이 회의에 누가 참석해야하지? AI가 판단…기업 인사시스템, 또 다시 진화

이 회의에 누가 참석해야하지? AI가 판단…기업 인사시스템, 또 다시 진화

“A사업 관련 조직장들과 후속 회의를 잡아줘.”

AI가 이 요청을 처리하려면 달력만으로는 부족하다. 지금 그 사업을 맡은 조직장이 누구인지, 요청한 사람이 어떤 정보까지 볼 수 있는지 알아야 한다. 인사 데이터가 AI 업무 수행과 정보 접근 범위를 정하는 기준으로 쓰이고 있다.

글로벌 인적자본관리(HCM)·재무 솔루션 기업 워크데이와 국내 인사관리(HR) 플랫폼 기업 플렉스가 이런 활용을 앞세우고 있다. 워크데이는 지난 7일 국내 기자간담회에서 인사 데이터와 업무 절차를 연결해온 경험을 AI 사업의 강점으로 제시했고, 플렉스는 조직·직무·권한 정보로 회의 조율과 프로젝트 인력 추천을 지원한다.

HCM 솔루션은 직원의 소속·직무·근태·보상 정보를 관리하고 채용·교육·평가·인력 운영을 지원해왔다. AI 에이전트가 결합되면서 이 데이터는 요청자 역할과 조직 관계를 파악하고 필요한 사람과 정보를 찾는 기반이 되고 있다.

이름 대신 역할로 요청…열람 권한이 추천 근거 결정

플렉스 측은 “에이전트가 그 회사를 모르면 범용 AI와 다를 바 없다”고 강조했다. 인사 데이터가 연결되면 참석자 이름을 일일이 나열하지 않고 필요한 역할을 설명하는 것만으로 대상자를 찾을 수 있다는 것이다.

플렉스가 소개한 글로벌 제조기업 사례에서는 사용자가 특정 사업의 조직장들과 회의를 잡아 달라고 요청하면 AI가 현재 해당 업무를 맡은 조직장을 찾는다. 이어 출장·휴가 일정과 현지 시간을 확인해 모두 참석할 수 있는 가장 빠른 일정을 제안하고 회의에 초대한다. 플렉스는 인사·업무 정보가 없으면 사용자가 참석자를 직접 지정해야 하고 출장·휴가 등을 고려한 일정 조율도 어렵다고 설명했다.

프로젝트 인력 추천에는 직원 역량과 요청자의 열람 권한이 함께 쓰인다. 한 대기업 조직장이 새 프로젝트 팀을 꾸리며 데이터 분석 프로젝트 경험과 영어 협업 능력을 갖춘 구성원을 찾아 달라고 요청하자, 플렉스는 현재 업무와 과거 프로젝트 이력·성과, 전문 분야, 어학 능력을 살펴 후보와 추천 근거를 제안했다.

다만 정보를 볼 수 있는 역할은 항목별로 본인·조직장·인사팀 등으로 다르다. 플렉스는 요청자가 누구의 조직장인지 확인한 뒤 그 사람이 볼 수 있는 항목만 추천 근거로 삼는다. 인사 발령으로 조직장이 바뀌면 정보 접근 범위도 함께 달라진다.

접근 권한을 실시간으로 정교하게 통제하지 못하면 기업이 AI의 특정 정보 접근 자체를 차단하게 된다는 것이 플렉스 지적이다. 회사 측은 “보안에 따른 정보 제한과 사일로가 심해질수록 결국 제한된 정보 안에서 AI를 사용하고 의사결정할 수밖에 없다”고 덧붙였다. (중략)

데이터 정비도 함께…기준 기록·갱신 책임 정해야

AI가 회사 업무 맥락을 이해하려면 데이터가 서로 연결돼 있어야 한다. (중략)

플렉스는 여기에 업무 기록이 더해져야 한다고 본다. 플렉스 측은 “인사 데이터에 더해 업무 및 경영 데이터가 함께 있어야 조직 지능이 완성된다”고 밝혔다.

플렉스에는 미팅, 원온원, 전자결재, 목표, 성과, 비용 정보가 업무 과정에서 함께 축적된다. 메일·메신저·캘린더·문서 등 외부 서비스도 연결할 수 있다. 관리자가 연결 가능한 서비스를 설정하면 구성원이 자신의 계정을 연결하는 방식이다. 사내 정책 같은 지식 문서는 담당 부서가 등록하며 사람과 에이전트가 활용할 수 있는 범위도 함께 지정한다.

도입 과정에서 가장 손이 많이 가는 작업은 흩어진 자료와 실제 업무 관행을 맞추는 일이다. 플렉스는 정보의 열람 권한과 최신 여부, 결정 주체, 공식 기준 기록인지를 AI가 판단할 수 있도록 데이터를 정비한다. 자료마다 다른 조직 이름과 집계 기준, 공식 절차와 다른 처리 관행, 업무에 맞지 않는 열람 권한이 주요 대상이다.

한 제조기업 인사팀 원자료는 보고서와 조직 이름이 상당 부분 달랐고, 인원을 집계하는 단위도 공식 조직도와 별도로 관리되고 있었다. 플렉스는 담당자와 실제 기준을 확인해 같은 규칙으로 처리하도록 했다.

출장 일정 조회 방식도 손봤다. 기존에는 조직장이 자기 조직 구성원의 근무 일정만 볼 수 있었지만 업무상 다른 조직의 출장 일정이 필요할 때는 조회자에게 해당 근무 기록을 볼 권한이 있는지 확인한 뒤 가져오도록 AI 작업 지침을 수정했다. (중략)

정비한 기준을 유지하려면 기준이 되는 데이터와 관리 주체도 정해야 한다. 플렉스는 겸직 정보는 인사 기록에서 조회하지만, 한 직원의 여러 프로젝트 참여 정보는 프로젝트 관리 도구에 있는 경우가 많다고 설명했다. 플렉스 측은 “도입 진단 때 고객과 함께 무엇을 원장으로 삼고 누가 최신 상태를 책임질지 정한다”고 말했다.

이안나 기자 anna@ddaily.co.kr

출처: 디지털데일리