[아토머스] 조직의 변화에도 흔들리지 않는 안정적인 HR 시스템을 구축하는 비결

마인드카페 (아토머스)와 비슷하게 조직의 성장에 따른 체계적인 HR 관리 방안을 고민하고 계신가요? 우리 회사도 flex로 안정적인 HR 시스템을 구축하고 싶다면, 플렉스팀 컨설턴트와 1:1 상담을 시작해보세요

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마인드카페는 어떻게 흔들리지 않는
HR 기반을 만들 수 있었을까?

급격한 성장세, 빈번한 조직 변경, 빠른 인재 순환으로 내,외부 변화 요인이 많은 스타트업의 경우, 당장의 문제를 해결하기 위해 임시적인 조직 운영 방안을 채택하는 경우가 많습니다. 하지만 김태환 팀장님은 조직의 지속적인 성장을 고려한다면, 이러한 변화에도 흔들리지 않는 안정적인 기본 시스템을 구축하는 것이 HR에 있어 무엇보다도 중요하다고 생각했다고 합니다. 안정적인 HR 운영이 뒷받침 될 때, 조직이 흔들리지 않고 성장해 나갈 수 있다고 판단했던 거죠. flex와 함께 탄탄한 HR 기반을 만든 마인드카페의 비결, 지금 아래에서 확인해보세요.

🎙️ 인터뷰: 마인드카페 김태환 경영지원팀장

안녕하세요. 마인드카페의 경영지원팀장을 맡고 있는 김태환입니다.  HR을 비롯한 경영지원 전반의 업무를 책임지고 있으며, 현재는 마인드카페의 빠른 성장 속도에 맞추기 위해 핵심 인재 확보와 구성원 역량 개발에 집중하고 있습니다.

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flex 도입 전, 마인드카페의 HR 문제는 무엇이었나요?

HR 프로젝트별 산발적인 수기 작업
→ 높은 확률의 휴먼 에러 발생

flex 도입 이전에는 대부분의 HR 업무가 수기로 진행되었어요. 근태관리, 연차 관리, 성과 관리 모두 엑셀을 활용하였습니다. 모든 데이터를 일일이 사람이 입력하다 보니, 필연적으로 실수로 인한 문제들이 발생했어요. 숫자를 잘 못 입력하거나, 오타가 발생하거나, 함수가 잘 못 걸려 오류가 발생하는 등의 일들이요.

물론 담당자의 꼼꼼한 스킬을 독려하거나,여러 명의 담당자가 더블 체크하는 방안을 고민할 수도 있겠지만, 이는 본질적인 문제 해결의 방안이 아니라고 생각했습니다. 결국 수기 시스템이 가진 불안정성이 존재하는 이상, 이 문제를 해결하는데 한계가 있죠. 그래서, 휴먼 에러로 인한 리스크를 최소화할 수 있는 HR 플랫폼 도입을 고려하게 되었던 것 같아요.

조직 히스토리의 관리 부재
→ HR 업무의 비효율 발생

이렇게 업무 영역을 하나하나 별개의 엑셀 시트에서 관리하다 보니, 자연스럽게 조직의 히스토리가 분절되어 있었습니다. 안정적으로 조직을 지원해야 하는 백오피스 업무에 있어서, 가장 중요한 것이 히스토리 관리라고 생각하는데요. 예를 들어 보자면, 구성원을 채용하는 과정에서 면접 평가 기록, 연봉 협상 과정에 상호 소통하였던 정보,입사 이후, 조직이 기대하는 R&R과 성과 기준에 대한 이야기, 이런 것들이 체계적으로 조직 내에 축적되어야 한다고 생각합니다.

특히 스타트업처럼 인재 순환이 빠른 조직의 경우에는 히스토리가 체계적으로 관리되지 않아, 조직 구조나 담당자가 변경되었을 경우, 정보가 유실되어 버리고, 이후 연속성 있게 업무를 이어가는 것이 어려워집니다. 새로운 담당자가 업무를 시작하려고 할 때, 이전 히스토리를 찾지 못하고 처음부터 다시 파악해 나가거나, 이전 시도했던 근거를 모르고 같은 일을 처음부터 반복해서 시도하는 것과 같은 업무 비효율이 자주 발생합니다. 잘 축적된 히스토리가 있었다면 쉽게 처리할 수 있는 일을 어렵게 처리하게 되는 거죠.

flex 도입 후, 어떻게 문제가 해결되었나요?

주요 HR 업무 자동화로 휴먼 에러 최소화

처음 flex를 도입하고, 가장 크게 느껴졌던 변화는 기존에 수기로 진행하던 업무의 드라마틱한 감소였습니다. 우리 회사의 제도에 맞는 디테일한 설정들을 제공하여, 초기 기본 세팅을 완료하면 이후 운영의 많은 부분이 맞춰서 자동화되었어요. 특히, 매일 빈번하게 발생하는 근태 및 시간 관리와 연차 관리의 많은 부분이 자동화되면서, 이전 수기로 진행하면서 발생하던 휴먼 에러가 사라졌습니다.

마인드카페의 경우, 시차 출퇴근 제도를 운영하고 있는데요. 자율적이고 유연한 근무제를 운영하다 보니, flex 이전에는 매일 근무 기록을 관리하는데 많은 시간을 썼어요. 그러나, flex로 출퇴근 기록을 관리하게 되면서, 구성원들이 웹과 앱을 통해 클릭 한 번으로 손쉽게 출퇴근을 체크할 수 있게 되고, 근무 기록이 플랫폼 내에서 자동으로 취합 제공되어서 더 이상 근무 시간 체크나 기록 정리에 시간을 쏟지 않게 되었습니다.

게다가, 운영 과정이 복잡해서 실수나 누락이 발생하기 쉬운 연차 촉진의 경우, flex의 ‘스마트 연차 촉진’ 기능으로 운영에 신경 쓰지 않아도 된다는 점이 특히 만족스러웠습니다. 연차 촉진 시기에 맞춰 flex에서 자동으로 연차 사용 계획 제출 요청이 발송되고, 구성원들이 제출한 연차 계획이 플랫폼 내에 자동으로 취합되어, 이를 구성원 하나하나에게 일일이 보내고, 재촉하고, 받아야 하는 번거로움이 사라졌습니다.

통합 HR 관리로, 체계적인 조직 히스토리 축적

flex 도입을 결정하면서 가장 기대했던 부분이 조직의 주요 HR 업무를 하나의 플랫폼으로 통합 운영하면서, 히스토리를 제대로 축적하고 관리할 수 있을 것이라는 점이었는데요. 이러한 기대가 제대로 충족되어 좋았습니다.

특히, 워크플로우의 경우, 조직의 계약, 비용, 주요 의사 결정과 관련된 문서 기록을 축적하고, 제공되는 필터로 필요에 따라 즉각적인 검색으로 확인할 수 있다는 부분이 만족스러웠습니다. 과거의 의사 결정으로 인한 문제가 발생했을 때, 지난 히스토리를 빠르게 파악하는데 많은 도움이 되고, 이를 기반으로 빠르게 문제를 해결할 수 있습니다. 조직 구조나 담당자가 변경되는 상황에도, 필요한 과거 문서를 쉽게 찾고, 접근할 수 있어 변화의 과정에서 발생하는 업무의 비효율도 최소화할 수 있어요.

flex 기능 활용 TIP

연차 촉진: 클릭만으로 끝나는 스마트한 연차 촉진

회사의 연차 규정, 개인의 입사일 및 근속 기간 등에 따라서 연차 관리 방식이 달라질 수 있는데요. 담당자들의 골머리를 아프게 하는 연차 촉진을 flex에서는 클릭만으로 끝낼 수 있습니다. 바로 스마트 연차 촉진이라는 기능인데요. 연차 촉진의 기본 룰을 선택하시면 설정된 기본 룰에 따라 flex가 자동으로 시기 별로 해당되는 구성원에게 연차 촉진 통보 및 연차 사용 계획서 제출을 요청합니다. 번거로운 연차 촉진 제도 운영에 더 이상 신경 쓰지 않아도 되는 거죠.

인정과 피드백: 원팀을 만드는 지지적 피드백의 원천

동료에게 칭찬과 피드백을 보낼 수 있는 ‘인정과 피드백’ 기능도 마인드카페 팀에서 활용하고 있는 기능 중 하나입니다. 구성원 간의 칭찬과 인정 피드백을 통해서, 상호 협업하는 조직 문화를 만들고 긍정적인 관계 빌딩을 만들어가고 있습니다. 이를 통해 ‘우리가 함께 같은 목표를 달성하기 위해 가고 있다’는 유대감과 원팀 스피릿이 자연스럽게 형성되는 것 같아요. 결과적으로 조직의 퍼포먼스가 좋아지는데 기여합니다.

이런 팀에게 추천해요

20명이 넘어가는 순간, 체계 없이 조직의 인재를 관리하는 것이 버겁다는 생각이 바로 드실거에요. 그보다 작은 규모에서는 업무를 관리하는 협업툴과 약간의 수기 작업으로 커버할 수 있지만, 조직의 규모가 점점 커질 수록, 체계적인 HR 운영을 위한 시스템의 구축이 없이 조직을 관리하는 것이 어렵습니다. ‘우리 조직이 본격적인 성장 궤도에 오르고 있다, 점점 더 조직의 성장 스퍼트를 올릴 예정이다’라는 계획을 가지고 있는 팀이라면, 하루라도 빨리 flex를 도입하여 기본 HR 시스템을 잡으실 것을 추천드립니다.

또한, 규모를 떠나서 우리 조직이 ‘원팀’으로 일하는 문화를 지향하고 있거나, 이러한 조직문화를 활성화하고 잘 운영해나갈 수 있다는 관점에서 flex 도입을 고려해보실 것을 추천드려요. UI, UX가 복잡하고 관리자의 사용에 치중되어 있는 기존 그룹웨어와는 달리, flex는 직관적인 프로덕트 디자인으로 구성원 모두가 편안하게 사용할 수 있는 플랫폼이자, 메시지 형태의 전체 공지 기능, 인정과 피드백과 같이 팀 전체와의 소통이 가능한 기능을 제공하여 단순히 관리를 위한 플랫폼이 아닌 조직과 구성원을 연결하는 플랫폼으로서 활용하실 수 있어요.

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마인드카페 팀을 소개해주세요.

최초의 마인드카페는 고민을 나누는 익명 커뮤니티로 시작되었어요.3년 간의 커뮤니키 운영을 통해, 비슷한 고민을 가진 사람들이 서로의 아픔을 나누면 치유되고 해소할 수 있다는 가설을 확인했습니다. 마이너스와 마이너스가 곱해지면 플러스가 되는 것처럼 고민을 밖으로 꺼내 나누는 것 만으로도 긍정적 효과를 보게 된 것이지요. 나아가 이러한 고민과 아픔들을 전문가에게 제대로 꺼내어 이야기할 수 있는 접근성 높은 플랫폼이 존재한다면 좋겠다는 생각을 하게 되었습니다.

이렇게 처음에는 누구나 쉽게 심리 상담을 받을 수 있도록 하는 플랫폼으로 시작했지만, 지금의 마인드카페는 개인을 대상으로 한 심리 상담, 심리 검사, 해석 상담 외에도 기업 구성원을 대상으로 한 심리 상담과 퍼포먼스 코칭을 진행하고 있어요. AI 기술을 활용한 심리상담 챗봇 개발, 디지털 치료제 (DTx) 개발과 같은 심리상담 분야의 R&D 과제들도 연구 중이거나 이미 플랫폼에 적용하고 있구요. 궁극적으로는비대면 심리상담 플랫폼에서 나아가 신체적, 사회적 건강까지 챙길 수 있는 토탈 웰니스 플랫폼을 꿈꾸고 있습니다.

특히 우리 나라의 경우, OECD 국가 자살율 1위라는 설문 결과도 있고, 최근 ‘세상에서 가장 우울한 나라’라는 오명을 듣기도 했잖아요. 그만큼 우리 나라 사람들이 높은 스트레스와 불안, 우울감, 번아웃 같은 심리적인 문제들을 많이 가지고 있다는 뜻이겠죠. 게다가 그 어느 나라보다도 열심히 일하는 국가인 만큼, 심리적 문제의 원인이 업무와 회사 생활에서 기인하는 경우가 많아요. 마인드카페는 EAP(Employee Assitant Program)라는 기업 구성원 대상의 심리 상담 프로그램 제공을 통해 이러한 문제를 해결하는데 집중하고 있습니다.

현재 네이버, 삼성전자, HD현대그룹과 같은 대기업부터 토스, 야놀자, 무신사와 같은  업계 선두 스타트업들이 EAP를 통해서 구성원의 심리 상담 및 퍼포먼스 코칭을 받고 있습니다. 이를 통해 구성원들이 느끼는 우울이나 불안, 스트레스, 번아웃을 매니징하고, 실질적인 성과 퍼포먼스 향상을 도우며 조직의 지속 가능한 성장을 만들고있어요.

👉마인드카페 EAP 프로그램 보러가기

마인드카페 팀이 성장하는 법

마인드카페 팀은 위기상황에서 진짜 실력이 나온다고 생각해요. 멘탈 헬스케어 시장이 지속적으로 확장되고 있지만 아직 드러나지 않은 미지의 영역이 많을 뿐더러, 본질적으로 사람의 마음을 치유하는 일은 쉽지 않은 길입니다. 때문에 마인드카페 팀은 어려운 일을 하는 사람들이 모여, 문제해결자로서 끊임없이 가설을 세우고 대안을 마련하며 반드시 답을 찾고자 해요.

때문에 마인드카페 팀은 ‘다양한 핵심 역량 확보’와 ‘우리가 일하는 방식’ 이 두 가지를 중심으로 인사 전략을 실행하고 있습니다. 첫 번째, 채용 단계부터 ‘문제해결력’을 갖춘 인재를 탐색하고, 역량관점의 ‘다양성’에 초점을 맞추어 선발하고 있어요. 조직 차원에서 이슈에 접근하는 다양한 시선과 해석, 그에 따른 해결방법을 확보하는 개념이지요. 두 번째로는 마인드카페 만의 ‘일하는 방식’을 정하고 입사일부터 퇴직하는 날까지 강조하고 있어요. 그중 개인적으로 가장 좋아하는 방식은 ‘대안 없는 비난가와는 일하지 않습니다.’입니다. 아마도 안될 것이다 식의 단정과 포기보다는 끝까지 집요하게 파고들어 대안을 제안할 수 있는 분들이 모여있다고 생각해요.

마음 건강을 치유하는 기술로

멘탈 헬스케어 플랫폼으로서 마인드카페는 이미 비대면/대면, 정신과 진료 연계, 디지털치료와 AI 멘탈케어까지 사업 영역을 확대하며, 국내에서 압도적 1위를 차지하고 있어요. 하지만 앞서 말씀드렸듯이, 궁극적으로 토탈 웰니스 플랫폼을 목표로 하는 만큼 다양한 시도를 하고 있습니다.

대표적으로 심리 검사와 상담 데이터를 기반으로한 AI기술을 통해 기존의 플랫폼을 SaaS화 하여 기업의 심리헬스케어 허들을 크게 낮추고자 하고 있습니다. 또한 1년 전부터 일본 시장을 타겟으로 준비해온, 익명 심리상담 커뮤니티가 올해부터는 국내에서 검증된 모델을 적용하여 유료화 서비스를 시작하고 있습니다. 주요 파트너인 네이버, 녹십자, 삼성생명, 롯데헬스케어 등 IT와 헬스케어 선두 기업들과도 다양한 시너지를 이어가고 있구요. 그 외의 여러 가설들에 대한 고민과 검증, 그리고 시도들을 통해 마인드카페는 앞으로 더 많은 사람들에게 행복의 가치를 드릴 수 있는 모습을 보여드리고자 합니다

토탈 웰니스 플랫폼으로의 성장을 꿈꾸며, 오늘도 새로운 도전을 멈추지 않고 있는 마인드카페를 플렉스팀이 응원합니다. 빠른 성장 속도에도 흔들리지 않는 탄탄한 조직의 기반을 만드는 파트너로 flex가 함께 하겠습니다.

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