[버핏서울] 성장 속도가 빠른 조직의 숙제, 운영 리스크와 성과관리 루틴 모두 잡는 방법

버핏서울처럼 효율적인 운영과 성장 프로세스 체계, 2가지를 고민하고 계신가요? 성장의 발목을 잡는 운영 리스크를 해결하고 더 큰 성과를 만드는 시스템이 필요하다면 플렉스팀 컨설턴트와 1:1 상담을 시작해보세요.

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안정적인 조직 운영과 구성원 성장
피플팀 2명으로 체계 잡은 비결은?

버핏서울 팀은 오프라인 경험으로 고객과 소통하는 피트니스 스타트업입니다. 코로나를 극복하고 빠른 속도로 성장하면서 해결해야 할 2가지 과제가 생겼는데요. 첫 번째는 분산된 의사결정 채널과 프로세스, 두 번째는 팀으로 일하는 구성원 역량 성장이었습니다. 오프라인 지점 환경이다보니 빠르게 의사결정해야 할 건이 늘어나는데 관리가 어려운 상황이었죠. 고객과 관계맺는 비즈니스라 구성원 성장 또한 지속적인 성장을 위한 주요 과제였습니다. 운영 체계와 성장 프로세스, 이 2가지 과제를 피플팀 2명이서 어떻게 해결했을까요?

flex와 함께 더 큰 성장의 체계를 잡은 버핏서울 팀의 스토리를 만나보세요.

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🎙️ 인터뷰: 하종욱 HR 리드

버핏서울에서 HR을 총괄하고 있습니다. HR 로서 조직의 성장에 직접적 기여하고 싶습니다. 피플팀 궁극의 목표는 인재밀도를 높이는 것 입니다.

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flex 도입 전, 버핏서울 HR 문제는 무엇이었나요?

비효율적인 연차 관리
→ 운영을 위한 커뮤니케이션 과부하

HR 영역에서 가장 문제라고 느낀 건 ‘오퍼레이션 비효율’이었던 것 같아요. 특히 연차에서 비효율이 두드러졌죠. 이전에는 연차를 신청하고 승인하는 채널이 여러 개로 분산되어 있었어요. 슬랙, 이메일 등 복수의 채널에서 휴가 신청과 알림을 보내는데 커뮤니케이션 리소스가 상당히 들었습니다. HR 부서에서도 휴가 신청 현황을 정리하는 데 시간이 오래 걸렸고요. 엑셀 시트로 관리하면서 연차 계산의 휴먼 에러도 종종 발생했습니다.

구성원들은 휴가 신청 절차가 번거로워 불편함이 컸습니다. 누락 방지를 위해 여러 채널을 번갈아 가며 휴가 신청을 요청하고, 승인 단계도 거쳐야 했으니까요. 연차 사용 촉진 제도도 운영 과정에서 HR팀과 구성원 모두 처리해야 할 오퍼레이션이 많았어요. 결국 근태관리에 많은 시간이 소요되면서 HR팀 업무가 성장을 지원하는 방향으로 확장하기 어려웠습니다.

체계적인 결재 프로세스 부재
→ 주먹구구식 운영과 분산된 HR 히스토리

조직 내 통일된 의사결정 프로세스가 없는 것도 문제였어요. 회사는 책임과 권한의 위계가 체계적으로 관리 되어야 의사결정 기준도 명확해질 수 있어요. 조직이 성장할수록 더 큰 의사결정에 대한 권한과 책임이 필요하니까요. 버핏서울도 사업과 조직이 성장하고, 의사결정의 복잡도가 높아지면서 이를 해결해 줄 결재 프로세스가 필요한 상황이었죠.

특히 버핏서울은 비즈니스 특성 상 조직에서 의사결정과 여러 이해 관계자들의 승인이 필요한 경우가 빈번했어요. 운동을 할 수 있는 오프라인 지점은 승진과 인사 발령 등이 잦거든요. 이런 경우, 여러 채널을 통해 조직 변경 요청을 주시는데 한 곳에 통합해서 관리할 수 없는 문제가 계속 생겼습니다. 히스토리 아카이빙은 엄두도 못 내고 누락과 실수도 많았고요.

조직 히스토리의 관리 부재
→ HR 업무의 비효율 발생

이렇게 업무 영역을 하나하나 별개의 엑셀 시트에서 관리하다 보니, 자연스럽게 조직의 히스토리가 분절되어 있었습니다. 안정적으로 조직을 지원해야 하는 백오피스 업무에 있어서, 가장 중요한 것이 히스토리 관리라고 생각하는데요. 예를 들면 구성원을 채용하는 과정에서 면접 평가 기록, 연봉 협상 과정에 상호 소통하였던 정보, 입사 후 조직이 기대하는 R&R과 성과 기준에 대한 이야기, 이런 것들이 체계적으로 조직 내에 축적되어야 한다고 생각합니다.

특히 스타트업처럼 인재 순환이 빠른 조직의 경우에는 히스토리가 체계적으로 관리되지 않아, 조직 구조나 담당자가 변경되었을 경우, 정보가 유실되어 버리고, 이후 연속성 있게 업무를 이어가는 것이 어려워집니다. 새로운 담당자가 업무를 시작하려고 할 때, 이전 히스토리를 찾지 못하고 처음부터 다시 파악해 나가거나, 이전 시도했던 근거를 모르고 같은 일을 처음부터 반복해서 시도하는 것과 같은 업무 비효율이 자주 발생합니다. 잘 축적된 히스토리가 있었다면 쉽게 처리할 수 있는 일을 어렵게 처리하게 되는 거죠.

flex 도입 후, 어떻게 문제가 해결되었나요?

극적으로 감소한 근태관리 오퍼레이션

flex로 연차와 근태를 운영하면서 관리 리소스가 들었던 적이 없어요. 제가 피플팀을 맡은 이후로 정말 근태관리를 따로 챙겨야 할 필요가 없다는 것을 새삼 느꼈습니다. 예전처럼 엑셀에 연차를 계산하고 관리하지 않고, flex에서 확인만 하면 되니까요. 가끔씩 구성원의 대체 휴무 신청이 들어오면 승인하고 휴가를 넣어주는 정도의 일만 하고 있습니다. 연차 촉진 활동도 ‘스마트 연차 촉진’ 기능을 켜두면 일정에 맞춰 자동으로 촉진 업무가 진행되고 있어요. 제가 모르는 사이에 구성원 분들이 연차 촉진 계획서 제출하신 것을 확인하면서 ‘근태 자동화’가 이런 거구나 실감하고 있습니다.

권한과 책임이 분명한 의사결정 프로세스 정립

flex의 결재 기능인 ‘워크플로우’를 도입하면서 조직의 중요한 의사결정을 체계적으로 진행할 수 있게 되었습니다. 부서 이동, 인사 발령, 승진 등 모든 조직 내 변경 사항을 워크플로우로 올려 의사결정을 거치고 있어요. 승인 단계와 권한을 회사 정책에 맞게 세팅할 수 있는 것도 장점입니다. 예를 들면 50만원 정도의 품의는 1차 조직장, 100만원 이상은 2차 조직장, 300만원 이상은 C레벨로 승인 레벨을 만들어서 올리도록 운영할 수 있어요. 오프라인 비즈니스는 비용 지출이 잦고 그만큼 의사결정 민감도가 높죠. 이전과 달리 조직장 레벨에 맞춰 권한을 부여하고, 승인 단계를 거치니 중요도에 따른 의사결정 체계가 자리잡게 됐어요. 조직을 운영하는 관점에서 ‘누가, 어떻게 결정하지? 책임과 권한을 충분히 인지한 결정인가?’를 처음부터 고민하는 리스크가 사라진거죠.

피플팀도 조직 운영에 필요한 요청 사항을 여러 채널로 받지 않고 워크플로우로 통일하면서 업무 효율이 크게 좋아졌어요. 처우 및 인사/조직 변경 사항을 필터를 걸어서 분류할 수도 있고, 주 단위 월 단위 업무 루틴으로 진행할 수 있어 효용이 큽니다. 누락 없이 변경 내역 히스토리를 아카이빙할 수 있는 것도 큰 장점이고요. 워크플로우는 조직장과 경영진 분들도 만족도가 높아요. 승인 건들이 명확하게 알람이 와서 적시에 필요한 의사결정을 할 수 있으니까요.

회사 정책에 맞는 성과관리 루틴 셋업

버핏서울은 매 분기 마지막 달에 피어 피드백(동료 간 피드백)과 리뷰(평가)를 연달아 진행하는데 리뷰 대상자와 작성자를 개개인 별로 매칭하는 게 정말 어려웠어요. 조직 변경이 잦을 땐 더욱 심했죠. 지난 분기 동안 같이 밀접하게 일했던 동료를 일일이 물어보면서 찾고, 조직장이 한 번 더 필터링하는 절차에서 구성원 리소스도 많이 들어갔어요.

그런데 flex 리뷰 기능을 활용하면서 리뷰 설계와 진행 오퍼레이션이 크게 단축됐습니다. 현재는 조직도 기준으로 리뷰 대상자와 작성자를 세팅한 다음, 조직장 분들이 flex에 들어가서 최종 체크하면 바로 진행할 수 있어요. 이전처럼 리뷰 하나를 세팅하는 데 큰 리소스가 들지 않아 원하는 주기에 맞춰 성과관리 루틴을 만들 수 있는 게 장점입니다.

flex 리뷰는 구성원의 성장에도 적극적으로 기여한다고 생각해요. flex에서는 구성원 리뷰 결과가 자신의 인사 정보에 아카이빙 되면서 과거의 리뷰를 모니터링할 수 있거든요. 구성원 중에서 매 분기 피어 피드백을 할 때, 그 전에 받은 피드백에서 약속한 개선점들이 어떻게 지켜지고 있는지 적어주는 분들이 계세요. 리뷰를 통해 스스로 개선점을 찾고, 실행하는 변화를 보면서 ‘우리 조직이 더 나은 방향으로 조금씩 변화하고 있구나’ 라는 걸 실감합니다.

flex 기능 활용 TIP

리뷰 템플릿, 리뷰 작성자-대상자 매칭

한 번 템플릿을 만들어두고 쓸 수 있는 리뷰 템플릿이 정말 효자 같은 기능입니다. 리뷰 구조가 크게 달라지지 않으면 만들어 둔 템플릿을 수정해서 활용할 수 있거든요. 매번 새롭게 만들 필요가 없어 효율적이에요.

위에서도 말씀드렸지만, 조직도 기준으로 리뷰 작성자와 대상자를 매칭해주는 것도 HR 담당자에게 소중한 꿀팁 같은 기능이에요. 특히 버핏서울은 조직 변경이 빈번하게 있다 보니 리뷰를 설계하는 시점의 조직도가 어땠는지 확인해야 하거든요. flex에서는 변경 시점 별로 조직도가 다 남아 있어서 리뷰 대상자를 추출하는 시간이 소요되지 않습니다.

증명서 발급 기능

현재 팀원이 저 포함 2명이라 루틴 업무 비중도 상당한 편인데요. 그런 상황에서 가뭄에 단비 같은 기능이 증명서 발급입니다. 평소에는 괜찮지만, 바쁠 때 요청이 들어오면 중간 중간 업무 흐름을 끊고 처리해야 해서 할 일을 다 못하는 경우가 생기거든요. 하지만 구성원 입장에서는 중요한 인사 업무이자 조직의 구성원 경험이기에 소홀할 수 없죠. 다행히 flex에서는 구성원이 직접 재직, 경력 증명서를 발급할 수 있어 업무 부담을 덜 수 있습니다.

이런 팀에게 추천해요

버핏서울에서 flex를 도입한 분과 HR 업무 얘기를 하다 둘 다 엄청 공감한 순간이 있었습니다.

“50명이 넘어가는 성장기의 기업이라면 무조건 flex를 써야 되는 거 아닌가?”

기업 규모가 커질수록 그동안 수기로 관리해 온 조직 운영의 임계점을 맞는 시점이 50명 팀이라고 생각하는데요. 이 때 조직 운영에 드는 시간을 제로에 가깝게 효율화하고, 더 크게 성장할 수 있는 HR 체계를 수립하도록 이끌어주는 것이 flex입니다.

HR 업무의 바탕으로 flex를 깔고, 우리 조직만의 성과관리 루틴을 고도화한다면 HR 드리븐으로 성장하는 회사를 만들 수 있다고 봅니다. 반복되는 행정과 운영 업무에 계속 매여 있다면 꼭 flex를 활용하는 것을 추천 드려요. 그 과정을 통해 ‘운영’에서 ‘성장’으로 초점을 맞추는 HR팀이 될 수 있을 겁니다.

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버핏서울 팀이 집중하는 HR 업무

구성원 100명 되며, HR 제도 개편하다

올해 1분기를 마치고 버핏서울 팀의 HR Frame 을 재정의 하는 시간을 가졌습니다. 팀으로 성과 내기 위해 관리 요소를 정의했고, 이는 얼라인 – 팀워크 – 개인 역량 입니다. 이 프레임이 스포츠팀이라는 정체성과 맞닿아있죠. 팀으로 승리하기 위해서 첫 번째 팀원 전체가 같은 목표를 바라봐야 합니다. 이 부분이 얼라인 입니다.

두 번째는 우리 조직이 승리할 수 있을 것으로 예상되는 협업 방식, 즉 일하는 태도에 대한 정의 입니다. 보통의 회사에서는 코어 밸류라고 부르기도 하는데 버핏서울은 스포츠팀 세계관을 공고히 하기 위해 ‘팀워크’로 부르고 있습니다. 참고로 일하는 방식은 규모와 상황에 따라 계속 바뀌어야 합니다. 스포츠팀으로만 봐도 시대에 따라 이기는 방식이 달랐습니다. 예전에는 네덜란드의 토탈 사커, 스페인의 패스로 주도하는 티키타가가 주요했지만, 현재는 누구도 그런 축구를 하지 않잖아요?

마지막으로 개인 역량 입니다. 개인 역량은 각 개인의 역량을 극대화 가능한 포지션을 찾고, 다음은 조직 내에서 대체 불가성을 가질 수 있도록 역량을 조직의 기준에 따라 갈고 닦는 것 입니다. 이렇게 얼라인-팀워크-개인 역량 3가지를 구축하면 승리하는 스포츠팀이 될 수 있다고 믿고, 그걸 HR 제도로 적용해서 조직을 운영하고 있습니다.

Tech 기반 혁신에 디테일을 더하는 ‘HR’

버핏서울은 단순 헬스장이 아닌 피트니스 산업을 혁신하는 스타트업이고, 올해 3월 유산소 운동혁신, Cardio 2.0 을 출시하며 또 한 번 시장의 주목을 받았습니다. Cardio 2.0 이란, 트레드밀 및 유산소 운동기구를 달린 만큼 마일리지가 제공되고 이 마일리지로 단백질, 이온음료 등을 구매할 수 있는 <운동 데이터 기반 리워드 생태계>입니다. 실제 이러한 기능이 도입된 후 지점 당 월평균 800명이 총 20,000km를 달리는 진귀한 기록을 만들기도 했습니다. 이러한 혁신이 버핏서울의 핵심이며, 많은 분들이 꾸준히 운동 할 수 있도록 돕는 힘 입니다.

버핏서울이 진행하는 혁신은 2가지 측면으로 구분됩니다. Cardio 2.0 등을 통해 기존에 없던 경험을 제공하는 혁신을 제공했다면, 다른 한편으로의 혁신은 기존 산업의 불편을 제거하는 것 이였습니다. 헬스장 유저 분들에 설문을 돌리면 공통적으로 가진 문제점이 존재합니다. “친절하지 않다” “정보불균형이 심해 신뢰가 가지 않는다” “시설관리가 잘되지 않는다” 등의 의견이 반복적으로 나왔는데요. 버핏서울은 이를 해결하기 위해 FC로 불리던 현장 매니저 직무명을 좀 더 고객친화적인 ‘커뮤니티 매니저’로 재정의하였고, 모든 정보를 온라인에 공개하고 있으며, 체계적인 시설관리, 세일즈 관리 등을 고객의 전 구매여정에 신뢰를 주고자 노력하고 있습니다. 운동 경험에 진심인 버핏서울이 제품관리 및 운영 2가지 모두를 잡기 위해 전사가 모여 분기별로 ‘정기교육’을 진행하는 이유이기도 합니다.

분기 별로 실시하는 정기 교육에서는 위에서 말씀드린 얼라인, 팀워크, 개인 역량을 높이는 교육 주제를 선별하여 교육을 진행합니다. 버핏서울의 이러한 여러 노력을 통해 이뤄내고 싶은 조직문화는 바로 ‘따뜻하고 똑똑한 스포츠팀‘ 입니다. 버핏서울은 바쁜 업무 환경 속에서도 늘 상대에 대한 존중을 잃지 않고 따뜻함을 유지하려 합니다. 또한 회사의 성장 공식으로 정의된 내용에 대한 교육, 그리고 우수한 성과 사례에 대한 반복 공유를 통해 똑똑함을 지향하고자 합니다. 마지막으로 늘 팀원의 최고 강점을 사용 할 수 있는 직무에 배치하고, 또 산업에 대한 관심을 놓치지 않기 위해 함께 운동하며 스포츠팀의 정체성을 잃지 않고자 합니다.

버핏서울 팀이 성장하는 법

버핏서울 팀은 동료 간 피드백을 주고 받는, 피어 피드백을 매 분기에 진행하고 있습니다. 구성원의 역량 성장 = 조직의 성장이라 믿기에 바쁜 와중에도 전사가 참여하여 진행하고 있는데요, 이 과정을 통해 조금은 고통스러울 수도 있지만 스스로 생각하는 나와 동료가 보는 나의 모습 사이의 갭을 인지한 뒤, 더 나는 동료가 되기 위해 갭을 줄여가는 노력을 함께 하고 있습니다. 이는 동료의 피드백으로 하여금 개인의 성장을 견인하는 것이 목적이나, 이러한 과정을 통해 피드백을 주는 동료 또한 내 주변의 동료가 협업 혹은 성과를 내기에 더 나은 사람으로 변해가기에, 개인의 업무 몰입에도 더 나은 환경이 된다는 가설도 포함되어 있습니다.

버핏서울에서 하는 피드백은 2가지가 매우 중요합니다. 피드백을 주는 사람이 아무리 적확한 피드백을 해도 2가지 요소가 없다면 피드백이 잘 전달되기 힘들기 때문이죠.

1) 동료가 피드백을 받아들이게 하기 위해 스스로가 ‘존중’을 확보하는 것 (#인간성 #전문성 #솔선수범 )
2) 내가 동료에게 좋은 피드백을 전달하기 위해서는 동료의 강점 기반 ‘대체불가성’을 인지해야 함.

상대방이 조직에서 굉장히 중요한 구성원이라고 인식하면, 어떻게든 피드백을 통해 상대방을 개선시키고 함께 성장해야겠다는 태도를 갖게 돼요. 피어 피드백은 기본적인 평가에서 확인하기 힘든 팀워크와 커뮤니케이션, 일하는 방식 등 세세한 부분까지 동료의 관점으로 바라볼 수 있거든요. 구성원의 진짜 성장을 이끄는 데 큰 도움이 될 거라는 믿음이 있습니다.

피어 피드백은 SBI+I화법으로 공통 질문을 설계하고 있어요. (1)특정 상황(Situation)에서 (2)상대방의 행동(Behavior)으로 (3)발생한 영향(Impact)에 대해 자신의 관점(I화법)으로 피드백을 주는 것입니다. 상대방의 행동으로 일어난 결과가 이렇기 때문에 ‘OO님의 행동은 x에서 y로 바뀌길 바라요’라는 액션 아이템 제안으로 끝맺는 거죠. 이 질문 체계로 명확한 피드백을 주고 받을 수 있도록 진행합니다.

피트니스로 라이프스타일을 바꾸는 여정

버핏서울 팀은 2025년 마포에 총 10층 규모 단독 건물을 통해 운동과 건강을 아우르는 다양한 피트니스 콘텐츠를 선보일 계획입니다. 버핏그라운드는 연내 10호점까지, 팀버핏은 하반기 가맹 1호점을 시작으로 영역을 더욱 확장할 전망이고요. 이런 확장 가운데, 버핏서울 팀이 ‘콘텐츠’에 주목하는 이유는 무엇일까요?

‘피트니스가 아니라 삶이다’라는 모토를 실천하는 미국의 헬스케어 서비스, EQUINOX 피트니스는 운동 경험 뿐 아니라 라이프스타일 전반에 건강 관련 경험을 구축하고 있습니다. 뉴욕에 피트니스 경험으로만 구성된 호텔을 세우고 투숙객 1명에 5~6명의 코치가 붙어서 운동 콘텐츠를 제공해요. 호텔이 럭셔리한 피트니스 경험이라면, 일상에서도 이쿼녹스의 콘텐츠가 들어갑니다. 오피스, 키즈 놀이 클럽, 쇼핑을 함께 즐길 수 있는 체육관을 만들면서 라이프스타일을 바꿔나가는 거죠.

이렇듯 하나의 킬링 콘텐츠를 고민하여 비즈니스 영역을 확장해나가고, 더 많은 사람들이 운동을 자연스럽게 경험하며 건강할 수 있는 기회를 늘려가고자 합니다. ‘운동이 더 즐겁고, 자연스러운 사회’ 더 나아가 꾸준히 운동으로 행복해질 수 있는 경험을 만들고 싶습니다.

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피트니스로 라이프스타일을 바꾸는 버핏서울 팀의 여정을 플렉스팀이 응원합니다. 얼라인과 팀워크, 개인 역량의 3박자가 flex를 통해 더욱 성장할 수 있도 플렉스팀이 든든한 파트너가 되겠습니다.

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