[제품 출시 인터뷰] 회사의 비용을 한 곳에서 자동으로 관리하게 된다면

HR을 넘어 Finance의 비효율을 해결합니다.
그 시작은 ‘비용 관리’입니다.

고객의 VOC 패턴에서 문제를 발견하다

비용 관리 서비스, 어떻게 시작하게 되었나요? 탄생 배경이 궁금해요.

비용 관리 서비스는 고객의 VOC에서부터 시작됐습니다. 그런데 정작, 제품 개발의 첫 삽을 뜨게 한 건 비용 관리에 관련된 고객 니즈가 아니라 워크플로우(전자 결재) 사용 문의였어요.

전혀 다른 성격의 VOC였네요. 조직에 비용 관리가 필요하다는 걸 어떻게 발견하신 건가요?

워크플로우 문서 작성 시 발생한 오류나 기능 개선 내용이였죠. 그런데 VOC로 들어온 워크플로우의 대부분이 품의나 결의 문서였어요. ERP 솔루션을 사용하면서도 비용 문서 관리를 워크플로우에서 진행하는 것을 볼 수 있었죠. 이런 VOC를 계속 접하다 보니 지속적으로 발생하는 비용 관리 업무의 패턴이 있더라고요. 영수증, 세금계산서, 복리 후생 등 조직 운영에 비용 관리 리소스가 상당히 들어간다는 걸 발견할 수 있었습니다.

생각보다 비용 관리 업무 비중이 엄청났군요.

어떤 VOC에서는 구성원이 법인 카드를 사용하고 영수증 한 건 한 건을 워크플로우 문서로 올리는 걸 확인했습니다. 비용 관리가 본 업무가 아닌데도 구성원이 많은 시간을 쓰고 있는 걸 알게 됐죠. 관리자도 마찬가지예요. 지출은 결재 라인을 통한 승인이 필요하고, 히스토리가 데이터로 남아야 하죠. 어딘가에서 비용 데이터가 나올텐데 그걸 수기로 취합해서 워크플로우 문서로 올리는 수고를 반복하고 있는 거예요.

그래서 본격적으로 사용자 인터뷰를 진행했습니다. 이런 문제가 얼마나 되는지, 고객이 체감하는 문제가 어느 정도인지 파악 되면 ‘진짜 비효율을 해결하는 서비스’가 될 수 있겠다고 생각했어요.

관리할 비용이 늘어나면 조직의 비효율도 커진다

인터뷰 과정은 어떻게 진행되었나요?

먼저 비용 관리 관련 VOC를 접수해주신 고객사들을 기준으로 인터뷰 요청을 드렸어요. 놀랍게도 ‘하고 싶은 말이 너무 많다’ 하시면서 흔쾌히 수락해주시더라고요. 그렇게 구성원 5명의 건설업부터 20인 규모의 커머스, 수백 명 대의 IT 기업까지 다양한 규모와 산업군의 고객사들을 만났습니다.

실제 현업의 비용 관리에서 어떤 문제를 겪고 있는지 궁금해요.

비용 관리 문제는 조직의 규모나 업종도 있겠지만, 무엇보다 관리할 비용의 복잡도에 따라 비효율이 늘어나는 것을 발견할 수 있었어요.

규모가 큰 회사는 비용 관리 난이도가 양적, 질적으로 높아요. 점심 식대를 법인 카드로 쓰는 회사라면 구성원 1명의 비용 건만 해도 20건이에요. 큰 회사는 복리후생도 다양하잖아요? 거기에 교통비, 업무 추진비 등 비용 정책에 따라 유형과 내역이 어마어마해집니다.

규모가 작은 회사도 비즈니스에 따라 비용 관리 업무량이 엄청나요. 대표적으로 커머스가 있는데 특히 뷰티나 식품, 제조 기반 사업은 자재 구매나 거래처가 많아 지출되는 사업 비용 건수가 상상을 초월합니다. 이런 비즈니스를 하는 회사는 비용 관리에 누락이 생길 경우, 사업에 미치는 타격이 크죠.

비용 이슈라 민감할 수 밖에 없겠네요. 고객 분들이 가장 크게 체감하는 문제는 무엇이었나요?

핵심은 비용 관리 업무에 구성원과 관리자(HR 및 재무 담당자)의 시간과 리소스가 너무 많이 들어간다는 거예요.

관리자부터 보면 비용 1건을 처리하는 과정에서 여러 툴을 쓰기 때문에 회사의 비용과 지출 내역을 따로 찾아봐야 하는 불편함이 큽니다. 비용이 정책에 맞게 쓰여졌는지 검토하는 시간도 엄청나게 소요돼요. 인터뷰 고객사들의 월 평균 법인 카드 내역은 수천 건, 매입 세금계산서 발행은 수백에서 많게는 수천 건까지 발생합니다. 사용처와 용도가 맞게 들어갔는지 확인하는데 2.5일, ERP에 옮겨 전표 처리하는데 1.5일이 걸리죠.

구성원은 구성원대로 많은 시간이 들어갑니다. 법인 카드 사용 내역을 엑셀로 다운 받아 일일이 비용 항목을 맞춰 제출하는 곳도 많고요. 지출 결의를 올린 다음, 영수증을 첨부한 문서를 또 제출해야 돼요. 비용 검토 과정에서 용도나 거래처를 잘못 기입하면 다시 작성하는 번거로움도 있죠. 관리자와 커뮤니케이션도 불필요하게 늘어나고요.

조직 전체의 비효율을 없애는 비용 관리

들어 보니 조직 운영의 팔 할이 비용 관리네요. HR과 교집합이 많은 영역인 것 같아요.

맞습니다. HR – 조직 운영 – 비용의 교집합에서 발생하는 문제를 따라가면서 조직의 비효율 해결에 비용 관리가 필요하다는 결론을 팀 모두가 자연스럽게 만날 수 있었어요.

이 문제를 해결하기 위해 출시한 비용 관리 서비스, 어떤 제품인지 소개해 주실 수 있을까요?

한 문장으로 정리하면 복잡한 비용 관리를 보다 쉽고, 정확하게 할 수 있는 서비스예요. 기존의 비용 관리 과정에서 낭비됐던 구성원과 관리자의 시간을 극적으로 줄이고, 업무 효율을 높여주는 것이 flex 비용 관리의 가치입니다.

좀 더 살펴보면 3가지로 나눌 수 있어요.

✅ 회사의 비용을 한 곳에서 관리할 수 있어요.

법인 카드, 세금계산서, 현금영수증, 기타 모든 비용을 연동해 한 곳에서 관리합니다. 조직과 구성원 별로 증빙 수단과 날짜, 사용처, 용도 등 모든 비용 정보도 손쉽게 파악할 수 있어요. 메일, 영수증 툴에 흩어져 있는 비용 정보를 찾는 번거로움을 없애고 편리하게 관리하는 베이스 캠프를 만든 거죠.

✅ 불필요한 비용 관리 과정을 단축시켜요.

기존에는 영수증 제출과 지출 결의를 각각 다른 툴로 이원화해서 처리하는 업무가 많았는데 그런 비효율이 사라집니다. flex에서는 제출된 영수증을 가지고 결의 문서를 쓸 수 있어 재무 담당자나 관리자가 비용 지출에 대한 맥락을 한 번에 파악하고 추적 관리할 수 있죠. 이 과정을 통해 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고, 더 정확하게 비용을 처리할 수 있습니다.

✅ 부적절한 비용 지출을 막을 수 있어요.

직접 비용 정책을 만들고 적용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다. 식대 사용 범위나 지출 결의 작성, 영수증 제출 항목 등 회사의 HR 맥락을 담은 정책을 자유롭게 설정할 수 있죠. 만약 비용 정책에 어긋난 사용 내역이 있을 경우, 구성원의 제출과 관리자의 확인 과정에서 위반 여부를 알 수 있어요. 설정한 정책에 맞춰 오남용을 자동 트래킹하니 비용 검토는 알아서 정확하게 되겠죠?

이런 가치를 담기 위해 제품 개발에서 제일 중요하게 고민하신 점은 무엇인가요?

구성원과 관리자가 비용 관리에 함께 참여하는 과정을 어떻게 제품에 자연스럽게 녹일 수 있을까? 그 경험을 만드는 데 집중했어요.

기존의 비용 관리 툴은 경영지원이나 재무 담당자들만 사용하는 ‘관리자 솔루션’이에요. 하나의 비용을 처리하는데 관리자 한 쪽의 리소스가 비효율적으로 많이 들어가죠. 그렇다고 구성원의 리소스가 줄어들지도 않고요. 결국 답은 구성원과 관리자가 하나의 플랫폼에서 비용 관리를 할 수 있도록 만드는 거였어요.

한 곳에서 비용 내역과 처리가 이뤄지니 더 정확하고 효율적으로 관리할 수 있겠네요.

맞아요. 하나의 플랫폼에서 영수증 제출과 결의, 관리가 이뤄지니 비용 관련 문제가 발생할 때 신속하게 해결할 수 있죠. 불필요한 오퍼레이션이나 소통도 줄어들고요.

신뢰 기반의 비용 관리 문화를 만드는 것도 개발 과정에서 주력한 부분이에요. 회사의 HR 맥락을 담은 비용 정책이 시스템으로 구현되니까 지출 결의부터 승인, 집행까지 서로 믿고 움직일 수 있죠. 비효율이 사라질 때 팀은 하나가 된다. flex 제품 전체에 반영되어 있는 철학이기도 합니다.

팀 전체가 미지의 영역을 개척해 나가는 과정

제품을 개발하는 과정에서 어려운 점은 없으셨나요?

팀에서 아무도 Finance, 재무 도메인 경험이 없다는 게 첫 난관이었죠. 플렉스팀은 제품 개발팀 모두 도메인 스터디를 하고 문제에 대한 해결 방안을 같이 고민하는 스쿼드 문화가 있어요. 그런데 스쿼드 팀원 모두 Finance가 미지의 영역이라 초기 기획부터 어떻게 풀어야 할지 고민이 컸습니다.

미지의 영역이라는 표현이 와 닿네요. 얽혀있는 이해관계자가 복잡하고 전문성도 높은 영역이라 쉽지 않았을 것 같아요.

그래서 ‘합동 TF’를 꾸렸죠. 비용 관리 경험이 풍부한 내부 Finance팀, People팀, Culture팀과 제품 개발을 같이 하기로 결정했습니다. 어떻게 구현해야 사용자 관점에서 문제가 해소되었다고 느낄지, 의도한 가치가 잘 전달되는지 피드백을 주고 받으며 작업했어요. 개발 기간 내내 한 팀처럼 생활했네요.

처음에는 관련 팀 피드백을 일부러 받지 않았어요. 오히려 기존 사용자의 시각에 갇힌 제품이 나올까봐 그랬죠. 하지만 협업 하면서 TF 팀이 잘못 알고 있던 지식을 바로 잡는데 큰 도움이 됐어요. 제품 개발 방향도 올바로 잡을 수 있었고요.

플렉스팀 전체가 함께 만들어간 제품이었네요.

Beta 버전이 나온 후에도 피드백을 거치면서 60% 정도 개선했어요. 특히 Finance팀, Culture팀 도움을 많이 받았는데 지금 생각하면 이 과정이 정말 중요했구나 싶어요.

제품을 개발하는 TF 입장에서는 ‘기능이 의도한 대로 작동하는가?’에 집중하는데, 비용을 관리하는 사용자 입장은 ‘내가 불편해하는 지점이 편리한가?’를 중요하게 보시더라고요. 그 관점에서 주신 피드백을 통해 의도한 기능 구현, 사용자 경험의 편의성을 균형있게 보면서 작업할 수 있었습니다.

개발 과정에서 건강한 피드백에 열려있는 분위기가 인상 깊은데요. 이렇게 일하는 방식을 만들어가는 문화가 있나요?

제품을 만드는 과정에서 가장 중요한 것이 의사결정이라고 생각하는데 플렉스팀의 더 나은 의사결정을 하기 위해 Disagree & Commit 문화가 있어요.

누구나 자유롭게 피드백을 주고 받을 수 있지만 의사결정을 할 때 왜 이렇게 해야 하는지, 치열하게 설득하는 과정이 따르죠. 진짜 설득되지 않으면 아무리 오너십을 가진 PM이 얘기해도 팀이 움직이지 않거든요. 대신 모두가 납득할 수 있는 방향이 나오면 정말 온 힘을 다해 집중해요. 그 힘이 서로에게 에너지를 불어넣는 순간이 있거든요. 그 때 ‘일이 되어간다’는 기운을 느끼는 것 같아요.

논리와 근거로 공감대를 만드는 과정이 치열할수록, 제품의 기준도 타협하지 않고 높아진다고 믿어요. 그게 Disagree & Commit이 작동하는 방식이라고 생각합니다.

HR과 Finance 문제가 해결되면 조직은 어떻게 달라질까?

이제 첫 걸음을 내딛는 비용 관리, 어떤 문제를 해결하는 제품으로 진화할까요? 출시 이후의 업데이트 방향도 들려주세요.

비용 관리 프로세스의 완성도를 높이기 위해 ERP 연동 지원을 계획하고 있어요. 부가세 및 공제 여부를 간편하게 수정할 수 있도록 영수증 증빙 내역을 연동하는 것, ERP 시스템과 연동되는 맞춤형 엑셀 파일 제공을 준비할 예정이에요.

이 작업들이 마무리 되면 고객이 ERP 연동 과정에서 겪는 불편함을 없애고, 자동화된 회계 프로세스를 통해 마감 시간을 아낄 수 있을 거예요.

업데이트가 기대되네요. HR과 Finance, 두 영역의 문제를 더 많이 풀어가면서 시너지가 날 것 같아요.

지금은 비용 처리 과정의 불편함을 해결하는 데 집중하고 있지만, HR과 통합된 경험이 완성되면 회사에 더 큰 가치를 줄 수 있을 거예요. 특정 부서나 직무의 근태 데이터를 참고해 맞춤형 비용 정책을 만들어서 밀도 높은 조직 문화를 만들 수 있죠. 비용의 오남용을 최소화해서 불필요한 재정 소모를 줄이는 효과도 기대할 수 있고요.

시작은 오퍼레이션의 효율화지만, 단순히 편리함을 제공하는 게 끝이 아니라고 생각해요. 비효율을 줄이는 과정에서 기업의 상황을 명확하게 파악하고, 성장 기회를 발견하는 것. 그렇게 기여하는 제품을 만드는 것이 목표예요.

조직의 비효율이 사라진다면 미래의 회사는 어떤 모습으로 성장할까요? 그 과정에서 Finance 스쿼드가 어떤 목표로 달려가실지도 궁금해요.

미래에는 HR과 Finance 데이터를 기반으로 기업의 성장 단계마다 어떤 것이 필요한지, 미리 예측하고 대응할 수 있도록 선제적인 솔루션까지 제시하는 걸 그려보고 있어요.

예를 들면 20인에서 50인 규모 조직으로 성장할 때 반드시 해결해야 할 문제가 있어요. 이 시기에 어떤 사람들을 채용하면 좋을까? 또 투자는 어느 시점에 이런 전략으로 유치하면 좋을지 다양한 의사결정이 필요하거든요. 이 때 flex에서 필요한 가이드를 바로 받는 거예요. 더 건강하게 성장할 수 있는 방향으로 말이죠.

결국, 조직 운영을 효율화하는 것에 머무르지 않고 축적된 데이터로 회사가 더 뚜렷한 로드맵을 만들도록 돕는 것이 flex의 역할이라고 생각해요. 이러한 미래가 현실이 될 수 있도록, 차근차근 주어진 문제들을 풀어갈 겁니다.

“흔히들 HR은 돈이 들어가는 ‘비용’의 영역으로 여기죠. 하지만 플렉스팀은 회사의 경쟁력을 극대화하는 ‘투자’로 바라보고 있어요. 비즈니스의 성패는 결국 사람과 조직의 역량에 달려 있으니까요. 플렉스팀은 HR을 통해 성장하는 방향으로 조직의 미래를 바꿔보려 합니다.”