구축형 vs HR SaaS : 우리 회사에 맞는 HR 시스템, 어떻게 찾을까?

2024. 10. 31

조직에 HR 시스템이 필요한 이유

이제 회사의 인사 관리 업무에서 HR 시스템은 필수 불가결한 초기 셋업 도구가 되었습니다. 2021년 전세계 260개 기업을 대상으로 실시한 ISG의 설문조사에 따르면 2023년까지 57%의 조직이 HR SaaS를 채택할 것으로 내다봤습니다. 글로벌 리서치 기업 Research Nester가 발표한 2024 SaaS 기반 인적 자원 시장 전망 보고서는 효율성과 생산성을 높이기 위해 약 43%의 인재 관리자가 클라우드 기반 솔루션을 선호한다고 응답했죠.

업무 효율, 의사결정, 데이터 관리 등 HR 시스템 도입을 통해 기업이 얻는 이점은 다양하겠지만 크게 3가지 포인트로 도입 니즈를 정리할 수 있습니다.

1. 효율성 향상

HR 시스템은 인사/인재 관리 과정의 불필요한 절차를 최적화하고 더 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 자동화된 워크플로우를 통해 채용, 온보딩, 급여 지급 등 반복적이고 번거로운 HR 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 됩니다. 이를 통해 HR팀은 더 전략적이고 장기적인 프로젝트에 집중할 수 있게 됩니다.

2. 데이터 기반의 의사결정

조직과 구성원의 HR 데이터가 기록되고, 의도에 맞는 지표로 정리되면 항상 최신의 정보로 정확도 높은 의사결정을 내릴 수 있습니다. 채용, 성장, 보상, 평가 등 팀 역량을 개선할 수 있는 다양한 실행을 더 밀도 있게 할 수 있을 뿐 아니라 잠재적인 위험 신호도 감지할 수 있는 것이 HR 시스템을 갖춘 조직의 강점입니다. 정확도 높은 의사결정과 리스크 방지, 이 2가지를 통해 선제적인 대응과 조직의 전략 수립이 더 탄탄해집니다.

3. 성장과 확장성

HR 시스템은 비즈니스의 성장에 따라 함께 확장될 수 있습니다. 구성원 수가 늘어나고, HR 관련 요구사항이 변화하더라도 조직의 성장을 효과적으로 지원할 수 있습니다.

이 같은 니즈로 소규모 조직이나 스타트업도 초기 단계부터 HR 시스템을 도입하고 있습니다. 최근에는 클라우드 기반 SaaS 서비스의 발전으로 작은 조직들도 HR 시스템의 이점을 활용할 수 있게 됐죠. 결과적으로 HR 시스템은 기업의 규모와 관계없이 효율적인 HR 운영과 조직 성장을 위한 필수적인 도구가 되었습니다.

HR 시스템 양대 산맥: 구축형 HR 시스템 vs HR SaaS

그렇다면 우리 회사에 적합한 HR 시스템은 어떤 것들이 있을까요?

HR 시스템은 단순한 소프트웨어 선택을 넘어 회사의 성장과 프로세스 최적화를 지원하는 전략적 파트너를 찾는 과정입니다. 때문에 우리가 필요로 하는 희망 사항과 시스템의 구현 방법이 서로 잘 맞는 형태를 찾아야 하는데요. 다양한 유형이 있지만 대표적인 시스템은 구축형 HR 시스템, 그리고 HR SaaS(구독형)가 있습니다.

구축형 HR 시스템

구축형 HR 시스템은 기업의 내부 서버와 인프라에 직접 설치되고 운영되는 방식입니다. 이 시스템은 기업이 자체적으로 구축하거나 SI 솔루션 업체에 외주를 맡겨 셋업하게 됩니다. 관리의 주체는 IT 팀이 주로 맡아서 운영합니다.

먼저 기업은 자사의 요구사항에 맞는 시스템 요청 사항을 정리하여 솔루션 업체, 또는 내부 IT 팀에 의뢰합니다. 이 과정에서 솔루션 업체를 선정하는 경쟁 PT를 거치기도 합니다. 그 후 솔루션을 구축해 기존 시스템과의 통합 작업을 수행합니다. 데이터베이스 서버, 애플리케이션 서버, 웹 서버 등이 모두 기업 내부에 위치하게 되며, 방화벽을 통해 외부 접근으로부터 보호됩니다.

사용자들은 기업 내부 네트워크를 통해 시스템에 접근하며, 외부에서 접근할 경우 VPN 등의 보안 연결을 통해 시스템을 이용합니다. 데이터의 처리, 저장, 백업 모두 기업 내부에서 이루어지는 형테입니다.

HR SaaS(구독형)

HR SaaS는 클라우드 기반의 서비스로, 인터넷을 통해 제공되는 HR 소프트웨어입니다. 이 시스템은 서비스 제공 업체가 관리하는 원격 서버에서 호스팅되며, 사용자는 웹 브라우저를 통해 시스템에 접근합니다.

기업은 구독 형태로 시스템을 사용할 수 있습니다. 기업의 관리자와 구성원은 인터넷 연결만 있으면 언제 어디서나 웹 브라우저나 모바일 앱을 통해 시스템에 접속해 업무를 볼 수 있습니다.

데이터는 서비스 제공업체의 서버에 저장되며, 이는 보통 여러 지역에 분산된 데이터 센터에 위치합니다. 시스템 업데이트 및 바뀌는 법과 기준에 따른 개선 사항이 정기적으로 반영되며, 사용자는 별도의 조치 없이 항상 최신화된 시스템을 사용할 수 있습니다.

구축형 HR 시스템의 특징과 한계

구축형 HR 시스템의 장점은 높은 수준의 맞춤 최적화(Customizing) 입니다. 기업은 자사의 고유한 프로세스와 요구사항에 최대한 부합하는 시스템을 구축할 수 있습니다. 이는 특히 복잡한 조직 구조나 독특한 HR 프로세스를 가진 기업에게 큰 이점이 됩니다. 예를 들어, 다국적 기업의 경우 각 국가별 노동법과 규정을 반영한 시스템을 구축할 수 있습니다. 또한, 기존의 레거시 시스템과의 통합이 용이하며, 데이터에 대한 완전한 통제권을 가질 수 있는 것도 장점입니다.

그러나 구축형 HR 시스템의 단점은 무겁고, 빠른 변화에 대응하기 어렵다는 점입니다. 초기 구축 비용이 매우 높으며, 시스템 개발에 상당한 시간이 소요됩니다. 이는 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 큰 부담이 될 수 있습니다. 또한, 지속적인 유지 보수와 업그레이드에 많은 비용과 인력이 필요합니다. 기술이 빠르게 발전함에 따라 시스템이 구식이 되는 속도도 빨라져, 주기적인 대규모 업그레이드가 필요할 수 있습니다. 더불어 외부에서의 접근성이 제한적이어서 원격 근무나 모바일 접근성이 떨어집니다.

또한 솔루션 구축을 위해 HR팀의 리소스도 상당히 들어가는 비효율도 리스크로 존재합니다. 시스템의 목적과 사용 경험에 대한 기본 토대를 작성하고, SI 업체와 끊임없이 소통하면서 만들어야 하기 때문이죠. HR담당자는 개발에 대한 상당 수준의 지식을 보유해야 하는 점도 리스크입니다.

HR SaaS가 대안으로 자리잡고 있는 이유

반면, HR SaaS는 이러한 구축형 HR 시스템의 단점을 상당 부분 해결합니다. 가장 큰 장점은 비용 효율성과 빠른 구현 속도입니다. 초기 투자 비용이 낮고, 구독 모델을 통해 예측 가능한 운영 비용을 제공합니다. 이는 특히 중소기업이나 스타트업에게 큰 이점이 됩니다.

구축형 HR 시스템은 시스템을 개발에 들어가는 구축비 뿐 아니라, 완성된 시스템을 사용할 수 있도록 교육하는 온보딩 비용, 시스템 업그레이드와 유지보수비, 서버 관리에 필요한 인건비 등 지속적인 지출이 발생할 여지가 존재합니다. 반면, HR SaaS는 구독료로 모든 비용을 대체할 수 있습니다. 시스템을 도입하고, 우리 회사에 내재화하기까지 이르는 전체 사이클 비용을 생각하면 HR SaaS가 훨씬 합리적인 선택입니다.

또한, SaaS 제공 업체가 지속적으로 새로운 기능을 개발하고 업데이트하므로, 최신 근로기준법과 HR 트렌드가 반영된 시스템을 사용할 수 있습니다. 이는 인사 관리의 법적 리스크를 조기에 예방하고, HR 담당자 또한 별도의 교육이 필요하지 않아 안정적인 조직 운영을 쉽게 할 수 있습니다.

HR SaaS의 또 다른 큰 장점은 유연성과 확장성입니다. 기업의 성장에 따라 쉽게 사용자 수를 조정하고 필요한 기능을 추가할 수 있습니다. 클라우드 기반 솔루션이므로 언제 어디서나 접근이 가능해 원격 근무와 팀 관리에 효과적입니다.

HR SaaS 선택 시 고려해야 할 4가지

HR의 연속성 유지 : 시스템 간의 유연한 연동

구성원과 조직의 인사 정보를 토대로 다양한 운영 업무가 파생되기 때문에 다른 시스템 간의 연동이 유연하게 이뤄져야 합니다. 특히 사내 시스템이 있다면 HR SaaS의 인사 정보를 연결했을 때, 활용도가 높기 때문에 API 연동은 SaaS선택 시 필수로 고려되어야 합니다.

flex는 Open API를 통해 flex 내 데이터를 사내 시스템에 활용할 수 있습니다. 세콤과 ADT 캡스 연동을 통해 출퇴근 기록을 근무 기록으로 등록하는 것 또 가능하죠. 구글 캘린더와 슬랙 같이, 업무 커뮤니케이션 툴과도 연동 되어 휴가 신청 및 결재 업무도 신속하게 공유할 수 있습니다.

강력한 보안 : 데이터 리스크를 방어하는 지원 체계

데이터 보안과 민감 정보에 대한 관리 체계가 구축되어 있는지도 꼼꼼하게 살펴봐야 합니다. 특히 아래의 3가지를 주의 깊게 봐야 하는데요.

데이터 암호화: 구성원 인사 정보, 급여 정보, 인증 정보, 고객 데이터 송수신
인프라 및 데이터 이중화: 재해 등 발생 시 인프라 환경을 활용해 서비스 복원 및 고가용성 보장
보안 관제: 보안 관제 전문 기업을 통한 365일 보안 관제 지원

flex는 강력한 보안 체계를 갖춰 위의 핵심 보안 사항을 모두 준수하고 있습니다. 또한 flex 내 로그인 인증과 IP 제한, 권한 설정 등 자체 민감 데이터 보안 설정을 갖춰 조직의 데이터 민감도에 맞는 관리가 용이합니다.

민감 정보 관리

인증 강화: OTP 추가 인증, SAML SSO 연동 지원, Okta 및 Azura SSO 연동 지원
IP 제한: 특정 IP 주소 사용 가능 제한 허용, IP 주소 외의 제한 설정
권한 설정: 권한 그룹 커스텀화 가능, 권한 그룹별 접근 및 설정 권한
감사 로그: 시스템 운영 및 사용을 추적하여 모든 변경사항에 대한 기록 제공

통합 HR 운영 : 개별 솔루션에 드는 비용과 시간 절약

SaaS 시장이 성장하면서 HR도 채용, 성과관리, 근태관리 등 특정 기능에 최적화된 모듈형 서비스가 늘어나고 있는데요. 이럴 경우, 2가지 관리 이슈가 발생하게 됩니다. 첫 번째는 오퍼레이션 과부하, 두 번째는 데이터의 파편화입니다. 조직이 성장하면서 사용하는 솔루션이 증가하면 HR 담당자나 관리자 입장에서는 큰 업무 부담으로 돌아옵니다. 휴먼 에러도 발생하게 되죠. HR 데이터도 각각 흩어지기 때문에 한 곳에서 상황을 파악하기 힘들고 필요한 의사결정도 내리지 못하는 결과를 맞을 수 있습니다.

flex는 조직 내 모든 HR 프로세스를 하나로 통합하여 중복 업무를 줄이고, 실시간으로 데이터를 수집할 수 있습니다. 입사부터 퇴사까지 구성원 생애 주기 전반에 걸친 모든 HR을 통합하여 입사 이후 성장 과정을 체계적으로 관리할 수 있어 단순한 인사관리를 넘어, 전략적인 인재관리에 집중할 수 있습니다.