을 확장하며 빠른 성장을 원하는 브랜드라면, 저희와 비슷한 문제를 직면하게 될 것 같아요. 특히 외국계 기업의 경우 인력 충원이 상대적으로 어렵기 때문에 적은 인원으로 많은 인원을 관리해야 하고, 전반적인 인사 운영이 더욱 힘들 수 있습니다. 현실적으로 전국에 있는 매장을 직접 가서 관리할 수는 없으니까요. 그렇기 때문에 인사 업무의 디지털 전환을 통해 효율성을 높이고자 한다면 flex를 특히 추천할 만합니다. 불필요하게 낭비되는 시간을 줄이고, 조직의 성과를 만드는 일에 집중한다면 브랜드가 원하는 성과를 극대화하는 데 도움이 될 것이라고 생각합니다.

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케이스티파이 팀의 채용 fit 맞추기

고객 경험 최우선

케이스티파이는 고객 경험을 최우선으로 하여 채용에서도 그 부분을 가장 중요시하고 있습니다. ‘Show Your Colors’라는 슬로건 아래, 저희는 구성원들이 자신의 개성을 최대한 발휘할 수 있도록 지원합니다. 업무 중 복장에 대한 규제가 크게 없으며, 고객들에게 부담을 주지 않는 한 충분히 본인 스타일을 믿고 업무를 진행할 수 있습니다.

저희 케이스타파이 매장에서는 VM을 활용해서 매장에 전시되어 있는 것뿐만 아니라, 구성원들이 직접 케이스를 착용하고 고객들에게 보여주며, 고객들이 자신의 스타일에 맞게 제품을 선택할 수 있도록 돕고 있습니다. 이를 통해 1 대 1 맞춤형 응대를 제공하여, 고객 한 분 한 분이 원하는 스타일과 개성에 맞는 제품을 찾을 수 있게 노력함으로써 더 나은 경험을 제공하고 있습니다.

같은 이유로 케이스티파이의 응대 스타일은 1대 다 응대가 아닌, 1 대 1 응대에 초점을 맞추고 있습니다. 고객들이 다양한 종류의 케이스 중에서 자신에게 딱 맞는 제품을 찾을 수 있도록 최선을 다하며, 매장에서 직접 프린팅을 제공하는 것은 물론 재고가 없을 경우 해외 배송까지 지원합니다. 이러한 노력을 통해 고객에게 오프라인에서의 더 나은 경험을 제공하고 있으며, 이 점을 채용 과정에서도 중요한 요소로 삼고 있습니다.

성장 지원제도

한국은 다른 나라에 비해 파트타임 비중이 많은 상황이에요. 그렇다 보니 자연스럽게 높은 퇴사율 문제를 어떻게 풀 수 있을지 정말 많이 고민을 하고 있습니다. 그 일환으로 매장에서 근무하는 파트타임 구성원분들에게 일종의 인턴십처럼 다른 나라의 매장에서도 근무할 수 있는 기회를 준다든지, 추후에 점장의 역할을 할 수 있을 때까지 성장을 지원하고 교육하는 프로세스를 기획하고 있습니다.

케이스티파이 같은 경우 작년 8월쯤부터 프랜차이즈에서 직영 시스템으로 완전하게 전환이 되었는데요. 그래서 아직은 완벽하게 국내 특성에 맞게 제도가 세팅되어 있다고는 말씀드리기 이르다는 생각이 듭니다. 그래도 점차 다른 나라와 비교해 가면서, 좀 더 안정적으로 매장 구성원분이 제품 세일즈 전문직으로 성장하는 과정을 돕고 싶습니다.

케이스티파이 팀이 전하고자 하는 가치

크리에이티브 지원: CASETiFY Artist & Co-Lab

케이스티파이가 글로벌에서 큰 인기를 끌고 있는 이유는 단순히 제품을 판매하는 것 이상의 가치를 추구하기 때문이라고 생각합니다. 크리에이티브 정신을 전하는 것을 핵심 가치로 삼고 있으며, 이를 통해 다양한 아티스트와의 협업을 적극적으로 진행하고 있어요.

우선, 케이스티파이는 무명 아티스트와의 꾸준한 파트너십을 통해 그들의 독특한 작품을 세상에 알리고 있습니다. 이런 협업은 무명 아티스트들이 더 많은 기회를 얻을 수 있게 도와주고, 고객들에게는 자신만의 독특한 취향을 표현할 수 있는 제품을 제공하는 데 큰 역할을 한다고 생각해요. 이처럼 케이스티파이는 다양한 크리에이터의 창작 활동을 적극 지원하며, 고객들이 원하는 개성 넘치는 제품을 제작하기 위해 끊임없이 노력하고 있습니다.

또한 Co-Lab 프로그램을 통해 유명 아티스트나 브랜드와의 콜라보레이션도 활발히 진행하고 있는데요. 최근에는 K-pop 아티스트 르세라핌, 산리오의 대표 캐릭터 헬로키티, 트렌디한 디자인을 선보이는 브랜드 마뗑킴과의 콜라보레이션을 선보였습니다. 이러한 콜라보레이션은 단순한 제품 판매를 넘어서, 각 아티스트가 전하고자 하는 메시지와 독창성을 고객분들에게 특별한 가치로 전달하고 있습니다.

케이스티파이는 무명 아티스트와 유명 아티스트 모두에게 창작 활동을 할 수 있는 플랫폼을 제공함과 동시에, 고객분들이 원하는 더 다채롭고 개성 넘치는 제품을 제공하고자 하는 노력을 아끼지 않고 있습니다. 이러한 노력은 케이스티파이가 단순한 테크 액세서리 브랜드를 넘어, 예술과 창의성을 중시하는 브랜드로 자리매김하는 데 중요한 역할을 하고 있다고 생각합니다.

지속 가능성: Re/CASETiFY 캠페인

이 캠페인의 핵심은 고객과 함께 가는 여정이라는 것에 있는 것 같아요. 고객분들이 사용하던 제품을 저희에게 건네주시면, 이를 재활용하여 새로운 제품으로 탄생시키는 선순환의 고리를 함께 만들고 있습니다. 테크 액세서리 업계에서 케이스티파이의 영향력이 높아지면서 자연스럽게 버려지는 플라스틱 폐기물에 대한 책임감 또한 높아지고 있다고 생각합니다. 그래서 단순히 ‘제품을 재활용한다’라는 의미보다는 테크 액세서리 업계에 지속 가능성을 촉진하는 더 큰 목표의 일환이라고 할 수 있을 것 같아요.

사실 재활용 소재로 만들어진 제품은 내구성이 떨어지지 않을까 생각하실 수도 있을 것 같습니다. 그러나 케이스티파이는 독점적인 혼합 소재를 개발하여, 새 제품과 다를 것 없는 내구성에 친환경을 갖춘 제품을 만들고 있습니다. 2023년에는 모든 제품에 이 원료를 사용했고, 제품을 포함한 포장재 역시 업사이클링 소재를 사용하고 있어요.

케이스티파이는 지속 가능성을 더욱 강화할 수 있는 방법에 대해 더 많이 고민하고 있으며, 고객분들이 동참해 주신다면 작은 실천으로부터 큰 변화를 함께 만들어낼 수 있을 것이라 생각합니다. 브랜드와 상관없이 사용한 제품을 수거함에 넣어주시면, 감사한 마음을 담아 다음 구매 시 할인 혜택을 드리고 있어요. 더 많은 고객 여러분의 참여로 긍정적인 변화를 함께 이뤄나갈 수 있으면 좋겠습니다.

케이스티파이 HR팀의 올해 목표

올해는 더 좋은 고객 경험을 제공하기 위해 오프라인 매장을 늘릴 계획이에요. 현재까지 한국에 총 8개의 오프라인 매장이 있고, 더 많은 매장이 오픈 준비 중입니다. 그동안 온라인으로 구매하는 경우가 많았지만, 이제는 고객들이 매장에서 직접 제품을 보고 구매할 수 있도록 오프라인 매장에 더 집중하려고 합니다.

온라인 구매의 장점은 다양한 종류를 비교할 수 있다는 점이 있지만, 모든 제품이 홍콩에서 제작되어 배송까지 최소 2주가 걸립니다. 반면, 오프라인 매장에서는 프린팅이 가능한 제품을 2시간 내에 받을 수 있어 훨씬 빠르게 원하는 제품을 얻을 수 있어요. 또, 매장에서 직접 제품을 끼워보고 비교할 수 있는 장점이 있어 고객 경험이 더욱 좋아질 거라고 생각합니다.

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창의성과 개성을 통해 예술을 입히는 테크 액세서리 브랜드

디자이너로서 보호 기능과 아름다움을 동시에 갖춘 무언가를 창조하고 싶었습니다. 누구나 자신의 개성과 열정, 독창성을 표현할 수 있는 새하얀 빈 캔버스처럼요.
– Wes Ng, 케이스티파이 공동 창업자 & CEO

이러한 브랜드 가치를 전달하고자 하는 노력이 케이스티파이가 글로벌 시장에서 사랑받는 이유라 할 수 있습니다. 케이스티파이는 기업의 성장에도 불구하고 크리에이티브 정신을 잃지 않으며, 고객들에게 더 나은 경험과 가치를 제공하기 위해 끊임없이 노력하고 있는데요.

앞으로도 다양한 아티스트와의 협업을 통해 더욱 다채로운 제품을 선보이며, 지속 가능한 발전을 위해 노력해 나가는 케이스티파이의 여정을 플렉스팀이 응원하겠습니다. 케이스티파이의 이러한 노력이 앞으로도 많은 사람들에게 영감을 주고, 사랑받는 브랜드로 남기를 기대합니다.